Aflevering af papirarkivalier

Ved afleveringen overtager Rigsarkivet ansvaret for den fremtidige bevaring af arkivalierne og for at stille dem til rådighed for borgere og myndigheder, herunder til forskningsformål. Kommuner og regioner skal derfor ikke kalkulere med yderligere udgifter til at opfylde deres forpligtelse på området.

 

+ Åben alle- Luk alle
  • Sådan forløber en afleveringssag
    1. Kommunen/regionen udfylder blanketten Aflevering af papirarkivalier til Rigsarkivet (se nederst på siden) som angiver, at kommunen/regionen er indforstået med Rigsarkivets opkrævning af vederlag for opgaven.
    2. Rigsarkivet sender en kvittering for kommunens/regionens ønske om aflevering til kommunens/regionens hovedpostkasse.
    3. Rigsarkivet kontakter kommunen/regionen for at indgå aftale om omfanget af afleveringen. Dette kan enten ske telefonisk eller ved et afleveringsmøde.
    4. På baggrund af de aftaler som indgås, udarbejder Rigsarkivet udarbejder en afleveringsbestemmelse, som specificerer indholdet i afleveringen, og præciserer vilkårene for aflevering.
    5. Sammen med afleveringsbestemmelsen sender Rigsarkivet anvisninger om kommunens/regionens udførelse af det afleveringsforberedende arbejde, herunder on-line indtastning af oplysninger om arkivalierne i Rigsarkivets database Daisy.
    6. Når arkivalierne er ordnet, pakket og fortegnet i arkivdatabasen Daisy i overensstemmelse med anvisningerne, godkender Rigsarkiv det afleveringsforberedende arbejde, – eventuelt efter udbedring af fejl og mangler.
    7. De klargjorte arkivalier afleveres i Rigsarkivet magasin, hvor der foretages en kontrol Rigsarkivet kvitterer for modtagelsen af arkivalierne og hermed også ansvaret for dem. Kommunen/regionen modtager en opkrævning på det beregnede vederlag.
  • Prisoverslag for aflevering til Rigsarkivet

    Rigsarkivet har lavet et værktøj (beregningsmodel), der kan hjælpe kommuner og regioner med at estimere udgifterne til at lade Rigsarkivet arkivere papirarkivalier eller digitale data.

    Beregningsmodel

    Sådan beregner I et prisestimat for aflevering til arkiv

    I skal kende følgende oplysninger for at kunne beregne en overslagspris for arkivering:

    Digitale arkivalier

    Arkivets størrelse i gigabyte
    It-systemets kompleksitet – Værktøjet guider jer til at afklare/definere systemets tilstand ved hjælp af en række kriterier
    Prisen for udarbejdelse af en arkiveringsversion – uanset om I selv står for opgaven, eller I anvender en leverandør

    Papirarkivalier

    Arkivets størrelse i hyldemeter
    Papirarkivets ordningstilstand – Værktøjet guider jer til at afklare/definere ordningstilstanden ved hjælp af en række kriterier
    En eventuel pris for transport af arkivalierne til arkiv – uanset om kommunen/regionen selv står for transporten eller anvender en leverandør.

    Hvis I ønsker at anvende en eller flere eksterne leverandører til at løse opgaver i afleveringsprocessen, fx pakning og registrering af arkivalier eller opbevaring af arkivalier på et lagerhotel eller hos et arkivfællesskab, skal I også kende prisen fra leverandøren.

    Vi anbefaler, at I altid indhenter et konkret tilbud fra to eksterne leverandører, hvis I ikke selv vil stå for opgaven. Kun med et konkret tilbud kan I lave et retvisende budget.

    Hvis I ønsker selv at løse nogle af opgaverne, skal I enten estimere en pris/udgift herfor, eller I kan regne med 0 DKK.

    Rigsarkivet modtager gerne kommentarer og spørgsmål til værktøjet, der kan sendes til: mailbox@sa.dk.

    Formål

    Kommuner og regioner har efterspurgt bistand til at estimere priser for arkivering af papirarkivalier eller digitale data i Rigsarkivet. Derfor har Rigsarkivet lavet et værktøj (en beregningsmodel), som kommuner og regioner kan anvende til at estimere udgifterne.

    Formålet med værktøjet er først og fremmest, at en kommune eller region kan beregne sine udgifter til arkivering i Rigsarkivet. Der er sket en nedbrydning af arkiveringsopgaven, så det er blevet mere gennemsigtigt, hvad den dækker over. Modellen giver et generelt overblik over de væsentligste trin i arkiveringsprocessen. Arkiveringsprocessen er opdelt i tre faser: Klargøring, Aflevering og Opbevaring, herunder adgangssagsbehandling og udlevering. Hver fase består af en række opgaver, som fremgår af værktøjet.

    Værktøjet kan derfor også bruges til at beregne udgifterne til selv at varetage opgaven. I den forbindelse skal kommunen eller regionen være opmærksom på, at dens udgifter til fx opbevaring af papirarkivalier kan variere, og at den selv afgør, hvor mange ressourcer der skal afsættes til at stille data til rådighed igen.

    Modellen er udarbejdet med bidrag fra blandt andet en række kommuner, der afleverer til Rigsarkivet.

  • Vilkår for aflevering
  • Lovgivning

    Vælger en kommunal/regional myndighed at aflevere sine arkivalier til Rigsarkivet, skal afleveringen overholde:

    Bekendtgørelse nr. 189 af 7. marts 2018 om vederlag for opbevaring af kommunale og regionale arkivalier i Rigsarkivet (link til Retsinformation)

    Rigsarkivet stiller følgende krav til materialekvaliteten af arkivæsker, som anvendes ved aflevering:

    Arkivæsker – materialekvalitet ved aflevering af arkivalier

    Arkivæsker – Bilag til materialekvalitet ved aflevering af arkivalier

  • Blanket til aflevering

    Aflevering af kommunale og regionale papirarkivalier til Rigsarkivet

    Ved indsendelse af blanket med ønske om aflevering af papirarkivalier til Rigsarkivet erklærer kommunen/regionen sig indforstået med opkrævning af vederlag for afleveringen i henhold til bek. nr. 1036 af 22. oktober 2004 om vederlag for opbevaring af kommunale arkivalier i Rigsarkivet. Felter med * skal altid udfyldes.
    • Oplysninger om kommunen/regionen

    • Oplysninger om kommunens/regionens kontaktperson

    • Oplysninger om arkivalierne

    • Angiv navn på arkivalier, fx journalsager, personsager eller lignende.
    • Angivelse af start og slutår for arkivalierne. Bemærk, at Rigsarkivet kun modtager arkivalier, som ikke længere er i administrativt brug.
    • Date Format: DD slash MM slash YYYY