Vejledning til journalsystemer

Rigsarkivet har dokumenteret hele den statslige forvaltnings arbejde ved indsamling af sagsakter, dokumenter og registreringssystemer. Materialet er samlet i journalsystemer.

Journalsystemer har typisk har været brugt til dokumentation af sagsbehandling, beslutninger og processer. De består af en registreringsdel med søgbare informationer om sager, dokumenter, kontaktpersoner mv., samt en dokumentdel med sagens dokumenter. Der findes journalsystemer med både elektroniske dokumenter (fra ca. år 2000 og frem) og analoge dokumenter (før ca. år 2000). Journalsystemerne indeholder typisk myndighedernes dokumentation af deres forvaltningsområde, beslutninger, tilskudssager etc.

Søg og bestil

Data skal fremsøges og bestilles i arkivdatabasen Daisy, der er en fortegnelse over alle Rigsarkivets data – både digitale og analoge. Ifølge arkivloven er data frit tilgængelige, når data er ældre end 20 år, for personoplysninger dog først efter 75 år. Der kan gives adgang til yngre data, men det kræver, at du søger særlig adgang hos Rigsarkivet.

+ Åben alle- Luk alle
  • Søg i Daisy

    Du kan finde alt der er afleveret til Rigsarkivet på Daisy.dk. Data er struktureret efter den myndighed, der i sin tid har skabt data, men du kan også søge kronologisk eller direkte på navnet på data. Et lille ”CD-Rom-symbol” angiver, at der er tale om digitale data.

  • Adgangsregler

    Du kan få adgang til data, der ikke er frit tilgængelige, ved at søge om dispensation ved Rigsarkivet. Rigsarkivet skal indhente tilladelse ved den myndighed, der har afleveret data, hvis data er yngre end 20 år. Hvis der er personoplysninger i, og data er yngre end 75 år, skal Datatilsynet også høres. Søg om adgang.

    Dispensation gives personligt til den, der har søgt om adgang. Derfor skal alle, som skal have adgang til data, have tilladelse af Rigsarkivet. Husk derfor at søge om adgang til alle, der har brug for at se data fra starten.

  • Dokumentation

    Rigsarkivets data er struktureret som databaser, og de er dokumenteret ensartet ud fra Rigsarkivets bevaringsstandarder. Alle tabeller og kolonner er dokumenteret, så man kan forstå, hvad de indeholder. Disse data er endnu ikke tilgængelige via Internettet, og du kan henvende dig til forskerservice på forskningsservice@sa.dk hvis du er interesseret i dokumentation af specifikke data.

  • Formater

    Data er struktureret i Rigsarkivets særlige xml-baserede bevaringsformat, der kan læses i Rigsarkivets database-program Sofia. Før man kan søge i et journalsystem skal Rigsarkivet gøre det klart til at søge i, dette arbejde tager typisk et par uger. Kontakt Rigsarkivet hvis du har specielle ønsker til søgemuligheder.

Adgang til data

Du kan søge i de enkelte journalsystemer i programmet Sofia på Rigsarkivets læsesale.

Hvis det er enkelte sager, du er interesseret i, og du har en idé om, hvordan sagen kan findes, f.eks. et journalnummer, et emne eller lignende, kan Rigsarkivet ved mindre, ukomplicerede forespørgsler søge sagen frem, og sende den via e-boks. Større og komplicerede undersøgelser udføres mod betaling.

Vejledning

Du kan kontakte Forskningsservice, hvis du har brug for vejledning i indholdet af vores samling. Det kan f.eks. være et bestemt tema, du gerne vil have belyst og har brug for at vide, hvilke data Rigsarkivet har om det pågældende tema. Du kan også få tilsendt variabelbeskrivelser fra specifikke data. Skriv til forskningsservice@sa.dk. Hvis vejledningen er meget omfattende, kan Rigsarkivet kræve betaling for det. I så fald vil der blive indgået en aftale om timeforbrug etc.