Bevaring og kassation af it-systemer
Kommunale/regionale myndigheder må ikke slette/kassere data i it-systemer uden bemyndigelse fra Rigsarkivet.
For kommuner og regioner udsteder Rigsarkivet bekendtgørelser for hvilke systemer, der skal bevares data fra og som skal afleveres til offentligt arkiv i form af arkiveringsversioner.
Overordnet lovgivning
Rigsarkivaren fastsætter nærmere bestemmelser om bevaring og kassation af offentlige arkivalier jf. arkivbekendtgørelsens §5. På det kommunale område fastsættes bestemmelserne efter drøftelse med de kommunale parter.
+ Åben alle- Luk alle-
Kommuner - bestemmelser og vejledninger
Rigsarkivet har i samarbejde med de kommunale parter udarbejdet bestemmelser om bevaring og kassation til kommunerne. Der er følgende bestemmelser:
Bekendtgørelse nr. 183 af 26. januar 2018 om bevaring og kassation af digitalt skabte arkivalier i kommunerne (Link til Retsinformation)
Vejledning til bekendtgørelse om bevaring og kassation af digitalt skabte data og dokumenter fra kommunerne 2007ff (høringsudkast)Cirkulæreskrivelse nr. 9112 af 26. januar 2018 om kassation af dokumenter i kommunernes it-systemer (Link til Retsinformation)
Bekendtgørelse nr. 195 af 7. marts 2018 om ændring af bekendtgørelse om bevaring og kassation af arkivalier i primærkommunerne (Link til Retsinformation)
Vejledende kassationsliste for primærkommunernes it-systemer
Vejledende kassationsliste for it-systemer efter 2007 (D-guldliste)Rigsarkivets notat om dataudveksling mellem kommunale og statslige it-systemerBekendtgørelse nr. 194 af 7. marts 2018 om ændring af bekendtgørelse om bevaring af data fra elektroniske arkivsystemer med personoplysninger hos Københavns og Frederiksberg kommuner (Link til Retsinformation)
Bestemmelserne opregner de arkivalier, som alle kommuner umiddelbart skal bevare, også når arkivalierne ikke længere er i retslig eller administrativ brug. Det står kommunerne frit for at bevare flere systemer end dem, der er bestemt til bevaring.
For institutioner, som kommunerne har overtaget fra amterne, gælder nedenstående amtsbestemmelser forsat:
Bekendtgørelse nr. 575 af 16. juni 2003 om bevaring og kassation af arkivalier i amtskommuner -
Regioner - bestemmelser og vejledninger
Rigsarkivet har i samarbejde med Danske Regioner udarbejdet bestemmelser om bevaring og kassation til regionerne. Bestemmelserne opregner de arkivalier, som alle regioner umiddelbart skal bevare, også når arkivalierne ikke længere er i retslig eller administrativ brug.
Regioner
Bekendtgørelse nr. 266 af 23. marts 2015 om bevaring og kassation af arkivalier i regionerne
-
Trafikselskaber
-
De videnskabsetiske komiteer
-
Sygehuse og og hospitaler
-
Projekt om bevaring og kassation af kommunale og regionale arkivalier
En projektgruppe med repræsentanter fra Rigsarkivet, KL, Danske Regioner, Organisationen af Danske Arkiver (ODA) og Sammenslutningen af Lokalarkiver (SLA) har i 2010 udarbejdet forslag til nye bestemmelser for kommunale og regionale arkivalier.
Bestemmelserne trådte i kraft 1. september 2010.
Projektgruppens afrapportering med bilag kan læses her:
Bilag 1 – Forslag til bekendtgørelse om bevaring og kassation af arkivalier i kommunerneBilag 2 – Forslag til bekendtgørelse om bevaring og kassation af arkivalier i regionerne Bilag 7 – Notat om dataudveksling mellem kommunale og statslige systemerBilag 8 – Notat om dataudveksling mellem regionale og statslige systemer