Aflevering af it-systemer fra kommuner/regioner

Data fra it-systemer, som der er truffet bevaringsbeslutning for, skal afleveres i kopi (arkiveringsversion) til et offentligt arkiv senest før sletning eller når data går ud af administrativt brug.

Kommuner og regioner skal aflevere arkivalier, der er omfattet af lov om behandling af personoplysninger, og som skal bevares, til et offentligt arkiv. Et offentligt arkiv kan enten være Rigsarkivet eller et offentlig arkiv, som er oprettet af én eller flere kommuner med henblik på at opbevare og stille kommunale arkivalier til rådighed. Læs mere om oprettelse af offentlige arkiver her.

Aflevering efter bekendtgørelse nr. 1007 om arkiveringsversioner

Arkiveringsversionen skal være i et bestemt teknisk format, som er fastsat i bekendtgørelse nr. 1007 af 20. august 2010. Uanset hvilket arkiv kommunen/regionerne vælger, skal bekendtgørelsen overholdes.

+ Åben alle- Luk alle
  • Lovgivning og vejledninger

    Bekendtgørelse nr. 1007 af 20. august 2010 om arkiveringsversioner (PDF)
    Bekendtgørelse om arkiveringsversioner der fastsætter hvilke foramter, struktur mv. data og dokumentation skal arkiveres i.

    Anvisning i aflevering af geodata til Rigsarkivet (PDF)
    Retningslinjer for aflevering af data fra geografiske informationssystemer og øvrige geodata. Retningslinjerne erstatter reglerne om aflevering af geodata, som beskrevet i bekendtgørelse 1007 om arkiveringsversioner:

    Vejledninger

    Vejledning til bekendtgørelse nr. 1007 af 20. august 2016 om arkiveringsversioner (PDF)
    Vejledningen uddyber og eksemplificerer bekendtgørelsesteksten, som gennemgås punkt for punkt. Vejledningen er senest opdateret d. 11. august 2016.

    Dokumentvejledningen (PDF)
    Vejledningen beskriver hvordan afleveringen af dokumenter fra it-systemer håndteres. Vejledningen er et supplement til bekendtgørelse 1007, og kommer også med gode råd om håndtering af dokumentarkivet samt beskrivelse af hvilke filer, som altid må kasseres. Bemærk vejledningen gælder alene ved aflevering til Rigsarkivet. Vejledningen er udarbejdet i december 2015, og der er tale om en beta-version.

    Kort og godt – vejledninger

    Kort og godt om Views og SQL (PDF)
    Vejledning om views og SQL-forespørgsler, som indgår i arkiveringsversioner. Få svar på spørgsmål om, hvad forskellen er på views og SQL-forespørgsler samt hvorfor og hvordan de skal indgå i arkiveringsversionen.

    Kort og godt om datarensning (PDF)
    Vejledning om datarensning i arkiveringsversioner. Der må aldrig ændres på informationsindholdet af data uanset formålet, men der kan være tilfælde, hvor fejl skal rettes. Det giver vejledningen eksempler på – samt på tilfælde, hvor det ikke er tilladt at rette datafejl. (Bemærk, at der er tale om en beta-version, der kun omfatter aflevering til Rigsarkivet. Vejledningen vil senere blive sendt i høring hos § 7-arkiver.)m

    Kort og godt om test af arkiveringsversioner (PDF)
    Oversigt over mest almindelige fejl i arkiveringsversioner (PDF)
    Vejledning, som i kort form gennemgår, hvad der sker med en arkiveringsversion efter, at den er afleveret til Rigsarkivet. Herudover indeholder en oversigt med de mest almindelige fejl i arkiveringsversioner. Myndigheder og leverandører kan med fordel gennemgå oversigten før en arkiveringsversion afleveres til Rigsarkivet.

    Vejledning om aflevering af kommuner og regioners digitale data og dokumenter (PDF)
    Vejledning til kommuner og regioner der afleverer arkiveringsversioner af it-systemer til Rigsarkivet. Introduktion til udformning af en arkiveringsversion samt hvordan en afleveringssag forløber.

    Kort og godt om aflevering til Rigsarkivet

    Hør områdeleder Jan Dalsten Sørensen fortælle om, hvad en arkiveringsversion er. Videoen er en introduktion til dig, der måske ikke har prøvet at aflevere til Rigsarkivet før eller bare gerne vil have det genopfrisket.

    Kort og godt om aflevering af it-systemer – for kommuner (PDF)
    Kort og godt om aflevering af it-systemer – for regioner (PDF)
    Vejledning der kort redegør for hvad en arkiveringsversion er, hvordan en aflevering foregår og hvad den kommunale/regionale myndigheds opgave er.

    Paradigmer (standardmodeller)

    Oversigt over paradigmer (standardmodeller) for kommunale it-systemer (PDF)

  • Udlevering af arkiveringsversionsID'er til offentlige arkiver

    Alle arkiveringsversioner er identificeret med et arkiveringsversionsID som uddeles af Statens Arkiver. Offentlige arkiver kan få udleveret et eller flere numre ved henvendelse til Statens Arkiver ArkiveringsversionsID – procedure for uddeling (PDF)

  • Indexfiler der skal indgå i arkiveringsversionen

    I arkiveringsversionen skal indgå indexfiler til beskrivelse og dokumentation af arkiveringsversionen.

    Programmer til indtastning af indexfiler

    Der er udarbejdet programmer til produktion af disse filer:

    Download program til produktion af arkivbeskrivelsesfilen (archiveindex) (ZIP)

    Download program til produktion af kontekstdokumentationsfilen (contextDocumentationIndex) (ZIP)

    Arkivbeskrivelsesfilen – FORM-koder

    I arkivbeskrivelsesfilen indgår en opmærkning af koder fra Den FællesOffentlig ReferenceMode (FORM).

     Læs mere om FORM og find koder på modellens hjemmeside

    Xml-skemaer til validering af indexfiler

    I arkiveringsversionen skal der indgå xml-skemaer til validering af indexfilerne.

    Hent skemaer til validering af indexfiler (ZIP)

    Geodata

    I arkiveringsversioner af geodata (gml), skal der indgå skemaer, der definere gml-standarden specificeret i ‘Anvisning i aflevering af geodata til Rigsarkivet’. Disse skemaer er pakket i en samlet zipfil:

    Download skemaer, der definerer gml-standard (ZIP-FIL)

  • Eksempler på arkiveringsversioner
  • Test af arkiveringsversioner

    Ada, Rigsarkivets testprogram, kan anvendes til test af arkiveringsversionen inden den afleveres til arkivet, så fejl og mangler fanges inden aflevering.

    Læs mere om Ada og download programmet

  • Aflevering til Rigsarkivet

    Kommunale og regionale myndigheder kan aflevere arkiveringsversioner af bevaringsværdige it-systemer til Rigsarkivet mod betaling af vederlag til dækning af arkivets omkostninger. Se oplysninger om vederlagt til højre på siden. Ved aflevering overtager Rigsarkivet ansvaret for den fremtidige opbevaring af arkiveringsversionerne og for at stille dem til rådighed for borgere, myndigheder og forskere. Kommuner og regioner skal derfor ikke kalkulere med yderligere udgifter til at opfylde deres forpligtelser på området.

    Sådan forløber en aflevering til Rigsarkivet

    • Kommunen udfylder blanketten Aflevering af arkiveringsversioner af it-system (se nederst på siden) til Rigsarkivet, som angiver, at kommunen/regionen er indforstået med Rigsarkivets opkrævning af vederlag for opgaven.
    • Rigsarkivet sender en kvittering for kommunens ønske om aflevering til kommunens/regionens hovedpostkasse.
    • Rigsarkivet kontakter kommunen/regionen for at indgå aftale om indholdet i arkiveringsversionen. Dette kan enten ske telefonisk eller ved et afleveringsmøde. Det er ofte hensigtsmæssigt, at kommunens leverandør deltager, når der skal træffes aftale om dataudtrækket, dokumentation mv..
    • På baggrund af de aftaler som indgås, udarbejder Rigsarkivet en afleveringsbestemmelse, som specificerer indholdet i arkiveringsversionen samt fastsætter afleveringstidspunktet.
    • Kommunen/regionen eller dennes leverandør udtrækker data fra systemet og producerer en arkiveringsversion i henhold til afleveringsbestemmelsen og bekendtgørelse nr. 1007 af 20. august 2010 om arkiveringsversioner.
    • Kommunen/regionen eller dennes leverandør tester arkiveringsversionen med Rigsarkivets testværktøj, Ada. Formålet er, at teste om bestemmelserne i bekendtgørelse nr. 1007og afleveringsbestemmelsen er overholdt.
    • Kommunen/regionen afleverer arkiveringsversionen til Rigsarkivet. Rigsarkivet anbefaler, at arkiveringsversionen sendes anbefalet/rekommenderet eller overbringes personligt med følgende modtager og adresse: Rigsarkivet, DBO, Testværkstedet, Rigsdagsgården 9, 1218 København K. Der må IKKE angives navn på sagsbehandleren som attention. Denne følgeseddel skal vedlægges afleveringen i udfyldt form: Følgeseddel til arkiveringsversion (Word)
      Ved forsendelse med post skal arkiveringsversionen krypteres, hvis den indeholder persondata eller andre typer følsom information. Data krypteres med BitLocker eller VeraCrypt. Kode til dekryptering skal sendes separat.
    • Rigsarkivet tester arkiveringsversionen og godkender den, når alle bestemmelser er overholdt.

    Se vejledningsmateriale under afsnittet ‘Lovgivning og vejledninger’.

    Aflevering af arkiveringsversion af data fra et it-system til Rigsarkivet

    Ved indsendelse af blanket om aflevering af arkiveringsversion til Rigsarkivet erklærer kommunen sig indforstået med opkrævning af vederlag for afleveringen i henhold til bek. nr. 1036 af 22. oktober 2004 om vederlag for opbevaring af kommunale arkivalier i Rigsarkivet. Felter markeret med * skal altid udfyldes.
    • Oplysninger om kommunen

    • Oplysninger om kommunens kontaktperson

    • Oplysninger om det system, som ønskes afleveret til Rigsarkivet

    • Der skal udfyldes en blanket for hvert system, som ønskes afleveret.
    • Angiv yderårene for arkiveringsversionen
  • Udtræksprogram - 'Database Preservation Toolkit'

    Udtræksværktøjet Database Preservation Toolkit (DBPTK) er et program, der kan anvendes til at at trække dataindhold, datastrukturer og metadata fra forskellige database management systemer ud til en række bevaringsformater, herunder udtræk til arkiveringsversioner jf bestemmelserne i bkg. 1007 af 20. august 2010.

    Værktøjet er frit tilgængeligt på database-preservation.com, hvor du kan læse mere om programmet. Vær opmærksom på, at det er open source værktøj, som hele tiden vil være i udvikling.

     

    Vejledning om Database Preservation Toolkit (PDF)
    Introduktion til udtræksværktøjet og bevaringsformatet SIARD DK. Vejledningen giver også et eksempel på udtræk.

    Database Preservation Toolkit er udarbejdet af EU-projektet E-ARK (European Archival Records and Knowledge Preservation).

    Bemærk venligst, at Rigsarkivet fraskriver sig ethvert ansvar for fejl, som skulle opstå i forbindelse med anvendelsen af programmet.

  • Leverandørliste

    Leverandørlisten indeholder oplysninger om leverandører, der har udarbejdet og fået godkendt en eller flere arkiveringsversioner af it-systemer efter reglerne i bekendtgørelse nr. 1007 om arkiveringsversioner på vegne af myndigheder. Oversigten er sidst opdateret juni 2017.

    Leverandører, der ønsker at stå på listen eller har ønsker til ændringer af teksten, bedes rette henvendelse til mailbox@sa.dk.

    Leverandøroversigt (PDF)