Aflevering af it-systemer

It-systemer, som Rigsarkivet har truffet bevaringsbeslutning for, skal afleveres i kopi (arkiveringsversion) ca. en gang hvert 5. år.

Når I afleverer et it-system til Rigsarkivet, er der tale om et udtræk af data og eventuelle dokumenter fra systemet. Udtrækket kaldes en arkiveringsversion.

Arkiveringsversionen skal afleveres i et bestemt teknisk format, som er fastsat i bekendtgørelse nr. 1007 af 20. august 2010 om arkiveringsversioner.

Hvornår skal data afleveres

Der er for hvert ministerieområde indgået aftale med departementet om en plan for, hvornår den enkelte myndighed skal aflevere arkiveringsversioner af data i deres it-systemer. Planen fremgår af en cirkulæreskrivelse med et bilag med tidsplan for hvert ministerieområde.

Download

Cirkulæreskrivelse med tidsplan for aflevering af it-systemer 2017-2018

 Cirkulære med tidsplan for aflevering af it-systemer 2015-2016

+ Åben alle- Luk alle
  • Sådan forløber en afleveringssag
    1. Rigsarkivet starter afleveringssagen ved at sende et brev om aflevering til myndigheden
    2. Der holdes et møde mellem Rigsarkivet og myndigheden, hvor dataindhold og dokumentationen af arkiveringsversionen aftales. Der drøftes en tidsplan for det videre forløb
    3. Rigsarkivet udsteder på baggrund af drøftelserne en afleveringsbestemmelse, som specificerer indholdet i arkiveringsversionen samt fastsætter afleveringstidspunktet
    4. Myndigheden indsender dokumentation til Rigsarkivets godkendelse
    5. Myndigheden eller dennes leverandør udtrækker data fra systemet og producerer en arkiveringsversion i henhold til afleveringsbestemmelsen og bekendtgørelse nr. 1007 af 20. august 2010 om arkiveringsversioner
    6. Myndigheden eller dennes leverandør tester arkiveringsversionen med Ada, Rigsarkivets testprogram
    7. Myndigheden afleverer arkiveringsversionen til Rigsarkivet. Rigsarkivet anbefaler, at arkiveringsversionen sendes anbefalet/rekommenderet eller overbringes personligt med følgende modtager og adresse: Rigsarkivet, DBO, Testværkstedet, Rigsdagsgården 9, 1218 København K Der må IKKE angives navn på sagsbehandleren som attention. Denne følgeseddel skal vedlægges afleveringen i udfyldt form: Følgeseddel til arkiveringsversion (Word)
      Ved forsendelse med post skal arkiveringsversionen krypteres, hvis den indeholder persondata eller andre typer følsom information. Data krypteres med BitLocker eller VeraCrypt. Kode til dekryptering skal fremsendes separat.
    8. Rigsarkivet kvitterer for arkiveringsversionen og overtager herefter ansvaret for behandlingen af data.
    9. Rigsarkivet tester arkiveringsversionen og godkender den, når alle bestemmelser er overholdt. Læs mere om test i vejledningen “Kort og godt om test af arkiveringsversioner”.
  • Lovgivning og vejledninger

    Bekendtgørelse nr. 1007 af 20. august 2010 (PDF)
    Bekendtgørelse om arkiveringsversioner der fastsætte hvilke formater, struktur mv data og dokumentation skal afleveres i.

    Anvisning i aflevering af geodata til Rigsarkivet (PDF)
    Retningslinjer for aflevering af data fra geografiske informationssystemer og øvrige geodata. Retningslinjerne erstatter reglerne om aflevering af geodata, som beskrevet i bekendtgørelse 1007 om arkiveringsversioner.

    Vejledninger

    Vejledning til bekendtgørelse om arkiveringsversioner (PDF)
    Vejledningen til bekendtgørelsen uddyber og eksemplificerer bekendtgørelsesteksten, som gennemgås punkt for punkt. Vejledningen opdateres med jævne mellemrum. Den er senest opdateret d. 11. august 2016.

    Dokumentvejledningen (PDF)
    Vejledning til aflevering af dokumenter fra it-systemer til Rigsarkivet. Vejledningen beskriver hvordan afleveringen af dokumenter fra it-systemer håndteres. Vejledningen er et supplement til bekendtgørelse 1007, og kommer også med gode råd om håndtering af dokumentarkivet samt beskrivelse af hvilke filer, som altid må kasseres. Vejledningen er fra december 2015, og der er tale om en betaversion.

    Kort og godt – vejledninger

    Hør områdeleder Jan Dalsten Sørensen fortælle om, hvad en arkiveringsversion er. Videoen er en introduktion til dig, der måske ikke har prøvet at aflevere til Rigsarkivet før eller bare gerne vil have det genopfrisket.

    Kort og godt om aflevering af it-systemer (PDF)
    Vejledning der kort redegør for hvad en arkiveringsversion er, hvordan en aflevering foregår og hvad myndighedens opgave er.

    Kort og godt om kassation af dokumenter (PDF)
    Vejledning om hvornår og hvordan Rigsarkivet giver tilladelse til at kassere dokumenter i et it-system.

    Kort og godt om Views og SQL (PDF)
    Vejledning om views og SQL-forespørgsler, som indgår i arkiveringsversioner. Få svar på spørgsmål om, hvad forskellen er på views og SQL-forespørgsler samt hvorfor og hvordan de skal indgå i arkiveringsversioner.

    Kort og godt om datarensning (PDF)
    Vejledning om datarensning i arkiveringsversioner. Der må aldrig ændres på informationsindholdet af data uanset formålet, men der kan være tilfælde, hvor fejl skal rettes. Det giver vejledningen eksempler på – samt på tilfælde, hvor det ikke er tilladt at rette datafejl. Bemærk, at der er tale om en beta-version, der kun omfatter aflevering til Rigsarkivet.

    Kort og godt om test af arkiveringsversioner (PDF)
    Oversigt over mest almindelige fejl i arkiveringsversioner (PDF)
    Vejledning, som i kort form gennemgår, hvad der sker med en arkiveringsversion efter, at den er afleveret til Rigsarkivet. Vejledningen suppleres af en oversigt over de mest almindelige fejl i arkiveringsversioner. Myndigheder og leverandører med fordel gennemgå tjeklisten inden aflevering af en arkiveringsversion til Rigsarkivet.

  • Eksempler på arkiveringsversioner
  • Indtastningsprogrammer til indexfiler

    I arkiveringsversionen skal indgå indexfiler til beskrivelse og dokumentation af arkiveringsversionen. Der er udarbejdet programmer til produktion af disse filer: Filerne skal indeholde en række oplysninger om indholdet af arkiveringsversionen samt dokumentationen af samme. Til validering af indexfilerne skal en række skemaer indgå. På denne side kan du downloade programmer til produktion af filerne og hente skemaer til validering.

    Program til arkivbeskrivelsesfilen

    Download program til produktion af arkivbeskrivelsesfilen (archiveIndex) (ZIP)

    Bemærk, at det er hensigtsmæssigt, når man skal arbejde med programmet, at alle tre filer lægges i den samme mappe

    Program til kontekstdokumentationsfilen

    Download program til produktion af kontekstdokumentationsfilen (contextDocumentationIndex) (ZIP)

    Bemærk, at det er hensigtsmæssigt, når man skal arbejde med programmet, at alle tre filer lægges i den samme mappe I arkivbeskrivelsesfilen indgår en opmærkning af koder fra Den FællesOffentlig ReferenceMode (FORM). Læs mere om FORM og find koder på modellens hjemmeside

  • Skemaer til validering af indexfiler i en arkiveringsversion

    I en arkiveringsversion produceret efter bek. 1007 af 20. august 2010 skal der indgå en række indexfiler. Til validering af indexfilerne skal der indgå nogle skemaer i arkiveringsversionen. Skemaer kan downloades fra her: Skemaerne er udarbejdet af Rigsarkivet og der må ikke ændres i dem. Skemaerne kan opdateres af Rigsarkivet og det anbefales derfor, at man tilmelder sig nyhedsgruppen om opdateringer ang. hjælpeprogrammer, testprogram og skemaer Download skema til validering af:

    • fileIndex
    • archiveIndex
    • contextDocumentationIndex
    • tableIndex
    • docIndex

    De generelle regler for udformning af XML-skemaer fremgår af XMLSchema.xsd. For at sikre, at arkiveringsversionen er selvdokumenterende, skal dette skema også indgå:

    • XML-schema

    Skemaerne er pakket i en samlet zip-fil.

    Download skemaer til validering af indexfiler (ZIP)

    Materiale, som skal anvendes i arkiveringsversioner af geodata

    I arkiveringsversioner af geodata (gml), skal indgå skemaer, der definerer gml-standarden specificeret i ‘Anvisning i aflevering af geodata til Rigsarkivet’. Disse skemaer er pakket i en samlet zip-fil:

    Downlad skemaer, der definerer gml-standard (ZIP)

  • Test af arkiveringsversioner

    Ada, Rigsarkivets testprogram, kan anvendes til test af arkiveringsversioner inden de afleveres til arkivet, så fejl og mangler fanges inden aflevering.

    ADA – testprogram til arkiveringsversioner
    Et program for myndigheder der skal aflevere data fra it-systermer. Du kan downloade programmet her.

  • Udtræksprogram - 'Database Preservation Toolkit'

    Udtræksværktøjet Database Preservation Toolkit (DBPTK) er et program, der kan anvendes til at at trække dataindhold, datastrukturer og metadata fra forskellige database management systemer ud til en række bevaringsformater, herunder udtræk til arkiveringsversioner jf bestemmelserne i bkg. 1007 af 20. august 2010.

    Værktøjet er frit tilgængeligt på www.database-preservation.com, hvor man kan læse mere om programmet. Vær opmærksom på, at det er open source værktøj, som hele tiden vil være i udvikling.

    Vejledning om Database Preservation Toolkit (PDF)
    Introduktion til udtræksværktøjet og bevaringsformatet SIARD DK. Vejledningen giver også et eksempel på udtræk.

    Database Preservation Toolkit er udarbejdet af EU-projektet E-ARK (European Archival Records and Knowledge Preservation).

    Bemærk venligst, at Rigsarkivet fraskriver sig ethvert ansvar for fejl, som skulle opstå i forbindelse med anvendelsen af programmet.

  • Leverandørliste

    Leverandørlisten indeholder oplysninger om leverandører, der har udarbejdet og fået godkendt en eller flere arkiveringsversioner af it-systemer efter reglerne i bekendtgørelse nr. 1007 om arkiveringsversioner på vegne af myndigheder. Oversigten er sidst opdateret juni 2017.

    Leverandører, der ønsker at stå på listen eller har ønsker til ændringer af listen, bedes rette henvendelse til mailbox@sa.dk.

    Leverandøroversigt (PDF)