Bevaring og kassation

Statslige myndigheder må ikke kassere eller slette papirarkivalier og data i it-systemer uden bemyndigelse fra Rigsarkivet. Bemyndigelse udstedes i form af bestemmelser om bevaring eller kassation.

+ Åben alle- Luk alle
  • It-systemer skal anmeldes til Rigsarkivet

    I forbindelse med behandlingen af anmeldelsen træffer Rigsarkivet beslutning om bevaring eller kassation af det enkelte system og udsteder en bevarings- og kassationsbestemmelse for systemet.

    Læs mere om anmeldelse af it-systemer

    Det fremgår af bevarings- og kassationsbestemmelsen, om systemet skal bevares og afleveres i kopi til Statens Arkiver, eller om det må kasseres/slettes, når det efter myndighedens egen vurdering ikke længere har retslig eller administrativ betydning.

    Læs mere om aflevering af it-systemer

    Bestemmelserne om bevaring og kassation for de enkelte systemer er offentliggjort i arkivdatabasen Daisy), hvor de kan fremsøges ved at søge på myndighedens navn (arkivskabers navn).

    Søg bevarings- og kassationsbestemmelser i Daisy

  • Papirarkivalier - bevaring og kassationsbestemmelser

    Rigsarkivet udsteder tre typer af kassationsbestemmelser for papirarkivalier:

    • Bestemmelser om visse typer af papirarkivalier der som hovedregel altid må kasseres. Det fremgår af bekendtgørelse nr. 639 af 27. juni 2001 om kassation af visse arkivalier hos statslige myndigheder, hvilke arkivalier der er tale om.
    • Generelle bekendtgørelser for hele myndighedstyper eller sektorer.
      Bekendtgørelserne finder du her: Oversigt over retsforskrifter om bevaring og kassation af arkivalier(LINK)
    • Bevarings- og kassationsbestemmelser for enkelte myndigheder.
      Bestemmelserne er offentliggjort i arkivdatabasen Daisy
  • Vejledning

    Du kan læse mere om bevaring og kassation af papirarkivalier i:

    Arkivhåndbogen kapitel 3: Papirarkivalier fra opbevaring til aflevering (PDF)

    og om Rigsarkivets håndtering af området i:

    Redegørelse for bevaring og kassation af offentlige arkivalier (PDF)

  • Destruktion af arkivalier

    Arkivalier, som Rigsarkivet har bestemt til kassation, kasseres når opbevaringspligt efter andre bestemmelser er opfyldt, og når de efter myndighedens egen vurdering ikke længere har retlig eller administrativ betydning jf. arkivbekendtgørelsens §4.

    Myndighederne skal sikre, at arkivalier, som er bestemt til kassation, altid destrueres på betryggende vis. Det fremgår af arkivbekendtgørelsens §7, stk. 2.

    Hvis myndigheden træffer aftale med et privat firma om makulering og/eller forbrænding, skal myndigheden sikre sig, at transporten foregår i aflåste containere, og at destruktionen rent faktisk finder sted.