Aflevering af papirarkivalier

Ved afleveringen overtager Rigsarkivet ansvaret for den fremtidige bevaring af arkivalierne og for at stille dem til rådighed for borgere og myndigheder, herunder til forskningsformål. Kommuner og regioner skal derfor ikke kalkulere med yderligere udgifter til at opfylde deres forpligtelse på området.

• Sådan forløber en afleveringssag

  1. Kommunen/regionen udfylder blanketten Aflevering af papirarkivalier til Rigsarkivet (se nederst på siden) som angiver, at kommunen/regionen er indforstået med Rigsarkivets opkrævning af vederlag for opgaven.
  2. Rigsarkivet sender en kvittering for kommunens/regionens ønske om aflevering til kommunens/regionens hovedpostkasse.
  3. Rigsarkivet kontakter kommunen/regionen for at indgå aftale om omfanget af afleveringen. Dette kan enten ske telefonisk eller ved et afleveringsmøde.
  4. På baggrund af de aftaler som indgås, udarbejder Rigsarkivet udarbejder en afleveringsbestemmelse, som specificerer indholdet i afleveringen, og præciserer vilkårene for aflevering.
  5. Sammen med afleveringsbestemmelsen sender Rigsarkivet anvisninger om kommunens/regionens udførelse af det afleveringsforberedende arbejde, herunder on-line indtastning af oplysninger om arkivalierne i Daisy, Dansk arkivalierinformationssystem.
  6. Når arkivalierne er ordnet, pakket og fortegnet i Daisy i overensstemmelse med anvisningerne, godkender Rigsarkiv det afleveringsforberedende arbejde, – eventuelt efter udbedring af fejl og mangler.
  7. De klargjorte arkivalier afleveres i Rigsarkivet magasin, hvor der foretages en kontrol Rigsarkivet kvitterer for modtagelsen af arkivalierne og hermed også ansvaret for dem. Kommunen/regionen modtager en opkrævning på det beregnede vederlag.

• Vilkår for aflevering

  Betalingsvilkår for sagsbehandling og opbevaring af kommunale/regionale arkivalier fremgår af:

  Servicedeklaration for aflevering af kommunale arkivalier til Rigsarkivet

  Bekendtgørelse nr. 1036 af 22. oktober 2004 bekendtgørelse om vederlag for opbevaring af kommunale arkivalier i Statens Arkiver

• Lovgivning

  Vælger en kommunal/regional myndighed at aflevere sine arkivalier til Rigsarkivet, skal afleveringen overholde:

  Bekendtgørelse nr. 925 af 6. september 2004 om aflevering af offentlige arkivalier

  Rigsarkivet stiller følgende krav til materialekvaliteten af arkivæsker, som anvendes ved aflevering:

  Arkivæsker – materialekvalitet ved aflevering af arkivalier

  Arkivæsker – Bilag til materialekvalitet ved aflevering af arkivalier

• Blanket til aflevering

  Aflevering af kommunale og regionale papirarkivalier til Rigsarkivet

  Ved indsendelse af blanket med ønske om aflevering af papirarkivalier til Rigsarkivet erklærer kommunen/regionen sig indforstået med opkrævning af vederlag for afleveringen i henhold til bek. nr. 1036 af 22. oktober 2004 om vederlag for opbevaring af kommunale arkivalier i Rigsarkivet. Felter med * skal altid udfyldes.

  • Oplysninger om kommunen/regionen

  • Navn*
  • Adresse*
    Adresselinje Postnr. By
  • Officielle e-mailadresse*

  • Oplysninger om kommunens/regionens kontaktperson

  • Navn*
  • Direkte e-mailadresse*
  • Direkte telefonnummer*

  • Oplysninger om arkivalierne

  • Navn på arkivalierne*
    Angiv navn på arkivalier fx. journalsager, personsager eller lignende
  • Datering af arkivalierne
    Angivelse af start og slutår for arkivalierne. Bemærk, at Rigsarkivet kun modtager arkivalier, som ikke længere er i administrativt brug.
  • Evt. supplerende oplysninger
  • Dato for indsendelse af blanketten*