Myndighedsdata – introduktion

Myndighedsdata (digitalt skabte data) stammer fra IT-systemer, som myndighederne har brugt i deres sagsbehandling. Data afleveres som arkiveringsversioner, der indeholder en kopi af data, men ikke selve systemet, de er skabt i.

Rigsarkivet har siden begyndelsen af 1970’erne modtaget kopier af data fra alle offentlige myndigheders IT-systemer. Data er kilde til Danmarks nyeste historie og samfundsudvikling.

Myndighedsdata omfatter fagregistre, regnskabssystemer og ESDH-systemer (Elektroniske Sags- og Dokumenthåndteringssystemer) mm. ESDH- systemer har data om myndighedernes korrespondance, generelle administration og sagsbehandling.  Vi gør opmærksom på, at data også kan omfatte digitalt skabt materiale fra private arkivskabere.

Rigsarkivet står klar til at vejlede dig i brugen af disse data, både i forhold til hvordan du opnår adgang til data – mange gange vil der være behov for adgangsansøgning – og hvordan du kan anvende data til opslag og analyse.

Har du spørgsmål til brugen af digitalt skabte data, skal du skrive til Rigsarkivets Digital Service på mailboxdigitalservice@sa.dk.

Eksempler på vigtige digitale myndighedsdatasæt i Rigsarkivet

Statens Centrale Regnskabssystem fra Økonomistyrelsen indeholder data om statens pengeforbrug fordelt på konti for perioden 1976-1991 og 1992-2003 og kan anvendes til at analysere statens udgifter over tid og på flere områder.

Lønmodtagerregistret (ATP) indeholder oplysninger om lønmodtagere i Danmark og dækker løn- og pensionsforhold for perioden 1964-1978 og 1979-1983. Registeret kan anvendes til at analysere løn- og pensionsudvikling for danske lønmodtagere over tid.

Eksempler på spændende databaser

Klimadatabasen er en digitalt skabt og efterdigitaliseret database, der indeholder Danmarks Meteorologiske Instituts data om vejr og vind indsamlet i perioden 1872-2004. Klima står på den politiske dagsorden, og dataene kan anvendes til at analysere vejr- og vindudviklingen over tid.

Dødsårsagsregistrene indeholder oplysninger om dødsårsager i perioden 1943 og frem. Dødsårsagsregisteret fra 1970 og frem er blevet varetaget af henholdsvis Sundhedsstyrelsen, Statens Serum Institut og Sundhedsdatastyrelsen. Er du interesseret i data før 1970, findes de efterdigitaliserede data i Dødsårsagsregisteret fra 1943-1969, som stammer fra hulkort fra Statens Institut for Folkesundhed. Dataene kan anvendes til at analysere udviklingen i dødsårsager over tid.

 

+ Åben alle- Luk alle
  • Hvor finder og bestiller du data?

    Data, der er digitalt skabt, kan fremfindes i arkivdatabasen Daisy. Der kan foretages opslag i data via programmet Sofia, som er tilgængeligt på læsesalen. Du har også mulighed at bestille data.

    Digitalt skabte data kan kendes ved, at det er markeret med et lille CD-symbol, har et 5- eller 8-cifret arkiveringsversionsnummer og er registreret som arkivalietypen: “IT-system”.

    Når der søges efter data, er det en fordel at kende det korrekte navn på datasættet eller arkivskaberen. Fx hedder Sessionsregistret ikke kun Sessionsregister, men også Forsvarets Dag System. Søges der derfor ”kun” på Sessionsregister, vil de nyeste data ikke komme frem. Arkivskaberen har ligeledes ændret sig over tid. Digital Service yder gerne rådgivning og vejledning. Kontakt os via mail på mailboxdigitalservice@sa.dk.

    Rigsarkivet tilbyder også forskningsdata fra samfundsvidenskab og sundhedsvidenskab, læs mere her: Benyt Rigsarkivets surveydata og Rigsarkivet Sundhed. NB! Disse skal fremsøges i Søg i samlingerne. For kun at få forskningsdata vist i søgningen, afkryds først boksen ”Forskningsdata”.

    Bemærk, at der også findes andre former for data fra den offentlige administration end dem, der ligger i Rigsarkivets samling.

  • Hvad indeholder data?

    En arkiveringsversion er en bevaringsversion af myndighedsdata, hvilket vil sige, at myndigheden har lavet et udtræk af data fra deres IT-system og afleveret data til Rigsarkivet i en standardiseret afleveringsform.

    I alle datasæt findes:

    • Data, der er de oplysninger, som myndigheden har lagret i IT-systemet
    • Metadata, der beskriver, hvad data handler om
    • Dokumentation om it-systemet, der beskriver systemet og de data, det indeholder. Dokumentationen kan bl.a. indeholde tekniske oplysninger om systemet og oplysninger om, hvordan det har været anvendt hos myndigheden.

    NB! Selve IT-systemet afleveres ikke til Rigsarkivet, da det på sigt ikke er muligt at vedligeholde og opdatere alle de forskellige typer af software, applikationer og hardware, som myndighederne anvender.

  • Sådan anvender du data

    Du kan benytte data på følgende måder:

    Se særlige regler for Bestilling af arkivalier fra amterne (1993-2006).

    Opslag i Sofia på læsesalen

    Sofia er Rigsarkivets program til opslag og søgning i data. Sofia kan anvendes på Rigsarkivets læsesale.

    Du kan lave opslag i umiddelbart tilgængelige data i Sofia på læsesalen.

    Du skal søge om adgang til ’ikke umiddelbart tilgængelige’ data, før de kan ses i Sofia.

    Læs mere om, hvordan du anvender data i Sofia brugermanual.

    Assistance af Rigsarkivets medarbejder til enkelte opslag

    Rigsarkivet tilbyder, i begrænset omfang, at lave gratis enkeltopslag i data.

    Ønsker du at benytte denne mulighed, skal du under ‘Formål’ i adgangsansøgningen til ’ikke umiddelbart tilgængelige’ data oplyse:

    • Hvilken oplysning du ønsker
    • Hvad du ved i forvejen. Dette kan fx være navne på involverede, datoer (fx hvornår sagen foregik), brevnumre, emne (fx hvad sagen omhandlede), fødselsdato eller andre oplysninger.

    Rummer opslaget oplysninger om rent private forhold eller andre ikke umiddelbart tilgængelige informationer, skal du skrive under på nærmere bestemte vilkår for at få udleveret informationerne.

    Er angivne oplysninger ikke præcise nok til at opslaget umiddelbart kan give resultat, kan vi ikke lave opslaget for dig gratis. Til gengæld vil du modtage et tilbud om at få lavet en arkivundersøgelse mod betaling.

    Udlevering af kopi af data

    Frit tilgængelige data udleveres via Rigsarkivets filserver.

    Umiddelbart tilgængelige data udleveres på USB-stik, som du skal afhente på en læsesal.

    Du skal herefter selv indlæse datafilerne i en database på en Microsoft SQL Server 2000 eller nyere. Du kan anvende hjælpeprogrammet SQL Converter. Efterfølgende kan du benytte programmer som fx Access eller Microsoft SQL Server Management Studio til at lave søgninger i databasen.

    Ønsker du at anvende data i et statistikprogram, som SAS eller SPSS, kan du benytte hjælpeprogrammet CSV Converter til at konvertere data til tegnseparerede filer.

    Download SQL Converter.

    Hent vejledning til SQL Converter (pdf).

    Download CSV Converter.

    Hent vejledning til CSV Converter (pdf).

  • Hvordan behandler Rigsarkivet bestillinger om data?

    Når Rigsarkivet modtager din bestilling, foretager vi en vurdering af, om data er umiddelbart tilgængelige efter arkivlovens bestemmelser.

    Hvis du får adgang, foretager Rigsarkivet en tilgængeliggørelse af data.

    Ekspeditionstiden er ca. 1-2 måneder, da oparbejdning af data tager op til 3 uger, og der ofte skal indhentes samtykke til videregivelse af data fra Datatilsynet og den dataejende myndighed.

Du bestiller data ved at udfylde følgende bestillingsblanket: Myndighedsdata – bestil her.