Aflevering af databaser, dokumenter mv

Databaser, interviews, dokumentsamlinger mv, som Rigsarkivet har truffet bevaringsbeslutning for, skal afleveres i kopi som en arkiveringsversion.

Hvad er en arkiveringsversion

En arkiveringsversion er et udtræk af data og dokumenter suppleret med dokumentation af data. Udtrækket kaldes en arkiveringsversion, og skal afleveres i et bestemt teknisk format fastlagt af Rigsarkivet.

Alle krav til en arkiveringsversion fremgår af bilag 1-8 i bekendtgørelse nr. 128 om aflevering af arkiveringsversioner til Rigsarkivet.

Mindre dokumentsamlinger, som er skabt i forbindelse med forskning, kan afleveres som en del af institutionens ESDH-system efter aftale med Rigsarkivet.

Hvilke typer forskningsdata skal afleveres som en arkiveringsversion?

Forskningsdata der er skabt eller lagret i databaser, kvalitative interviews og dokumentsamlinger skal afleveres som en arkiveringsversion efter reglerne i Bekendtgørelse nr. 128 om arkiveringsversioners bilag 1-8.

Det vil fremgå af afleveringsbestemmelsen, som I modtager fra Rigsarkivet, om jeres forskningsdata skal afleveres som en arkiveringsversion.

+ Åben alle- Luk alle
  • Sådan forløber en aflevering af arkiveringsversion (forskningsdata)
    1. Rigsarkivet sender en bevaringsbestemmelse til myndigheden (cc. forskeren/kontaktperson) med information om, at myndigheden skal skabe to indeksfiler i xml format: en arkivbeskrivelsesfil og en kontekstdokumentationsfil.
    2. Myndigheden validerer indeksfilerne. Hvis Rigsarkivets programmer til skabelse af indeksfilerne anvendes vil valideringen ske automatisk.
    3. Indeksfilerne indsendes til Rigsarkivet og Rigsarkivet kvalitetstjekker, før der sendes en godkendelse af indeksfilerne til myndigheden (cc. forskeren/kontaktperson).
    4. Rigsarkivet udsteder en afleveringsbestemmelse, som angiver hvilke data der skal afleveres, hvornår de skal afleveres (og hvordan de skal afleveres). Det vil fremgå af afleveringsbestemmelsen, hvis data skal afleveres som en arkiveringsversion.
    5. Myndigheden skaber arkiveringsversionen evt. ved brug af en leverandør.
    6. Myndigheden eller dennes leverandør tester arkiveringsversionen med Ada, Rigsarkivets testprogram.
    7. Myndigheden afleverer arkiveringsversionen til Rigsarkivet. Rigsarkivet anbefaler, at arkiveringsversionen sendes anbefalet/rekommenderet eller overbringes personligt med følgende modtager og adresse: Rigsarkivet, Digital Bevaring, Testværkstedet, Rigsdagsgården 9, 1218 København K Der må IKKE angives navn på sagsbehandleren som attention. Afleveringen vedlægges en følgeseddel i udfyldt form:
      Word-ikon Følgeseddel til arkiveringsversion
      Ved forsendelse med post skal arkiveringsversionen krypteres, hvis den indeholder persondata eller andre typer følsom information. Data krypteres med BitLocker eller VeraCrypt. Kode til dekryptering skal fremsendes separat.
    8. Rigsarkivet kvitterer for modtagelsen af arkiveringsversionen.
    9. Rigsarkivet tester arkiveringsversionen. Hvis det viser sig at der er fejl, som skal rettes, vil myndigheden blive kontaktet og bedt om at rette fejlene.
    10. Rigsarkivet godkender arkiveringsversionen, når alle bestemmeler er overholdt.
  • Lovgivning og vejledninger
  • Eksempler på arkiveringsversioner

    Eksemplerne viser hvordan data fra forskellige typer af systemer vil se ud i en arkiveringsversion, som følger bekendtgørelse nr. 128. Eksemplerne er pakket i zip-filer til download.

    Download eksempel på arkiveringsversion af et system uden dokumenter (AVID.SA.18001.1)

    Download eksempel på arkiveringsversion af et system med dokumenter (AVID.SA.18004.1)

    Zip-ikon Download eksempel på arkiveringsversion af lille dokumentsamling (AVID.SA.18006.1)

     

  • Indtastningsprogrammer til at skabe indeksfiler

    Som det første i aflevering af forskningsdata skal du udfylde to indeksfiler i XLM format, som giver oplysninger om data og den tilhørende dokumentation: en arkivbeskrivelsesfil og en kontekstdokumentationsfil.

    Indeksfilerne skal godkendes af Rigsarkivet, før de senere skal afleveres sammen med data i arkiveringsversionen, som en del af den samlede dokumentation.

    Arkivbeskrivelsesfilen

    Arkivbeskrivelsesfilen (archiveIndex.xml) beskriver hvilke data der er tale om, herunder bl.a. til hvilket formål de er indsamlet, hvilke adgangskriterier der er for udlevering og hvilken periode dataindsamlingen strækker sig over.

    Download program til produktion af arkivbeskrivelsesfil (version 2.2.7275)

    Vejledning til udfyldelse af arkivbeskrivelsesfil

    Kontekstdokumentationsfilen

    Kontekstdokumentationsfilen (contextDocumentationsIndex) giver oplysninger om de enkelte kontekstdokumenter, som skal afleveres sammen med data, fx projektbeskrivelsen.

    Download program til produktion af kontekstdokumentationsfil (version 2.1.7275)

    Vejledning til udfyldelse af konteksdokumentationsfil

  • Test af arkiveringsversioner

    Ada, Rigsarkivets testprogram, bør anvendes til test af arkiveringsversioner inden de afleveres til arkivet, så fejl og mangler fanges inden aflevering.

    ADA – testprogram til arkiveringsversioner
    Et program for myndigheder der skal aflevere data fra it-systermer. Du kan downloade programmet her.

  • Udtræksprogram - 'Database Preservation Toolkit'

    Udtræksværktøjet Database Preservation Toolkit (DBPTK) er et program, der kan anvendes til at at trække dataindhold, datastrukturer og metadata fra forskellige database management systemer ud til en række bevaringsformater, herunder udtræk til arkiveringsversioner jf bestemmelserne i bkg. 1007 af 20. august 2010.

    Værktøjet er frit tilgængeligt på www.database-preservation.com, hvor man kan læse mere om programmet. Vær opmærksom på, at det er open source værktøj, som hele tiden vil være i udvikling.

    Vejledning om Database Preservation Toolkit (PDF)

    Introduktion til udtræksværktøjet og bevaringsformatet SIARD DK. Vejledningen giver også et eksempel på udtræk.

    Database Preservation Toolkit er udarbejdet af EU-projektet E-ARK (European Archival Records and Knowledge Preservation).

    Bemærk venligst, at Rigsarkivet fraskriver sig ethvert ansvar for fejl, som skulle opstå i forbindelse med anvendelsen af programmet.

  • Leverandørliste

    Leverandørlisten indeholder oplysninger om leverandører, der har udarbejdet og fået godkendt en eller flere arkiveringsversioner af it-systemer efter reglerne i bekendtgørelse nr. 1007 om arkiveringsversioner på vegne af myndigheder. Oversigten er sidst opdateret juni 2020.

    Leverandører, der ønsker at stå på listen eller har ønsker til ændringer af listen, bedes rette henvendelse til mailbox@sa.dk.

    Leverandøroversigt

  • Sådan indsender du arkiveringsversionen til Rigsarkivet

    Arkiveringsversionen og den udfyldte følgeseddel afleveres enten personligt eller sendes anbefalet:

    1. Hvis arkiveringsversionen sendes, skal den adressere til:
    Rigsarkivet,
    DBO, Testværkstedet
    Rigsdagsgården 9
    1218 København K

    2. Hvis arkiveringsversionen afleveres personligt, skal det ske på følgende adresse:
    Rigsarkivet
    Rigsdagsgården 9
    1218 København K

    Følgeseddel til arkiveringsversion

    Det er vigtigt, at dataafleveringsmediet (fx den eksterne haddisk, USBnøgle) krypteres med BitLocker, der findes på alle maskiner med Windows som styresystem. Alternativt kan anvendes VeraCrypt.

    Kode til dekryptering sendes til mailbox@sa.dk.

  • Personfølsomme data kan afleveres sikkert til Rigsarkivet

    Databeskyttelseslovens § 14 og Arkivbekendtgørelsen nr. 591 af 26. juni 2003, § 15 fastsætter, at personoplysninger kan overføres til arkiv. Efter overførelsen er det den nationale lovgivning, arkivloven, der gælder.

    Hvis data med personfølsomme oplysninger afleveres til Rigsarkivet, vil de således være beskyttet af arkivlovens bestemmelser. Det betyder, at data først er umiddelbart tilgængelige efter 75 år. En bruger kan dog søge om adgang til dem inden da.

    De første 20 år efter data er skabt, vil myndigheden blive spurgt om der kan gives adgang – og hvis ja, så skal Datatilsynet også høres inden brugeren får adgang til oplysninger om rent private forhold.

    Efter 20 år er det Rigsarkivet som kan give adgang til data – og igen skal Datatilsynet høres, inden data stilles til rådighed. Der kan som hovedregel fastsættes vilkår for brug af data, som der gives adgang til jf. Arkivlovens § 23, stk. 1.