Aflevering af statistik-filer (forskningsdata)

Statistikfiler, som Rigsarkivet har truffet bevaringsbeslutning for, skal afleveres i kopi som en afleveringspakke.

Hvad er en afleveringspakke

En afleveringspakke består af data, metadata og dokumentation af data fra en fil, der har været anvendt til statistisk analyse. Afleveringspakken skal overholde særlige krav til mappestruktur, navngivning af mapper, filer og datatyper mv.

Alle krav til en afleveringspakke er fastsat i bilag 9 i bekendtgørelse nr. 128 om aflevering af arkiveringsversioner til Rigsarkivet.

Hvilke typer data kan afleveres som en afleveringspakke?

Forskningsdata, som er skabt eller bearbejdet i statistikprogrammer, kan fx være spørgeskemaundersøgelser eller målinger/registreringer, bl.a. biologiske, fysiologiske og neurologiske målinger, i formaterne SAS, STATA, SPSS og R.

Data anvendt til statistisk analyse kan også være skabt i andre tabulære formater end statistikformat, fx regneark eller CSV-filer. Disse skal også afleveres efter i bilag 9 til bekendtgørelse nr. 128.

Data, som er skabt eller lagret i databaser samt kvalitative interviews og andre dokumentsamlinger, skal derimod afleveres efter reglerne i bilag 1-8 i til bekendtgørelse nr. 128.

Det fremgår af afleveringsbestemmelsen, du har modtaget fra Rigsarkivet i forbindelse med afleveringssagen, om data skal afleveres som en afleveringspakke.

Er data skabt i andre formater end de her omtalte vil Rigsarkivet i forbindelse med udsendelse af afleveringsbestemmelsen oplyse jer om hvordan og hvornår disse data skal afleveres.

+ Åben alle- Luk alle
  • Sådan forløber en aflevering af en afleveringspakke
    1. Rigsarkivet sender en bevaringsbestemmelse med information om, at myndigheden (cc forskeren/kontaktpersonen) skal skabe 2 indeksfiler i xml-format: en arkivbeskrivelsesfil og en kontekstdokumentationsfil.
    2. Myndigheden validerer indeksfilerne. Hvis Rigsarkivets programmer til skabelse af indeksfilerne anvendes, vil valideringen ske automatisk.
    3. Indeksfilerne indsendes til Rigsarkivet, og Rigsarkivet kvalitetstjekker, før der sendes en godkendelse af indeksfilerne til myndigheden.
    4. Rigsarkivet udsteder en afleveringsbestemmelse, som angiver hvilke data der skal afleveres, hvornår de skal afleveres og hvordan de skal afleveres. Det vil fremgå af afleveringsbestemmelsen, hvis data skal afleveres som en afleveringspakke.
    5. Myndigheden kvalitetssikrer sine data og metadata og sikrer, at de kontekstdokumenter, der skal afleveres sammen med data og metadata er konverteret til bevaringsformat.
    6. Myndigheden skaber afleveringspakken evt. ved brug af Rigsarkivets program ASTA.
    7. Myndigheden tester afleveringspakken eventuelt ved brug af Rigsarkivets program ASTA.
    8. Myndigheden afleverer afleveringspakken til Rigsarkivet. Rigsarkivet anbefaler, at afleveringspakken sendes anbefalet/rekommenderet eller overbringes personligt med følgende modtager og adresse: Rigsarkivet, Digital Bevaring, Testværkstedet, Rigsdagsgården 9, 1218 København K Der må IKKE angives navn på sagsbehandleren som attention. Afleveringen vedlægges en følgeseddel i udfyldt form:
      Word-ikon Følgeseddel til afleveringspakke
      Ved forsendelse med post skal afleveringspakken krypteres, hvis den indeholder persondata eller andre typer følsom information. Data krypteres med BitLocker eller VeraCrypt. Kode til dekryptering skal fremsendes separat.
    9. Rigsarkivet kvitterer for modtagelsen af afleveringspakken.
    10. Rigsarkivet tester afleveringspakken. Hvis det viser sig, at der er fejl, som skal rettes, vil myndigheden blive kontaktet og bedt om at rette fejlene.
    11. Når eventuelle fejl i afleveringspakken er rettede konverterer Rigsarkivet afleveringspakken til det endelige bevaringsformat, en arkiveringsversion.
    12. Rigsarkivet tester arkiveringsversionen og godkender den, når alle bestemmelser er overholdt.
  • Lovgivning og vejledninger
  • Eksempel på afleveringspakke

    Eksemplet viser hvordan statistikdata ser ud i en afleveringspakke, der følger bekendtgørelse nr. 128. Eksemplet er pakket i zip-fil til download.

    Download eksempel på afleveringspakke (FD.18005)

  • Indtastningsprogrammer til at skabe indexfiler

    Som det første i aflevering af forskningsdata skal du udfylde to indeksfiler i XLM format, som giver oplysninger om data og den tilhørende dokumentation: en arkivbeskrivelsesfil og en kontekstdokumentationsfil.

    Indeksfilerne skal godkendes af Rigsarkivet, før de senere skal afleveres sammen med data i afleveringspakken, som en del af den samlede dokumentation.

    Arkivbeskrivelsesfilen

    Arkivbeskrivelsesfilen (archiveIndex.xml) beskriver hvilke data der er tale om, herunder bl.a. til hvilket formål de er indsamlet, hvilke adgangskriterier der er for udlevering og hvilken periode dataindsamlingen strækker sig over.

    Download program til skabelse af arkivbeskrivelsesfil (version 2.2.7275)

    Vejledning til udfyldelse af arkivbeskrivelsesfil

    Kontekstdokumentationsfilen

    Kontekstdokumentationsfilen (contextDocumentationsIndex) giver oplysninger om de enkelte kontekstdokumenter, som skal afleveres sammen med data, fx projektbeskrivelsen.

    Download program til produktion af kontekstdokumentationsfil (version 2 1 7275)

     Vejledning til udfyldelse af kontekstdokumentationsfil

  • Udtræks- og testprogram ASTA

    Udtræksværktøjet ASTA kan anvendes til både at skabe en afleveringspakke samt at teste den.

    ASTA – udtræksprogram til statikfiler (link)
    Du kan læse mere og downloade programmet her.

  • Sådan indsender du afleveringspakken til Rigsarkivet

    Afleveringspakken og den udfyldte følgeseddel afleveres enten personligt eller sendes anbefalet:

    1. Hvis afleveringspakken sendes skal den adresseres til:
    Rigsarkivet,
    DBO, Testværkstedet
    Rigsdagsgården 9
    1218 København K

    2. Hvis afleveringspakken afleveres personligt, skal det ske på følgende adresse:
    Rigsarkivet
    Rigsdagsgården 9
    1218 København K

    Følgeseddel til afleveringspakke

    Det er vigtigt, at dataafleveringsmediet (fx den eksterne haddisk, USBnøgle) krypteres med BitLocker, der findes på alle maskiner med Windows som styresystem. Alternativt kan anvendes VeraCrypt.

    Kode til dekryptering sendes til mailbox@sa.dk, att. Forskningsdata datamanager.

  • Personfølsomme data kan afleveres sikkert til Rigsarkivet

    Databeskyttelseslovens § 14 og Arkivbekendtgørelsen nr. 591 af 26. juni 2003, § 15 fastsætter, at personoplysninger kan overføres til arkiv. Efter overførelsen er det den nationale lovgivning, arkivloven, der gælder.

    Hvis data med personfølsomme oplysninger afleveres til Rigsarkivet, vil de således være beskyttet af arkivlovens bestemmelser. Det betyder, at data først er umiddelbart tilgængelige efter 75 år. En bruger kan dog søge om adgang til dem inden da.

    De første 20 år efter data er skabt, vil myndigheden blive spurgt om der kan gives adgang – og hvis ja, så skal Datatilsynet også høres inden brugeren får adgang til oplysninger om rent private forhold.

    Efter 20 år er det Rigsarkivet som kan give adgang til data – og igen skal Datatilsynet høres, inden data stilles til rådighed. Der kan som hovedregel fastsættes vilkår for brug af data, som der gives adgang til jf. Arkivlovens § 23, stk. 1.

  • Brug af afleverede data

    Forskningsdata afleveret efter bilag 9 i bekendtgørelse nr. 128 om arkiveringsversioner (afleveringspakke) kan udleveres igen i et statistisk format, f.eks. SAS, Stata, SPSS eller R.

    Du finder afleverede data ved hjælp af søgemaskinen ‘Søg i samlingerne’ (LINK).

    Eksempel

    Zip-ikon Download eksempel på udlevering af forskningsdata i SPSS-format (18005)