Tilsyn med kvalitetssikring

Statslige myndigheder, der har fået godkendt et it-system med dokumenter, vil 2 år efter godkendelsen blive kontaktet af Rigsarkivet. Tilsynet består af en kontrol af, om systemet er brugt som beskrevet ved anmeldelsen.

Tilsynet følger op på retningslinjer for brug af systemet

For at få godkendt et it-system med dokumenter skal statslige myndigheder have en procedure for kvalitetskontrol, og den skal være beskrevet i instruksen for systemet.

Ved tilsynet kontrollerer Rigsarkivet, om myndigheden har anvendt systemet som beskrevet i instruksen, herunder fulgt proceduren for kvalitetskontrol.

Tilsynet består af et spørgeskema efterfulgt af et tilsynsbesøg.

Sådan foregår et tilsyn om kvalitetssikring

  1. Rigsarkivet sender et brev med link til spørgeskema (se skema nedenfor).
  2. Myndighed udfylder spørgeskema og vedhæfter følgende dokumentation:
    • Ajourført instruks samt procedure for kvalitetskontrol
    • Optælling af sager incl. angivelse af lukkede sager
    • Liste over filformater
    • Eventuelle oversigter/opgørelser fra kvalitetskontrol
    • Oversigt over journaliserede dokumenter, som ikke er tilknyttet en sag
    • Eventuel oversigt over ikke-journaliserede akter tilknyttet en sag
  3. Myndighed og Rigsarkivet afholder et møde, hvor tilsynsbesvarelsen gennemgås
  4. Rigsarkivet sender et brev om endt tilsyn samt eventuel godkendelse af aflevering af it-systemet efter model B eller C

Godkendelse af aflevering efter model B eller C

Tilsynet er en forudsætning for Rigsarkivets godkendelse af, om systemet kan afleveres som et øjebliksbillede (afleveringsmodel B) eller af afsluttede sager (afleveringsmodel C). Systemer, der ikke kan godkendes, skal afleveres efter model A (periode).

 Læs mere om afleveringsmodeller i § 18 – § 20 i vejledningen til anmeldelses og godkendelsescirkulæret (PDF)

+ Åben alle- Luk alle
  • Udfyld spørgeskema om tilsyn med kvalitetskontrol