Brugerservice og Formidling

I Brugerservice og formidling er ansat ca. 100 medarbejdere fordelt på Rigsarkivets adresser i København, Odense, Aabenraa og Viborg.

Brugerservice og Formidlings opgaver er centreret om varetagelse og udvikling af brugervendte opgaver og services. De omfatter bl.a. brug af digitalt skabte data og dokumenter, læsesalsdrift, magasinstyring, ekspedition, fjernlån, adgangssagsbehandling, arkivfaglig vejledning, skole- og uddannelsestilbud, kursus- og undervisningsaktiviteter, udstillinger, crowdsourcing, samarbejde med brugerne, forskning, formidling og webredaktion. Dertil kommer initiering af anvendelsesorienteret udvikling og videreudvikling af digitale brugervendte systemer, scanning og digitalisering.

Organisation

Brugerservice og formidling er opdelt i følgende fem funktionsbestemte områder:

  • Sekretariat, Forskning og Arkivadgang – vicedirektør Ole Magnus Mølbak Andersen
  • Vejledning og Brugerinddragelse – områdeleder Allan Vestergaard
  • Magasin og Ekspedition – områdeleder Michael Graae
  • Digital Service – områdeleder Anne Sofie Fink Kjeldgaard
  • Digitalisering – områdeleder Lone Hedegaard Liljegren
+ Åben alle- Luk alle
  • Sekretariat, Forskning og Arkivadgang (BF-SFA)

    Vicedirektør Ole Magnus Mølbak Andersen

    Lokalitetsleder Rigsarkivet Viborg, områdeleder Lone Hedegaard Liljegren
    Lokalitetsleder Rigsarkivet Odense, områdeleder Anne Sofie Fink Kjeldgaard
    Lokalitetsleder Rigsarkivet Aabenraa, forskningsleder Hans Schultz Hansen

    BF-SFA løser følgende opgaver: Administrativ understøttelse af hele søjlen, ledelse af lokalitetsspecifikke opgaver i Aabenraa, Viborg og Odense, ledelse af Rigsarkivets forskningsindsats samt arkivadgang. BF-SFA ledes af vicedirektøren for Brugerservice og Formidling.

    Lokalitetsledelse
    Til lokaliteterne i Aabenraa, Odense og Viborg er knyttet en række medarbejdere, der lokalt forankret leverer ressourcer til de stedbundne driftsopgaver samt til Brugerservice og Formidlings øvrige funktionsområder. Lone Hedegaard Liljegren har ud over lokalitetsansvaret i Viborg ansvaret for den administrative understøttelse af hele BF-søjlen. Hans Schultz Hansen har ud over lokalitetsansvaret i Aabenraa også opgaven som forskningsleder. Lokalitetslederen i Aabenraa er placeret i BF-SFA.

    Administrative opgaver
    Områdets understøttelse af søjlens administrative opgaveløsning omfatter blandt andet løbende journalisering af alle skriftlige henvendelser vedr. adgangsansøgninger, eksamensdokumentation, testamenter og boer samt forespørgsler af historisk og arkivfaglig karakter. Funktionen har derudover ansvaret for bistå søjlens medarbejdere ved spørgsmål til tidsregistrering samt at sikre en rettidig tilvejebringelse af statistiske oplysninger om søjlens opgaveløsning.

    Forskning
    Forskningslederen sikrer udarbejdelse af forskningstidsplanlægning, forskningsberetninger, forskningsstrategi med kobling til Rigsarkivets strategi samt forskningsplaner og forskningsplanlægning og opfølgning blandt forskergruppen.

    Arkivadgang
    BF-SFA varetager p.t. Rigsarkivets sagsbehandling af ansøgninger om adgang til arkivalier, der ikke er umiddelbart tilgængelige i henhold til arkivlovens bestemmelser, rigsarkivarinstruks eller i henhold til aftaler og tilgængelighed indgået med private donatorer.

  • Vejledning og Brugerinddragelse (BF-VB)

    Områdeleder Allan Vestergaard

    Vejledning og Brugerinddragelses hovedopgaver er vejledning og undervisning af Rigsarkivets brugere i relation til deres anvendelse af Rigsarkivets samlinger samt facilitering af frivillige, der ønsker at deltage i de brugerdrevne aktiviteter, som Rigsarkivet er vært for.

    Vejledning
    Vejledning og Brugerinddragelse vejleder brugerne via www.sa.dk, via sociale medier samt i form af telefonisk vejledning og aktiv vejledning i læsesalene. Området afholder derudover kurser i anvendelsen af Rigsarkivets samlinger og services samt arrangerer foredrag, kurser og udstillinger om arkivfaglige emner.

    Brugerinddragelse
    Vejledning og Brugerinddragelse faciliterer Rigsarkivets brugersamarbejde med udgangspunkt i de fem brugerråd og, for Dansk Demografisk Databases vedkommende, Kildeindtastningskomiteen.

    Området varetager i den forbindelse systemejerskab af Rigsarkivets brugerinddragelsesportal (www.cs.sa.dk), Dansk Demografisk database (www.ddd.dda.dk) samt de frivillige vejlednings- og digitaliseringsaktiviteter på de respektive adresser.

    Undervisningsaktiviteter
    Vejledning og Brugerinddragelses undervisningsaktiviteter omfatter en række digitale tilbud, som fx Aargang0.dk og Rigsarkivets tidslinjer. Derudover tilbydes undervisningsforløb for folkeskoleklasser på Rigsarkivet i København samt forskellige former for tilbud til universitetsstuderende, bl.a. kildepakker.

    Eksterne samarbejder
    Vejledning og Brugerinddragelse har endvidere det koordinerende ansvar for samarbejdet med eksterne partnere om digitalisering, indeksering og metadataberigelse af samlingerne. Dette i tæt samarbejde med såvel Digital Service som Digitalisering.

    Webredaktion og intranet
    Vejledning og Brugerinddragelse har ansvar for Rigsarkivets webredaktion og intranetredaktion.

    Læsesale
    Vejledning og Brugerinddragelse forestår driften og udviklingen af Rigsarkivets læsesale og læsesalstilbud samt for sikringsopgaverne i relation hertil.

    Formidling
    Vejledning og Brugerinddragelse har endvidere ansvaret for og koordinerer Rigsarkivets indsatser på sociale medier (SoMe) samt gennemførelse af foredrag, konferencer, rundvisninger, events m.v.

  • Magasin og Ekspedition (BF-ME)

    Områdeleder Michael Graae

    Magasin og Ekspedition har det samlede ansvar for Rigsarkivets magasiner, herunder modtagelse af fysiske arkivalier, flytninger, bestandskontrol, tompladsstyring, dataopretning af registreringer i Daisy og Arkivalier Online, dokumentationsopgaver samt for ekspedition til læsesale og øvrige brugere.

    Magasinindhold og modtagelse af papirarkivalier
    Magasin og Ekspedition modtager papirarkivalier fra myndigheder og private og anbringer dem i magasinerne, hvor de pladsregistreres og dermed gøre tilgængelige for bestilling via Daisy.

    Magasin og Ekspedition holder styr på bestanden af fysiske arkivalier i magasinerne (bestandskontrol), og som en del heraf også styring af den tomplads, der er forudsætningen for accession.

    Dataopretning
    Magasin og Ekspedition har det løbende ansvar for dataopretning af registreringer i Daisy og Arkivalier Online.

    Ekspedition
    I relation til ekspedition af arkivalier har området følgende opgaver:

    • Arkivalier fremfundet af brugerne og bestilt via Daisy bliver ekspederet til læsesalene (Ekspedition).
    • Udlån til ministerier, styrelser og andre myndigheder samt private virksomheder m.v. af arkivalier, de selv har afleveret til Rigsarkivet (Myndighedslån).
    • Udlån mellem Rigsarkivets egne institutioner (Fjernlån).
    • Udlån af arkivalier fra Rigsarkivet til udstillingsformål hos andre kulturinstitutioner i ind- og udland (museumslån).

    Flytninger
    Magasin og Ekspedition er ansvarlig for alle flytninger af fysiske arkivalier. Det gælder såvel mindre flytninger, som udføres af området selv, som større flytninger, der udføres af eksterne flyttefirmaer efter tilbud/udbudsforretning.

    Dokumentation
    Magasin og Ekspedition er ansvarlig for en række lovbestemte dokumentationsopgaver, såsom at finde eksamensdokumentation, testamenter og skifter.

  • Digital Service (BF-DS)

    Områdeleder Anne Sofie Fink Kjeldgaard

    Digital Service har følgende hovedopgaver:

    • Formidling, anvendelse og berigelse af digitalt skabte myndigheds- og forskningsdata samt private digtalt skabte arkivalier.
    • Ansvar for forretningsbidrag i forbindelse med udvikling af brugervendte digitale services.
    • Fremme anvendelsen af digitalt skabte data og dokumenter i den offentlige administration, på forskningsområdet samt af private borgere
    • Ansvar for Rigsarkivets procedurer til sikring af, at eksponerede data håndteres sikkert i henhold til gældende lovgivning.

    Forretningsbidrag til it-udvikling
    Udviklingsopgaverne har til formål at sikre, at Rigsarkivets brugervendte systemer fremstår tidssvarende og bidrager til realisering af samlingernes effektpotentiale. Arbejdet foregår i tæt samarbejde med IB-ITU, enterprise-arkitekten samt eksterne leverandører af systemudvikling, frontend-udvikling, webdesign m.v.

    Digital Service følger it-udviklingsprojekter og sikrer brugerinddragelse fra idéudvikling til idriftsættelse og præsentation/demonstration internt og eksternt.

    Digital Service har i øjeblikket systemejerskabet af følgende digitale brugervendte tjenester: Arkivalier Online, Daisy, Sofia, Søg i Samlingerne, DDA-Søgeservice og DDA-Online. Endvidere bidrager området til udvikling af Rigsarkivets brugerinddragelsesportal (CS-Portalen) og Dansk Demografisk database.

    It-driftsopgaverne foregår i samarbejde med AØ, enterprise-arkitekten og Statens IT og har til formål at sikre, at Rigsarkivets brugervendte systemer i videst muligt omfang lever op til brugernes behov, hvad angår oppetid og brugervenlighed. I den forbindelse bidrager Digital Service til Rigsarkivets second level support.

    Projektledelse
    Digital Service stiller projektledere til rådighed for udviklingsprojekter og har ansvaret for, at projektmodel og planer bliver fulgt, samt at der afrapporteres om projekternes fremskridt til styregrupper og direktion. Dette i samarbejde med Rigsarkivets program- og porteføljemanager

    Digital Service har det koordinerende ansvar for projekter og aktiviteter i DDA Sundhed.

    Sekretariatet for det Koordinerende Organ for Registerforskning er placeret i Digital Service.

    Anvendelse af digitalt skabte arkivalier
    For at leve op til målsætningen om, at det skal være nemt for brugere at finde data og at arbejde med data, tilbyder Digital Service forskellige brugertilpassede søgeservices og muligheder for opslag og udlevering. For forskningsdata tilbydes udlevering af data i statistikformat med persistent reference til data.

    Måder, hvorpå data kan tilgængeliggøres, er i løbende udvikling. Digital Service arbejder for, at Rigsarkivets brugerservices udvikles i henhold til Rigsarkivets strategi, i dialog med brugere og følger eksterne krav til datasikkerhed.

    Eksterne samarbejder
    Områdets samarbejder med eksterne partnere i projekter, netværk og fora, som en forudsætning for at sikre udviklingen af aktiviteter og services. Centralt i dataarkivsammenhæng er rollen som service provider i CESSDA ERIC.

  • Digitalisering (BF-D)

    Områdeleder Lone Hedegaard Liljegren

    Hovedopgaven for Digitalisering er at digitalisere og tilgængeliggøre arkivalier på Rigsarkivets brugervendte tjenester, primært Arkivalier Online.

    Digitalisering
    Digitalisering varetager planlægning, praktisk udførelse samt afrapportering af digitaliseringsopgaverne samt tilgængeliggørelse på Arkivalier Online.

    Digitalisering af arkivalier kan foregå på flere måder:

    • Internt i Rigsarkivet hos digitaliseringsenheden i Viborg eller ved digitaliseringsindsatser på Rigsarkivets øvrige adresser
    • Hos eksterne leverandører, hvor området varetager kontraktindgåelse og styring af opgaven
    • Ved eksterne samarbejdspartnere eller i samarbejde med frivillige

    Tilgængeliggørelse omfatter følgende opgaver:

    • Klargøring af billedfiler, herunder kobling mellem billedfiler og metadata
    • Konvertering af filer til hhv. langtidslager- og tilgængeliggørelsesformat
    • Kopiering og registrering af billedfilerne, så de bliver tilgængelige på Rigsarkivets brugervendte tjenester

    Kvalitetssikring
    Tilgængeliggørelse omfatter også, i samarbejde med Magasin og Ekspedition, fejlrettelse af allerede tilgængeliggjorte billedfiler samt tilhørende metadata.