Arkivlovgivning
På denne side finder du en samlet oversigt over arkivlovgivning gældende for statslige myndigheder.
Arkivloven
Arkivloven – lovbekendtgørelse nr. 1035 af 21. august 2007
Arkivbekendtgørelsen
Arkivbekendtgørelsen – Bekendtgørelse nr. 591 af 26. juni 2003
+ Åben alle- Luk alle
-
Tidsplaner for aflevering af arkivalier
Rigsarkivet udarbejder planer for, hvornår myndighederne skal aflevere deres papirarkivalier samt arkiveringsversioner af data i deres it-systemer.
De omfattede myndigheder har været hørt ved udarbejdelse af planerne.
Rigsarkivet kontakter myndighederne med anmodning om et møde, når afleveringssagen startes.
Tidsplan for aflevering af papirarkivalier
Cirkulæreskrivelsen indeholder en oversigt over hvilke myndigheder, der skal aflevere papirarkivalier i perioden 2017-2020. Tidsplan for hvert ministerieområde findes som bilag i skrivelsen.
Cirkulæreskrivelse med tidsplan for aflevering af papirarkivalier 2017-2020Tidsplan for aflevering af it-systemer
Cirkulæreskrivelsen indeholder en oversigt over hvilke myndigheder, der skal aflevere arkiveringsversioner af data i deres it-systemer i perioden 2017-2018. Tidsplan for hvert ministerieområde findes som som bilag i skrivelsen.
Cirkulæreskrivelse med tidsplan for aflevering af it-systemer 2017-2018 -
Retsforskrifter om anmeldelse og indberetning
Her finder du retsforskrifter om de forhold, som statslige myndigheder skal indberette eller anmelde til Statens Rigsarkivet:
Anmeldelse og godkendelse af it-systemer
Myndighedernes indberetning
Cirkulære nr. 195 af 20. november 2001 om myndighedernes indberetning til Statens Arkiver m.v. -
Retsforskrifter om bevaring og kassation af statslige myndigheders arkivalier
Der finder du en oversigt over bestemmelser om bevaring og kassation af papirarkivalier for specifikke myndighedsområder.
For andre myndigheder er der udstedt specifikke bestemmelser for såvel papirarkivalier som it-systemer. Disse bestemmelser er offentliggjort via
Dansk Arkivalie Informationssystem (Daisy).Generelle forskrifter om bevaring og kassation
Kassation af visse arkivalier
Bekendtgørelse nr. 639 af 27. juni 2001 om kassation af visse arkivalier hos statslige myndighederForskrifter som vedrører specifikke myndighedsområder
Anklagemyndigheder
Bekendtgørelse nr. 183 af 10. marts 2009 om bevaring og kassation af anklagemyndighedens arkivalierRigspolitichefens og politikredsene
Domstolene
For arkivalier skabt før 31. december 2006:
Bekendtgørelse nr. 1066 af 30. oktober 2008 – SammenskrivningFor arkivalier skabt efter den 1. januar 2007:
Bekendtgørelse nr. 1081 af 8. juli 2016 (link til Retsinformation)
Uddannelsesinstitutioner (Universiteter, professionshøjskoler, gymnasier og SOSU)
Statsamter og statsforvaltninger
Embedslægeinstitutionerne
Hjemmeværnet
Bekendtgørelse nr. 741 af 14. juli 2005 om bevaring og kassation af arkivalier i hjemmeværnetForsvarskommandoen og underlagte myndigheder
Fiskeridirektoratets område
Plantedirektoratets område
Søfartsstyrelsens område
De kongelige bygningsinpektører
Luftfartsområdet
Taksationskommissioner
Menighedsråd, pastorater, provstier samt bispe- og stiftøvrighed
Bevarings- og kassationsbestemmelse for arkivalier hos pastoraterne Bevarings- og kassationsbestemmelse for arkivalier hos provstier og provstiudvalg Bevarings- og kassationsbestemmelse for bispe- og stiftøvrighedsarkiverBeredskabsstyrelsen
Fødevareregionerne
Kystdirektoratet, statshavnsadministrationerne og statshavne
DSB og Banestyrelsen
Forskningsinstitutioner
Kriminalforsorgens institutioner
Statsskovdistrikternes arkivalier
Sociale institutioner
Bevarings- og kassationsbestemmelse for arkivalier fra sociale institutioner af 19. december 2000 -
Retsforskrifter om aflevering af statslige myndigheders arkivalier
Her finder du en samlet oversigt over retsforskrifter om aflevering af såvel papirarkivalier som elektroniske arkivsystemer.
Papirarkivalier
Arkivæsker – materialekvalitet ved aflevering af arkivalier Arkivæsker – Bilag til materialekvalitet ved aflevering af arkivalierCirkulære nr. 9196 af 22. marts 2018 om undtagelse fra aflevering til Rigsarkivet af videnskabelige samlinger (Link til Retsinformation)
Aflevering af data fra it-systemer
Bekendtgørelse nr. 1007 af 20. august 2010 om arkiveringsversioner -
Overtrædelse af arkivloven
Offentlige myndigheder må ikke kassere arkivalier uden Rigsarkivet har truffet bestemmelse om kassation for dem jf. § 5 i bekendtgørelse nr. 591 af 26. juni 2003 om offentlige arkivalier og om offentlige arkivers virksomhed. Bekendtgørelsen fastsætter endvidere, at offentlige myndigheder skal varetage arkivmæssige hensyn, herunder opbevare arkivalierne på betryggende vis.
Ikke alle myndigheder lever op til bekendtgørelsens krav. Rigsarkivet indberetter i grove tilfælde uhjemlet kassation til den overordnede myndighed. På denne side offentliggøres sagerne for de myndigheder, hvor der er foretaget indberetning til overordnet myndighed.
Sager om uhjemlet kassation (kassation uden bestemmelse)
Værnsfælles Forsvarskommando Hærstaben, Militærpolitiets database over fanger i Irak
Rigsarkivet blev i sommeren 2015 via dagspressen opmærksom på, at Militærpolitiets database over fanger i Irak var gået tabt.
Rigsarkivet bad den 11. august 2015 Værnsfælles Forsvarskommando Hærstaben redegøre for sagen.
Rigsarkivet modtog d. 20. marts 2017 en redegørelse for Værnsfælles Forsvarskommando Hærstaben hvoraf det fremgår, at databasen formentlig blev oprettet i efteråret 2003 og, at databasen formentlig blev slettet i efteråret 2004.
Indberetning sendt d. 22. maj 2017, journalnummer 16/14040
Copenhagen Business School (CBS), journalsager og andet materiale 1985-2001
Rigsarkivet blev i forbindelse med tilsynet med statslige myndigheder i 2012 opmærksom på, at CBS hverken havde afleveret eller indberettet papirarkivalier for perioden 1985-2001. CBS har efterfølgende gennemført en omfattende eftersøgning af arkivalier fra denne periode, og har i den forbindelse oplyst, at en række arkivalier må anses for kasseret. Det drejer sig om journalsager for perioden 1985-2001, søgemidler til journalsager for perioden 1985-1996, mødereferater for øverste styrelsesniveau (bortset fra 1998 og et møde i 2000), mødereferater for visse studienævn, institutter og fakulteter samt systematisk materiale om studieforhold, personaleforhold m.m. CBS burde have opbevaret sine papirarkivalier under betryggende forhold, indtil de kunne afleveres til Rigsarkivet.
Indberetning sendt d. 26. marts 2015, journalnummer 2015-00611
Retten på Frederiksberg, omskrevne tingbogsblade ca. 1970-95
Retten på Frederiksberg meddelte d. 17. september 2013, at alle de omskrevne tingbogsblade, som havde været i rettens besiddelse, var blevet kasseret i forbindelse med skybruddet d. 2. juli 2011. Bladene indeholdt oplysninger om ejendomshandler og servitutter m.v. fra perioden ca. 1970-95, og det vil ikke være muligt at rekonstruere størsteparten af disse oplysninger. Retten på Frederiksberg skulle have kontaktet Rigsarkivet straks skaden var opstået, dermed kunne dokumenterne have været reddet.
Indberetning sendt d. 10. januar 2014, journalnummer 2013-016025
Statsadvokaturerne i København, Journalsager fra 2007-2009 samt andre arkivalier fra ca. 1920-1995
De tre østdanske statsadvokaturer, som har fælles arkivlokale i København, meddelte d. 25. juli 2011, at de efter skybruddet d. 2. juli havde destrueret ca. 175-200 arkivæsker. Kassationen skete efter aftale med vicestatsadvokaten, men uden tilladelse fra Rigsarkivet. Den uhjemlede kassation omfattede et stort antal journalsager fra 2007-2009 samt en række navnekartoteker, visdomskartoteker, journaler og samlinger af journalkort m.v. fra ca. 1920-1995.
Indberetning sendt d. 29. november 2011, journalnummer 2011-028001
Landsskatteretten, offentliggjorte afgørelser for perioden 1992-1999
Ved skybruddet d. 2. juli 2011 blev hovedparten af de offentliggjorte afgørelser for perioden 1992-1999 udsat for vandskade, hvorfor Landskatteretten kasserede dem. Afgørelserne skulle have været bevaret jf. Rigsarkivets bestemmelse af 19. juni 2000, som Landskatteretten var bekendt med.
Indberetning sendt 29. november 2011, journalnummer 2011-024560
Syddansk Universitet, Statens Institut for Folkesundhed, korrespondance 1964-1966, dele af artikler og foredrag 1972-1980
Statens Institut for Folkesundhed oplyste, at der ved skybruddet d. 2. juli trængte kloakvand ind i det kælderlokale, som anvendes som arkivlokale. Vandskaden blev først anmeldt til Rigsarkivet 15.7.2011. På det tidspunkt var kassationer af arkivalierne gennemført uagtet, at arkivalierne var omfattet af afleveringsbestemmelse fra Rigsarkivet. Statens Institut for Folkesundhed burde i stedet straks have indberettet skaden til Rigsarkivet, så der kunne gives anvisning på udbedring af skaderne.
Indberetning sendt d. 29. november 2011, journalnummer 2011-024254
Pensionsstyrelsen, nævnssager, sager om polsk arbejdskraft og om førtidspension 1992-2006
Ved skybruddet d. 2. juli 2011 blev Pensionsstyrelsens kælder oversvømmet. Da medarbejderne mødte den efterfølgende mandag fandt de 20 flyttekasser med arkivalier fra perioden 1992-2006 oversvømmet af kloakvand, og kasserede dem. Pensionsstyrelsen indberettede først kassationen pga. vandskade d. 28. juli 2011. Pensionsstyrelsen burde straks have indberettet skaderne til Rigsarkivet, så der kunne gives anvisning på udbedring af skaderne i stedet for kassation.
Indberetning sendt d. 29. november 2011, journalnummer 2011-025767
Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen, Principsager fra Forbrugerstyrelsen 1991-2000
Rigsarkivet blev ved afleveringen af Forbrugerstyrelsens journalperioder 1991-1996 og 1996-2000 opmærksom på, at en stor del af styrelsens principsager manglede. Styrelsen har forklaret, at bevarings- og kassationsbestemmelser for en stor del sagerne fejlagtigt var blevet udført med “omvendt fortegn”, så lister over principsager i journalgrupperne, som var bestemt til bevaring i stedet var blevet kasseret. Sagerne var umiddelbart derefter sendt til forbrænding. Det var således ikke muligt at genoprette skaden. Den uhjemlede kassation omfattede 258 sager for perioden 1991-1996 og 64 sager for perioden 1996-2000.
Indberetning sendt d. 26. september 2011, journalnummer 2011-022646