Lån arkivalier til administrativt brug

Myndighedslån. Ministerier, styrelser, kommuner, regioner og andre myndigheder samt private virksomheder, institutioner og foreninger kan hjemlåne papirarkivalier, de har afleveret til Rigsarkivet.

Hvem kan låne?

Ministerier, styrelser, kommuner, regioner og andre myndigheder samt private virksomheder, institutioner og foreninger kan hjemlåne papirarkivalier, de som arkivskaber har afleveret til Rigsarkivet.

Myndigheder kan desuden bestille og låne arkivalier, der er afleveret fra andre myndigheder, hvis arkivalierne er relateret til sagsområder, som myndigheden helt eller delvist har overtaget.

Bliv oprettet som låner

For at kunne låne arkivalier til administrativt brug skal en myndighed eller privat virksomhed/institution/forening oprettes som myndighedslåner.

Når en myndighed eller privat aktør opretter sig som låner for at kunne foretage et myndighedslån, skal en medarbejder registreres som låneberettiget medarbejder. Den låneberettigede medarbejder vil få en brugerprofil hos Rigsarkivet og mulighed for at bestille arkivalier via arkivdatabasen Daisy.

Det er muligt at have flere låneberettigede medarbejdere på én gang.

Bliv oprettet som låner

Låners ansvar

Det er den offentlige myndighed eller private institutions eget ansvar at vedligeholde de relevante oplysninger i medarbejdernes brugerprofiler, og det er den offentlige myndighed eller private institution, der er ansvarlig for, at de regler, der gælder for udlånet, bliver overholdt i forbindelse med myndighedslån.

+ Åben alle- Luk alle

• Bestilling af arkivalier

  Arkivalier skal bestilles via arkivdatabasen Daisy.

  Bistand til at finde ud af, hvilken arkivpakke det ønskede arkivmateriale befinder sig i

  Hvis låner har behov for bistand til at finde ud af, i hvilken arkivpakke en ønsket sag eller andet arkivmateriale befinder sig, tilbyder Rigsarkivet mod betaling at gennemføre de nødvendige undersøgelser for at identificere den ønskede arkivpakke. Sådanne undersøgelser udføres efter reglerne for indtægtsdækket virksomhed.

  Se priser og bestil arkivundersøgelser her

• Arkivalierne kan scannes eller hjemlånes

  Når arkivalierne er bestilt i arkivdatabasen Daisy, modtager låner en kvittering og kan da vælge mellem:

  • Scanning: Mod betaling scanner Rigsarkivet materialet og sender en kopi til låners sikre e-postadresse.
  • Hjemlån: Låner afhenter og returnerer selv arkivæskerne på det arkiv, hvor arkivalierne opbevares.
    • Hjemlånte arkivalier er kun til brug på myndighedens officielle adresse. Arkivalierne må af sikringshensyn ikke bringes til private hjem.

  Læs mere her om bestilling af scanning for myndigheder

• Afhentning og returnering af bestilte arkivalier

  Hvis låner vælger at hjemlåne de bestilte arkivalier, er det låner selv, der skal stå for afhentning og returnering.

  Afhentning og returnering skal ske:

  • på det arkiv, der opbevarer de bestilte arkivalier.
  • via låners egne medarbejdere. Ved afhentning og returnering skal myndighedens eller den private aktørs medarbejder fremvise dokumentation for sit ansættelsesforhold hos låner for at få udleveret det bestilte materiale.
  • inden for udlånets åbningstider.

  Adresser og åbningstider for udlån til offentlige og private arkivskabere

• Hvor lang tid kan jeg låne arkivalierne?

  Rigsarkivets regler for udlån af arkivalier bestemmer:

  • Hvor mange arkivalier du må bestille
  • Hvor lang udlånsperioden er
  • Hvilke muligheder der er for at forlænge låneperioden.

  Se regler for udlån af arkivalier

• Håndtering af hjemlånte arkivalier

  • De hjemlånte sager skal ved afleveringen være af helt samme indhold og i samme stand som ved udleveringen.
  • Den orden, arkivalierne er lagt i arkivæsken i, skal være intakt, når arkivalierne returneres.
  • Det påhviler myndigheden at opbevare hjemlånte arkivalier klart adskilt fra egne sager.
  • Det hjemlånte materiale skal opbevares på en måde, så det er sikret imod tyveri.
  • Materialet hjemlånes udelukkende til myndighedens eget brug, og materialet må derfor ikke tilgå en anden myndighed eller andre uvedkommende.
  • Myndigheden har selv ansvar for, at hjemlånt arkivmateriale transporteres, opbevares, håndteres og benyttes i overensstemmelse med arkivlovgivningens bestemmelser og Rigsarkivets regler for håndtering og benyttelse af arkivmateriale. Se “At omgås arkivalier” på siden Regler på læsesalen.
  • Myndigheden hæfter for udgifter til genordning, hvis der ved tilbagelevering er ødelagte æsker, hvis Rigsarkivet skal bruge tid på at bringe arkivalierne i orden etc.

• Særligt for digitalt skabte data

  Digitalt skabte data, det vil sige arkiveringsversioner af data og dokumenter fra myndighedernes it-systemer, kan ikke hjemlånes.

  Hvordan kan myndigheder anvende digitalt skabte data?

  1. Opslag i programmet Sofia på læsesalene

  Myndigheden kan gratis lave opslag i programmet Sofia på en af Rigsarkivets læsesale.

  Se “Sådan anvender du myndighedsdata” på siden Myndighedsdata – introduktion

  2. Køb af kopi

  Mod betaling kan myndigheden få lavet kopier af digitale data hos Rigsarkivet.

  Kopiering af arkivalier

  3. Køb af arkivundersøgelse

  Mod betaling kan myndigheden få udført en arkivundersøgelse i digitale arkivalier hos Rigsarkivet.

  Arkivundersøgelse

  Hvordan bestilles digitale data?

  Digitalt skabte data, der er afleveret til Rigsarkivet, kan fremfindes i arkivdatabasen Daisy, men de skal bestille på en særlig blanket.

  Bestillingsblanket til digitale arkivalier

  Se særlige regler for brug og Bestilling af arkivalier fra amterne (1993-2006). (Kun relevant for amternes efterfølgermyndigheder).

  Kræver det tilladelse at benytte digitalt skabte data?

  Digitale arkivalier er omfattet af arkivlovens tilgængelighedsregler.

  Offentlige myndigheder vil umiddelbart kunne få adgang til digitale arkivalier, de selv har afleveret, såfremt disse ikke indeholder oplysninger om enkeltpersoners rent private forhold.

  Hvis arkivaliet indeholder oplysninger om enkeltpersoners rent private forhold, skal myndigheden søge om adgang til arkivaliet i henhold til arkivlovens § 34, ifølge hvilken Datatilsynet skal give samtykke til adgang.

  Ovenstående blanket til bestilling af digitale arkivalier skal altid benyttes. Rigsarkivet vurderer, om Datatilsynet skal høres, inden der kan gives adgang, og myndigheden vil blive underrettet.

  Ovenstående gælder også digitale arkivalier ført af andre myndigheder, vedrørende sagsområder som den myndighed, der ønsker adgang til arkivaliet, helt eller delvist har overtaget.