Rigsarkivets tilsyn i 2020

Rigsarkivet fører i 2020 et tilsyn med statslige myndigheders dokumentation. Statslige myndigheder skal oplyse, hvad de har af it-systemer og papirarkivalier.

Formålet med tilsynet er at indhente viden om statslige myndigheders dokumentation: Er alle it-systemer anmeldt til Rigsarkivet, hvilke teknologier anvendes? Hvilke papirsager har I, og opbevares de på betryggende vis? Rigsarkivet bruger oplysningerne til at planlægge statslige myndigheders kommende afleveringer.

Statslige myndigheder fik d. 24. februar 2020 en mail med link til spørgeskema om hhv. papirarkivalier og it-systemer.

Som følge af regeringens forholdsregler og anbefalinger i relation til COVID-19 forlænges fristerne for besvarelse af Rigsarkivets tilsyn med myndighedernes arkivdannelse til:

  • Besvarelse af spørgeskema om it-systemer: 15. juni 2020
  • Besvarelse af spørgeskema om papirarkivalier: 1. september 2020

I forbindelse med Rigsarkivets tilsyn 2020 er der identificeret mange it-systemer, som ikke tidligere har været anmeldt til Rigsarkivet. Rigsarkivet har bedt de enkelte myndigheder om at anmelde it-systemerne, så Rigsarkivet kan træffe beslutning om, hvorvidt data fra systemerne skal afleveres til Rigsarkivet.

Der er identificeret så mange it-systemer, at Rigsarkivet først i løbet af 2021 kan træffe beslutning for alle systemer. Hvis dette giver udfordringer i forhold til sletning af data, så er I velkomne til at kontakte Rigsarkivet.

Tidsfrister for besvarelse på anmeldelser:
Rigsarkivet svarer indenfor 60 dage på anmeldelser af nye ESDH-systemer. På anmeldelser af øvrige it-systemer kan der først forventes svar i løbet af 2021.

Kontakt

Send os en mail, hvis I har spørgsmål:

Epost: tilsyn2020@sa.dk

Vejledninger

Vejledning til spørgsmål om it-systemer

Vejledning til spørgsmål om papirarkivalier

Rigsarkivets oplæg fra informationsmøder om tilsynet:

Pdf-ikon Formål og lovhjemmel

Pdf-ikon Opgaver og tidsplan

Pdf-ikon Spørgsmål til it-systemer

Pdf-ikon Spørgsmål til papirarkivalier

 

+ Åben alle- Luk alle
  • FAQ

    Hvad er tilsynets lovhjemmel?

    Tilsynet er hjelmet i bekendtgørelse om offentlige arkivalier og om offentlige arkivers virksomhed. (Bekendtgørelse 591/2003) (LINK)

    § 3. Rigsarkivet fører tilsyn med overholdelsen af de bestemmelser, der er fastsat til varetagelse af arkivmæssige hensyn.

    Stk. 2. Rigsarkivet tilrettelægger tilsynet. Myndighederne skal afgive sådanne oplysninger til Rigsarkivet, som er af betydning for udførelsen af tilsynet.

    Stk. 4. Rigsarkivet kan i tilfælde af, at der hos myndigheder konstateres tilsidesættelse af arkivmæssige hensyn, foreskrive myndigheden foranstaltninger til varetagelse af de arkivmæssige hensyn.

    Stk. 5. Rigsarkivet indberetter væsentlig tilsidesættelse af arkivmæssige hensyn til vedkommende overordnede myndighed eller tilsynsmyndighed, eller, hvis tilsidesættelsen skyldes et ministerium, til kulturministeren.

    Kan myndigheden få en oversigt over allerede indberettede systemer?

    Nej. Navneskift, ressortændringer mm kan betyde, at det kan være svært at genkende systemerne, som de fremgår af Rigsarkivets oplysninger. Vi har også oplysninger om myndighedens allerførste it-systemer, og dem kender myndigheder nok ikke i dag. Myndigheden skal derfor indberette de databærende it-systemer, som I har ansvaret for, og så gør Rigsarkivet arbejdet med at sammenligne med allerede anmeldte systemer.

    Kan myndigheden aflevere besvarelsen i et Excel-ark?

    Ja, hvis myndigheden anvender Standard for beskrivelse af it-systemer og efter aftale med Rigsarkivet. Der er i så fald tale om et standardiseret regneark, der kan læses ind i Survey. Fra standarden skal man kun udtrække de oplysning, som Rigsarkivet beder om (i alt 7 kolonner). Øvrige spørgsmål skal besvares i tilsynsskemaet.

    Andre regneark vil ikke blive accepteret som besvarelse af tilsynet. Erfaringer viser, at myndigheder ændrer i modtaget regneark til udfyldelse, og konvertering til den afsluttende database bliver meget ressourcekrævende.

    Det er muligt at tilføje flere række i spørgeskemaet, hvis myndigheden har brug for det.

    Skal papirarkivalier der er under aflevering indberettes?

    Hvis der er udstedt afleveringsbestemmelse med ordningsplan, skal papirarkivalier omfattet af ordningsplanen ikke indberettes. Hvis myndigheden har papirarkivalier skabt efter skæringsdato for afleveringen, skal de indberettes i tilsynsskemaet. Papirarkivalier under aflevering, hvor der endnu ikke er udarbejdet en ordningsplan, skal også indberettes i tilsynsskemaet.

    Papirarkivalier, som I mener skal kasseres jf. en bevarings- og kassationsbestemmelse, skal også indberettes. Skriv i bemærkningsfeltet, at I mener de skal kasseres jf. bevarings- og kassationsbestemmelse.

    Verserende sager – skal de registreres?

    Ja. Slutdatoen er dags dato og skriv i bemærkningsfeltet, at sagerne er verserende.

    Skal myndigheder selv indberette eller kan man få Rigsarkivet til at hjælpe?

    Rigsarkivet hjælper ikke (med andet end vejledning), men man kan betale sig fra det hos en leverandør (Rigsarkivets Indtægtsgivende Aktiviteter,  Fjernarkiv Danmark, Iron Mountain, www.arkivaren.dk (Nis Maybom).

    Mine indtastede data er væk!

    Der er ingen gem-knap i indberetningsskemaet. Indtastningerne gemmes ved at du bevæger dig frem og tilbage i siderne i skemaet.

    Vi har nogle it-systemer, som aldrig er blevet anmeldt, skal vi gøre det nu?

    Nej, det skal I ikke nu. Indberet systemerne i spørgeskemaet. Så giver Rigsarkivet jer besked, hvis systemet skal anmeldes.