Jeres arkiv i dagligdagen – statslige myndigheder
Jeres arkiv i dagligdagen - statslige myndigheder
Sådan varetager staten arkivmæssige hensyn i det daglige.
Som statslig myndigheder skal I sikre jer, at I opbevarer og bruger it-systemer, papirsager m.m. på sådan måde, at de kan anvendes af andre mange år efter. Det betyder i praksis, at de ikke må tage skade rent fysisk og, at der skal være en orden og systematik, der gør det muligt at søge og finde oplysninger. Det er i arkivlovgivningen beskrevet som ‘varetagelse af arkivmæssige hensyn’.
Hvad siger loven om arkivmæssige hensyn?
I Arkivbekendtgørelsen står der:
§ 1. Det påhviler enhver myndighed at sikre sig, at arkivmæssige hensyn varetages.
Stk.2. Ved varetagelse af arkivmæssige hensyn forstås
-
- at der træffes forholdsregler til sikring af, at arkivalier kan bevares således, at arkivalierne efter aflevering til offentlige arkiver kan stilles til rådighed for myndigheder og offentlighed samt anvendes til forskningsformå, samt
- at der træffes forholdsregler til sikring af muligheden for, at kassation af ikke-bevaringsværdige arkivalier kan foretages
Offentlige myndigheder skal ifølge arkivlovens §8 og arkivbekendtgørelsens §1-3 sikre, at varetage arkivmæssige hensyn, herunder at arkivalierne opbevares på betryggende vis.
Rigsarkivet skal ifølge arkivbekendtgørelsens §2 føre tilsyn med, om myndighederne varetager arkivmæssige hensyn. Myndighederne har oplysningspligt overfor Rigsarkivet i henhold til §3 i bekendtgørelsen.
Læs arkivloven på Retsinformation – lovbekendtgørelse nr. 1201 af 28. september 2016
Læs arkivbekendtgørelsen på Retsinformation – Bekendtgørelse nr. 591 af 26. juni 2003
It-systemer som skal afleveres til Rigsarkivet skal godkendes før de tages i brug.
Det sker bla. for at sikre sig, at der kan afleveres en arkiveringsversion af systemet, men også for at sikre sig, at systemet kan lever op til kravene om arkivmæssige hensyn:
- Der skal være orden og systematik i de bevaringsværdige systemer, og denne orden skal være dokumenteret.
Kravene skal sikre, at arkivalierne kan genfindes af myndigheden selv og af offentligheden efter, at arkivalierne er afleveret til offentligt arkiv - Myndigheden skal anvende de godkendte instrukser mm stringent
- Der skal være regelmæssig kvalitetskontrol af registreringer og dokumenter
- Bevaringsværdige systemer skal sikres mod fysisk nedbrydning, hærværk og lignende
- Arkivalier, der er lagret digitalt, skal bevares således, at de kan afleveres til Rigsarkivet
I arkivhåndbogens kapitel 4 kan du læse mere om daglig drift i it-systemer.
I skal sikre bevaringsværdige arkivalier mod fysisk nedbrydning, hærværk e.l. Det betyder at der er krav til arkivlokaler og kvaliteten af kontormaterialer.
Der skal være orden og systematik i de bevaringsværdige arkivalier, og denne orden skal være dokumenteret.
Kravene skal sikre, at både myndigheden selv og offentligheden kan genfinde arkivalierne efter at arkivalierne er afleveret til offentligt arkiv.
Bevaringsværdige og ikke-bevaringsværdige arkivalier skal være fysisk adskilt. Kravet skal sikre, at kassation i arkivalierne er mulig uden at processen bliver meget dyr for Rigsarkivet og ikke mindst for myndigheden selv.
Når en myndighed skal aflevere papirarkivalier er der krav til arkivæsker, som du kan læse nedenunder.
Vejledningen om arkivlokaler beskriver hvilke forhold papirarkivalier, skal opbevares under.
“Tekniske krav til materialekvaliteter”, som er en vejledning om krav til kontormaterialer mv., er et uddrag fra arkivhåndbogen.
Relaterede sider
Bevar og kasser statens data
Statslige myndigheder skal have bemyndigelse fra Rigsarkivet for at kassere eller slette papirarkivalier
Aflever it-systemer fra statslige myndigheder
Statslige myndigheder skal aflevere it-systemer, som Rigsarkivet har truffet bevaringsbeslutning for, ca. en gang hvert 5. år
Aflever papirarkivalier fra statslige myndigheder
Ifølge arkivloven skal statslige myndigheder aflevere deres papirarkivalier, inden de er 30 år gamle.