Tilgængelighedsfrister på arkivalier

Arkivalier med fortrolige oplysninger er beskyttet af en tilgængelighedsfrist. Læs om hvilke oplysninger, der er beskyttet, og se en oversigt over fristerne for de mest benyttede typer arkivalier.

Oplysninger om rent private forhold – frist på 75 år

Sager med oplysninger om rent private forhold er beskyttet af en tilgængelighedsfrist på 75 år uanset hvilken sammenhæng, oplysningerne optræder i. Reglen findes for at beskytte privatlivets fred.

Til rent private forhold regnes oplysninger om:

  • økonomi
  • race
  • religion
  • politiske og foreningsmæssige forhold
  • strafbare forhold
  • helbredsforhold
  • seksuelle forhold
  • sociale forhold

Individuelt fastsatte frister

I visse tilfælde kan den almindelige frist på 20 år være forlænget af andre grunde end hensynet til privatlivets fred. Det gælder oplysninger, hvor der skal tages særlige hensyn – eksempelvis:

  • Statens sikkerhed og rigets forsvar. Der er typisk en frist på 60 år.
  • Rigets udenrigspolitiske eller udenrigsøkonomiske interesser. Der er en frist på 40 år og opefter.
  • Sager vedrørende Kongehuset fx i Udenrigs- eller Forsvarsministeriets arkiver. Der er en frist på 100 år
  • Indretning af bygninger (bygningstegninger), der i dag anvendes af domstole, politi og kriminalforsorg. Der er en frist på 250 år.

Arkivskaberen kan selv forlænge fristen i op til 60 år. Endnu længere frister fastsættes efter aftale med Kulturministeren.

Tilgængelighedsfrister for udvalgte arkivalier

Fortrolige oplysninger kan forekomme i alle arkivalier. Det er derfor ikke muligt at opstille en fuldstændig oversigt over sager, der har en tilgængelighedsfrist. Denne oversigt omtaler arkivalier, der erfaringsmæssigt er blandt de mest benyttede.

+ Åben alle- Luk alle
  • Borgerlige ægteskaber

    Borgerlige ægteskabsbøger og prøvelsesbøger er omfattet af en tilgængelighedsfrist på 50 år.

  • Brandforsikringsarkiver

    Brandforsikringsarkiver er frit tilgængelige.

  • Børnehjem andre sociale institutioner

    Stambøger, klientsager, patient journaler med mere indeholder oplysninger om rent private forhold og er omfattet af en tilgængelighedsfrist på 75 år.

  • Eksamensresultater

    Oplysninger om uafsluttede og afsluttede eksaminer er oplysninger om rent private forhold. De er omfattet af en tilgængelighedsfrist på 75 år.

    Til brug for jubilæumsarrangementer kan der mod betaling laves en udskrift af klasselister eller lignende. Udskriften indeholder navn og fødselsdato, men du kan ikke få oplysninger om andres eksamensresultater.

    Oplysningerne findes typisk i kommunale arkiver, i uddannelsesinstitutionernes egne arkiver og i Undervisningsministeriets arkiv.

  • Digitalt skabte arkivalier

    Tilgængelighedsfristerne for digitalt skabte arkivalier er fastsat i arkivlovens kapitel 6. Der er ikke forskel på digitalt skabte arkivalier og papirarkivalier, for så vidt angår tilgængelighedsfrister.

    Arkivalierne skal være 20 år gamle, før de er umiddelbart tilgængelige. Hvis arkivalierne rummer oplysninger om enkeltpersoners private forhold, er fristen 75 år.

    Digitalt skabte arkivalier, som er yngre end 20 år, er ikke umiddelbart tilgængelige. Rigsarkivaren kan med den afleverende myndigheds samtykke give dispensation til benyttelse.

    Indeholder digitalt skabte arkivalier oplysninger om enkeltpersoners rent private forhold, skal rigsarkivaren indhente samtykke til dispensation hos Datatilsynet eller Domstolsstyrelsen, indtil 75 års fristen er udløbet.

    Den samlede sagsbehandlingstid kan, hvor der skal indhentes samtykke, udgøre 60 dage. Medgår der længere tid, vil ansøgeren blive underrettet, jf. arkivlovens §§ 36-38.

  • Familieretlige sager

    Familieretslige sager indeholder oplysninger om rent private forhold og er omfattet af en tilgængelighedsfrist på 75 år.

    Eksempler på familieretslige sager:

    • Adoptionssager
    • Faderskabssager
    • Separations- og skilsmissesager
    • Sager vedr. forældremyndighed
    • Sager vedr. samkvemsret

    Familieretslige sager findes typisk i amtsarkiverne, statsamternes arkiver samt i skifteretternes og Justitsministeriets arkiv.

  • Folkeregistre

    Folkeregistre indeholder oplysninger om rent private forhold. De er omfattet af en tilgængelighedsfrist på 75 år.

  • Folketællinger

    Folketællinger indeholder oplysninger om rent private forhold og er omfattet af en tilgængelighedsfrist på 75 år.

    Hvis formålet er slægtsforskning, kan du få særlig tilladelse til at se folketællingerne 1940-1970. Tilladelsen kan søges på Rigsarkivets læsesal. Ansøgningen behandles med det samme.

    Vil du søge om tilladelse til at benytte folketællingerne 1940-1970 til andre formål, skal du sende en skriftlig ansøgning. Du får skriftligt svar senest 15 dage efter, at ansøgningen er modtaget.

  • Forsvarsministeriets arkiv

    Dele af Forsvarsministeriets arkiv er omfattet af individuelt fastsatte tilgængelighedsfrister – typisk frister på 60 år.

    De særlige frister er fastsat for at beskytte statens sikkerhed eller rigets forsvar.

  • Fødselsbiregistre

    Se Personregistre, sønderjyske

  • Fødselstidspunkt

    Jordemoderprotokoller indeholder oplysninger om rent private forhold. De er omfattet af en tilgængelighedsfrist på 75 år.

  • Godsarkiver

    Godsarkiver er privatarkiver, og godsejeren bestemmer tilgængelighedsreglerne. Det vil sige, at der findes individuelt fastsatte frister for hvert arkiv.

    Som regel kan store dele af godsarkiverne frit benyttes. Nyere dele af godsarkiverne og udvalgte dele kan være omfattet af særlige frister.

  • Indfødsretsager

    Sager om indfødsret (statsborgerskab) i indeholder oplysninger om rent private forhold og er omfattet af en tilgængelighedsfrist på 75 år.

  • Kirkebøger

    Kirkebøgerne er i vid udstrækning umiddelbart tilgængelige på Arkivalieronline. For resten gælder:

    Kirkebøger efter 1925 kan indeholde cpr-numre og er omfattet af en tilgængelighedsfrist på 100 år.

    Kirkebøger der er mere end 50 år gamle kan benyttes med speciel tilladelse. Denne tilladelse kan søges ved besøg på læsesalen. Ansøgningen behandles med det samme.

    Du kan også søge om tilladelse til at benytte kirkebøger der er mindre end 50 år gamle. Ansøgningen skal være skriftlig på et ansøgningsskema eller i et brev. Du får skriftligt svar senest 15 dage efter, at ansøgningen er modtaget.

  • Kongehusets arkiv

    Kongehusets arkiv er et privatarkiv. Regler for adgang til kongehusets arkiv fastsættes af den regerende konge eller dronning.

    Der gælder følgende regler:

    • Christian VII og ældre konger: frit tilgængeligt
    • Frederik VI, Christian VIII og Frederik VII: du skal søge om tilladelse ved skriftlig ansøgning til Rigsarkivet.
    • Christian IX, Frederik VIII og Christian X: du skal søge om tilladelse ved skriftlig ansøgning til Rigsarkivet, der sender ansøgningen videre til kabinetssekretæren på Amalienborg.
  • Lægdsruller/stambøger

    Lægdsruller/stambøger indeholder oplysninger om rent private forhold og er omfattet af en tilgængelighedsfrist på 75 år.

    Bemærk at lægdsruller,  der har udskrivningskredsene som arkivskaber, indeholder oplysninger i op til 15 år efter lægdsrullens datering. Tilgængelighedsfristen på 75 år gælder fra lægdsrullens slutår.

  • Motorkøretøjsregistrering

    Protokoller for afgiftsberigtigede og afgiftsfritagne motorkøretøjer skal være 20 år gamle før de er tilgængelige. Det betyder at samtlige protokoller afleveret til Rigsarkivet frit kan benyttes på arkivets læsesal.

  • Opretshav til arkiver

    Se under privatarkiver

  • Personalesager

    Personalesager indeholder oplysninger om rent private forhold og er omfattet af en tilgængelighedsfrist på 75 år.

    Sagerne findes i alle typer af arkiver.

  • Personregistre, sønderjyske

    Vielsesregistre er frit tilgængelige indtil 1925, hvor registreringen ophørte. De findes på Arkivalieronline.

    Dødsregistre er frit tilgængelige indtil 1977. Dødsbiregistre yngre end 1977 er ikke afleveret. De findes på Arkivalieronline indtil 1960.

    Fødselsbiregistre er frit tilgængelige, når de er 75 år gamle. På Arkivalieronline er de dog frit tilgængelige frem til og med 1960, idet sider med særlig personfølsomme oplysninger ikke vises.

  • Privatarkiver

    Arkivlovens regler gælder ikke for privatarkiver. Det er den person, der afleverer et privatarkiv til Statens Arkiver, der bestemmer tilgængelighedsreglerne.

    Ofte vælger den pågældende fristerne i Arkivloven om oplysninger om rent private forhold. Det betyder, at fristen er 75 år. For privatarkiver afleveret før 2003 er fristen som regel 80 år.

    I andre tilfælde giver arkivskaberen (eller dennes efterkommere) tilladelse til at benytte arkivet. I disse tilfælde skal man selv indhente tilladelsen.

    De individuelt fastsatte frister fremgår af arkivdatabasen Daisy (gælder indtil videre kun RA).

    Du skal endvidere være opmærksom på, at privatarkiver (og arkivalier i håndskriftsamlingen) kan være omfattet af lov om ophavsret. Ophavsretten har blandt andet betydning, hvis du vil offentliggøre og gengive private personers arkiver, der er afleveret til Statens Arkiver.

    Materiale i privatarkiver, der er beskyttet af ophavsret må ikke kopieres, og evt. fotografier må ikke viderebringes uden tilladelse fra den, der har ophavsretten.

    Ophavsretten beskytter den eneret, en ophavsmand (fx forfatter eller brevskriver) eller denne arvinger har til værk. Den ophavsretslige beskyttelse gælder 70 år efter ophavsmandens død.

  • Retssager - civile sager

    Retssager, der indeholder oplysninger om rent private forhold, er omfattet af en tilgængelighedsfrist på 75 år. Oplysningerne findes i politimyndighedernes og i domstolenes arkiver.

  • Retssager – straffesager

    Sager vedrørende strafferetsplejen, der indeholder oplysninger om rent private forhold, er omfattet af en tilgængelighedsfrist på 75 år.

    Sager vedrørende strafferetsplejen, der indeholder oplysninger om rent private forhold, er omfattet af en tilgængelighedsfrist på 75 år. Andre straffesager er tilgængelige efter 20 år.

    Med til sager vedr. strafferetspleje regnes materiale om:

    • efterforskning
    • anklage
    • domfældelse
    • fuldbyrdelse af straf
    • benådning

    Oplysninger af en sådan karakter findes i politimyndighedernes, i anklagemyndighedernes og i domstolenes arkiver samt i Kriminalforsorgens og Justitsministeriets arkiver.

    Du kan søge om dispensation fra tilgængelighedsfristen. Sager vedrørende strafferetspleje, der er yngre end 50 år, skal sendes i høring hos den afleverende myndighed. Denne regel gælder, når oplysningerne indgår i politimyndighedernes, i anklagemyndighedernes og i domstolenes arkiver samt i Kriminalforsorgens og Justitsministeriets arkiver.

    Myndigheden skal svare senest én måned efter, den har modtaget ansøgningen.

  • Skifteprotokoller, skiftesager og testamenter

    Skifteprotokoller, skiftesager og testamenter indeholder oplysninger om rent private forhold. De er omfattet af en tilgængelighedsfrist på 75 år.

    Skiftearkivalier og testamenter, der er mellem 50 og 75 år kan benyttes efter speciel tilladelse. Denne tilladelse kan søges ved besøg på læsesalen. Ansøgningen behandles med det samme.

    Du kan også søge om tilladelse til at benytte skiftearkivalier der er mindre end 50 år gamle. Ansøgningen skal være skriftlig på et ansøgningsskema eller i et brev. Du får skriftligt svar senest 15 dage efter, at ansøgningen er modtaget.

  • Søgemidler

    Søgemidler rummer den henvisning, som gør det muligt at identificere og fremfinde en sag i et arkiv. De er i reglen udarbejdet af den afleverende myndighed selv.

    Eksempler på søgemidler:

    • Navneregistre og –kartoteker
    • Emneregistre og –kartoteker
    • Journalplaner
    • Journaler
    • Saglister

    Tilgængelighedsfristen afhænger af, hvilke oplysninger, der findes i søgemidlerne. Fristen fastsættes efter en individuel vurdering.

    Søgemidler uden oplysninger om rent private forhold: frist på 20 år.

    Søgemidler med oplysninger om rent private forhold: frist på 75 år.

    Søgemidler med andre fortrolige oplysninger: individuelle frister.

    Du kan få adgang til søgemidler med henblik på at identificere de arkivalier, som du ønsker at se, ved at udfylde en blanket på læsesalen. Du får tilladelsen med det samme.

  • Testamenter

    Testamenter er omfattet af en tilgængelighedsfrist på 75 år.

    Testamenter der er mellem 50 og 75 år kan benyttes efter speciel tilladelse. Denne tilladelse kan søges ved besøg på læsesalen. Ansøgningen behandles med det samme.

    Du kan også søge om tilladelse til at benytte testamenter der er mindre end 50 år gamle. Ansøgningen skal være skriftlig på et ansøgningsskema eller i et brev. Du får skriftligt svar senest 15 dage efter, at ansøgningen er modtaget.

  • Tinglyste dokumenter, skøde- og panteprotokoller

    Tinglyste dokumenter, skøde- og panteprotokoller er frit tilgængelige.

  • Udenrigsministeriets arkiv

    Dele af Udenrigsministeriets arkiv er omfattet af individuelt fastsatte tilgængelighedsfrister.

    De særlige frister er fastsat for at beskytte rigets udenrigspolitiske eller udenrigsøkonomiske interesser, herunder forholdet til fremmede magter eller mellemfolkelige organisationer.

    Et særligt katalog over de fristforlængede sager findes på Rigsarkivet Københavns læsesal.

  • Udlændingesager

    Sager om ophold i Danmark – kaldet udlændingesager eller blot “udl. sager” – findes i Tilsynet med Udlændinges arkiv (nu: Udlændingeservices arkiv) indeholder oplysninger om rent private forhold og er omfattet af en tilgængelighedsfrist på 75 år.