Aflevering af papirarkivalier
Ved afleveringen overtager Rigsarkivet ansvaret for den fremtidige bevaring af arkivalierne og for at stille dem til rådighed for borgere og myndigheder, herunder til forskningsformål. Kommuner og regioner skal derfor ikke kalkulere med yderligere udgifter til at opfylde deres forpligtelse på området.
+ Åben alle- Luk alle
-
Sådan forløber en afleveringssag
- Kommunen/regionen udfylder blanketten Aflevering af papirarkivalier til Rigsarkivet (se nederst på siden) som angiver, at kommunen/regionen er indforstået med Rigsarkivets opkrævning af vederlag for opgaven.
- Rigsarkivet sender en kvittering for kommunens/regionens ønske om aflevering til kommunens/regionens hovedpostkasse.
- Rigsarkivet kontakter kommunen/regionen for at indgå aftale om omfanget af afleveringen. Dette kan enten ske telefonisk eller ved et afleveringsmøde.
- På baggrund af de aftaler som indgås, udarbejder Rigsarkivet udarbejder en afleveringsbestemmelse, som specificerer indholdet i afleveringen, og præciserer vilkårene for aflevering.
- Sammen med afleveringsbestemmelsen sender Rigsarkivet anvisninger om kommunens/regionens udførelse af det afleveringsforberedende arbejde, herunder on-line indtastning af oplysninger om arkivalierne i Rigsarkivets database Daisy.
- Når arkivalierne er ordnet, pakket og fortegnet i arkivdatabasen Daisy i overensstemmelse med anvisningerne, godkender Rigsarkiv det afleveringsforberedende arbejde, – eventuelt efter udbedring af fejl og mangler.
- De klargjorte arkivalier afleveres i Rigsarkivet magasin, hvor der foretages en kontrol Rigsarkivet kvitterer for modtagelsen af arkivalierne og hermed også ansvaret for dem. Kommunen/regionen modtager en opkrævning på det beregnede vederlag.
-
Vilkår for aflevering
Betalingsvilkår for sagsbehandling og opbevaring af kommunale/regionale arkivalier fremgår af:
Servicedeklaration for aflevering af kommunale arkivalier til Rigsarkivet
-
Lovgivning
Vælger en kommunal/regional myndighed at aflevere sine arkivalier til Rigsarkivet, skal afleveringen overholde:
Bekendtgørelse nr. 189 af 7. marts 2018 om vederlag for opbevaring af kommunale og regionale arkivalier i Rigsarkivet (link til Retsinformation)
Rigsarkivet stiller følgende krav til materialekvaliteten af arkivæsker, som anvendes ved aflevering:
Arkivæsker – materialekvalitet ved aflevering af arkivalier
Arkivæsker – Bilag til materialekvalitet ved aflevering af arkivalier
-
Blanket til aflevering