Rigsarkivet/Offentlig forvaltning/Statslige myndigheder/Anmeld digitaliseringsprojekter, ressortændringer og skader

Anmeld digitaliseringsprojekter, ressortændringer og skader

Statslige myndigheder skal anmelde digitaliseringsprojekter, ressortændringer og skader til Rigsarkivet.

Hvis I ønsker at digitalisere et papirarkiv, og bagefter kassere papirerne, skal det anmeldes til Rigsarkivet. Det er kun digitalisering af bevaringsværdige dokumenter, der skal anmeldes. Er I i tvivl om, hvorvidt dokumenterne er bevaringsværdige (dvs. skal afleveres til Rigsarkivet engang), så kontakt os. I kan også se, om der er en bevarings- og kassationsbestemmelse til papirarkivet i Rigsarkivets database, Daisy.

Ved ressortændringer afgiver eller modtager myndigheder fagområder fra andre myndigheder, og der følger oftest sager, registreringer og it-systemer med. Det skal anmeldes til Rigsarkivet.

Hvis der sker skader på arkiver, f.eks. vandskade, skal det anmeldes hurtigst muligt til Rigsarkivet. Vi laver derefter en handlingsplan for at redde eller restaurere arkivalierne.

+ Åben alle- Luk alle
  • Sådan anmelder du et digitaliseringsprojekt

    Du skal:

    1. Læse cirkulære om anmeldelse og godkendelse samt vejledning til samme
    2. Udfylde anmeldelsesskemaet.

     

    Sådan behandler vi anmeldelsen:

    1. Når vi modtager anmeldelsen, kvitterer vi for den
    2. Vi kontakter dig, hvis der er forhold i anmeldelsen, som er uklare og/eller kræver yderligere forklaring
    3. Når vi vurderer, at alle krav er opfyldt, godkender vi projektet.

    Bemærk, at såfremt det it-system, som de digitaliserede arkivalier skal lagres i, ikke tidligere er godkendt, skal det anmeldes.

    Læs mere om anmeldelse af it-systemer.

    Lovgivning

    Læs cirkulære nr. 9290 af 21. juni 2013 om anmeldelse og godkendelse (linket går til Retsinformation).

    Vejledning

    Vejledning til cirkulære nr. 9290 af 21. juni 2013 om anmeldelse og godkendelse

  • Ressortændringer: indberetning af overførelse af arkivalier

    Når myndigheder afgiver eller modtager sagsområder/ressortområder fra andre myndigheder, følger sager, registreringer og it-systemer som oftest med.

    Statslige myndigheder skal indberette ressortændringer til Rigsarkivet:

    • Modtagende myndighed skal indberette overførsel af arkivalier fra andre statslige eller fra kommunale myndigheder.
    • Afgivende myndighed skal indberette en påtænkt overførsel af arkivalier til kommunale myndigheder. Bemærk, at overførsel af arkivalier til kommunale myndigheder skal indberettes før overførslen finder sted.
    • Afgivende myndighed skal indberette udlån af statslige arkivalier til private.

    Hvad skal indberettes?

    For it-systemer skal følgende indberettes:

    • Overførsel af hele it-systemer fra én myndighed til en anden myndighed.
    • Overførelse/konvertering af data/dokumenter til produktion/videre bearbejdning. Bemærk, at konverteringer skal godkendes af Rigsarkivet!

    Overførsel af data i form af udtræk (kopi) skal ikke indberettes. Data, som er omfattet af udtrækket, må ikke slettes i systemet uden Rigsarkivets bemyndigelse.

    Væsentlige ændringer i registreringssystematik og anvendelsesområde fx i forbindelse med ressortomlægninger, skal anmeldes i henhold til cirkulære om anmeldelse og godkendelse af it-systemer.

    Læs mere om anmeldelse og godkendelse af it-systemer.

    For papirarkivalier skal følgende indberettes:

    • Overførsel af originale papirarkivalier.
    • Udlån af originale papirarkivalier til private (herunder selvejende) institutioner.

    Udlån til andre offentlige myndigheder og udlevering af kopier af papirarkivalier skal ikke indberettes.

    Anmeldelsesskema

    Skema til indberetning om overførelse af IT-systemer til anden myndighed

    Skema til indberetning om overførelse af papirarkivalier til anden myndighed

    Lovgivning

    Indberetningspligten fremgår af:

    Cirkulære nr. 195 af 20. november 2001 om myndigheders indberetning til Statens Arkiver

  • Anmeldelse af skader på arkivalier

    Hvis en myndigheds arkiv rammes af vandskade, brand, svampeangreb, skadedyr, hærværk eller andre ødelæggende begivenheder, skal myndigheden straks anmelde det til Rigsarkivet.

    Rigsarkivet vil herefter udarbejde en handlingsplan, som anviser hvordan de skadede arkivalier skal restaureres. Myndigheden skal selv betale for restaureringen af arkivalierne. Ved en hurtig anmeldelse kan Rigsarkivet rådgive om, hvordan skadens omfang begrænses.

    Ved akut vandskade

    1. Følg Rigsarkivets anvisninger:
      Vandskadede arkivalier – anvisning og behandling
    2. Anmeld skaden til Rigsarkivet

     

    Sådan anmelder du skader på arkivalier til Rigsarkivet

    1. Udfyld og send anmeldelsesblanketten, som du finder nederst på siden.
    2. Rigsarkivet kontakter dig hurtigst muligt for at træffe aftale om det videre forløb.

     

    Lovgivning

    Indberetningspligten fremgår af:
    Cirkulære nr. 195 af 20. november 2001 om myndigheders indberetning til Statens Arkiver

    Anvisninger om vandskadede arkivalier

    Læs anvisninger for, hvordan vandskadede arkivalier skal behandles, når uheldet er ude:
    Vandskadede arkivalier – anvisning og behandling

     

    Krav til opbevaring af papirarkivalier

    Følg Rigsarkivets krav til opbevaring af papirarkivalier, og undgå at papirarkivalier bliver skadede:
    Opbevaring af papirarkivalier – vejledning

    Anmeld skader på arkivalier

    Benyt blanketten til at indberette skader på arkivalier.

    • Oplysninger om indberettende myndighed

    • Navn på indberettende myndighed

    • Oplysninger om de skadede arkivalier

    • Angiv, hvilken myndighed der har skabt de skadede arkivalier.
    • Angiv navn på arkivalierne, fx journalsager, kartotekskort el. lign.
    • Angiv, hvilke år arkivalierne stammer fra.
    • Angiv fx journalnumre, årstal eller løbenumre for arkivalierne.

    • Oplysninger om skadens omfang

    • Angiv din vurdering, enten let skadet, mellem skadet eller svært skadet
    • Angives i antal hyldemeter eller antal arkivæsker.

    • Omstændighederne ved akutskade

      Nedenstående oplysninger skal kun angives ved akut skade.