Digitalt skabte arkivalier - introduktion

Digitalt skabte arkivalier indeholder data, som er skabt digitalt. De stammer fra IT-systemer, som myndighederne har brugt i deres sagsbehandling. Digitalt skabte arkivalier afleveres som arkiveringsversioner, der indeholder en kopi af data, men ikke selve systemet de er skabt i.

I starten af 1970’erne begyndte myndighederne at anvende IT-systemer til fx registrering af CPR-numre og opkrævning af kildeskat. Efterfølgende har anvendelsen af IT-systemer bredt sig til alle områder af den offentlige forvaltning. Rigsarkivets samling af digitalt skabte arkivalier afspejler denne udvikling.

Hvad er digitalt skabte arkivalier?

Digitalt skabte arkivalier indeholder digitalt skabte data fra IT-systemer. Når data fra digitalt skabte arkivalier stilles til rådighed for arkivbrugerne ligger data i databaser. Rigsarkivet har udviklet programmet Sofia, der kan anvendes til søgning i databaser fra digitalt skabte arkivalier.

Eksempler på digitalt skabte arkivalier

ESDH-systemer (Elektroniske Sags- og Dokumenthåndteringssystemer) er digitalt skabte arkivalier.
Systemerne anvendes til registrering af oplysninger om ind- og udgående post samt lagring af de elektroniske dokumenter, der har betydning for myndighedernes sagsbehandling.

Klimadatabasen er et digitalt skabt arkivalie, der indeholder Danmarks Meteorologiske Instituts data om vejr og vind indsamlet i perioden 1872-2004.

Dødsårssagsregistrene er digitalt skabte arkivalier fra Statens Institut for Folkesundhed, der indeholder oplysninger om dødsårsager i perioden 1943-1969.

Matrikel og eksamensregistre fra Den Kgl. Veterinær og Landbohøjskole indeholder digitalt registrerede oplysninger om studerende i perioden 1972-1990.

Statens Centrale Regnskabssystem fra Økonomistyrelsen indeholder data om statens pengeforbrug fordelt på konti for perioden 1976-1991 og 1992-1997.

Indskannede papirarkivalier betragtes ikke som digitalt skabte arkivalier, men som ‘digitaliserede arkivalier’.

Hvad indeholder digitalt skabte arkivalier?

Rigsarkivet skal bevare de digitalt skabte arkivalier og sikre, at de både kan læses og bruges af eftertiden. Vi har derfor valgt at standardisere afleveringsformen. Det betyder, at myndigheden skal lave et udtræk af data fra deres IT-system og aflevere data som en arkiveringsversion, dvs. i en form som overholder standarderne beskrevet i bekendtgørelse nr. 1007 (PDF).

I alle digitalt skabte arkivalier findes:

  • Data, som er indholdet i arkivaliet (de oplysninger som myndigheden har lagret i IT-systemet).
  • Metadata, der beskriver hvilke data der findes arkivaliet.
  • Dokumentation om systemet, der mere uddybende beskriver arkivaliet og de data, det indeholder. Dokumentationen kan bl.a. indeholde tekniske oplysninger om systemet og oplysninger om, hvordan det har været anvendt hos myndigheden.

Selve IT-systemet afleveres ikke til Rigsarkivet da det på sigt ikke er muligt at vedligeholde og opdatere alle de forskellige typer af software, applikationer og hardware, som myndighederne anvender.

Sådan anvender du digitalt skabte arkivalier

Du kan benytte digitalt skabte arkivalier på følgende 4 måder:

  • Opslag i programmet Sofia på en af Rigsarkivets læsesale
  • Enkeltopslag
  • Kopi
  • Arkivundersøgelse, mod betaling.

Se særlige regler for Bestilling af arkivalier fra amterne (1993-2006)

Opslag i Sofia på læsesalen

Du kan selv gratis foretage opslag i digitalt skabte arkivalier i Sofia på Rigsarkivets læsesale. Sofia er Rigsarkivets program til søgning i digitalt skabte arkivalier.

Alle umiddelbart tilgængelige digitalt skabte arkivalier står frit til rådighed i Sofia på læsesalen. Læs mere om hvordan du anvender disse i Sofia brugermanual (PDF).

Ikke tilgængelige arkivalier skal bestilles, før de kan ses i Sofia.

Enkeltopslag

Skal du bruge et enkelt opslag i et digitalt skabt arkivalie for at kunne identificere en konkret sag eller finde en bestemt oplysning, tilbyder Rigsarkivet i begrænset omfang at lave gratis enkeltopslag i digitalt skabte arkivalier.

For at Rigsarkivet kan udføre opslaget, skal du under ‘Formål’ i bestillingsblanketten oplyse:

  • Hvilken oplysning du ønsker
  • Hvad du ved i forvejen. Dette kan fx være navne på involverede, datoer (ex. hvornår sagen foregik), brevnumre, emne (ex. hvad sagen omhandlede), fødselsdato eller andre oplysninger, der gør det muligt for Rigsarkivet at identificere den ønskede information.

Hvis resultatet af opslaget rummer oplysninger om rent private forhold eller andre ikke umiddelbart tilgængelige informationer, skal du skrive under på nærmere bestemte vilkår for at få udleveret informationerne.

Hvis de angivne oplysninger ikke er præcise nok til at opslaget umiddelbart kan give resultat, kan vi ikke lave opslaget for dig gratis. Er det tilfældet, vil du modtage svar herom og tilbud om at få lavet en arkivundersøgelse mod betaling.

Kopi

Du kan få udleveret en kopi at et digitalt skabt arkivalie på en CD/DVD. Kopiering af digitalt skabte arkivalier er gratis. Du skal dog betale for transportmedie, hvis kopien fylder mere end en DVD. Indkøb af transportmedie sker via tilbud fra Rigsarkivets indtægtsdækket virksomhed.

Hvis du ønsker at anvende en kopi af et digitalt skabt arkivalie, skal du selv indlæse arkivaliets flade datafiler i en database på en Microsoft SQL Server 2000 eller nyere. Til dette kan du anvende hjælpeprogrammet SQL Converter. Efterfølgende kan du benytte programmer som fx Access eller Microsoft SQL Server Management Studio til at lave søgninger i databasen.

Ønsker du at anvende data fra det digitalt skabte arkivalie i et statistikprogram, som SAS eller SPSS, kan du benytte hjælpeprogrammet CSV Converter, som kan konvertere data i et digitalt skabte arkivalie til tegnseparerede filer.

Download SQL Converter

Hent vejledning til SQL Converter (pdf)

 

Download CSV Converter

Hent vejledning til CSV Converter (pdf)

Hvor finder du digitalt skabte arkivalier?

Digitalt skabte arkivalier, der er afleveret til Rigsarkivet, kan fremfindes i arkivdatabasen Daisy.

Et arkivalie er digitalt skabt, hvis det er markeret med et lille CD-symbol, har et 8 cifret arkiveringsversionsnummer og er registreret som arkivalietypen: “IT-system”.

Bemærk, at der også findes andre former for digitalt skabte arkivalier fra den offentlige administration, end dem i Rigsarkivets samling. Dansk Data Arkiv har digital forskningsdata fra samfundsvidenskab og sundhedsvidenskab.

Hvor bestiller du digitalt skabte arkivalier?

Du bestiller digitalt skabte arkivalier ved at udfylde følgende bestillingsblanket: Digitale arkivalier – bestil her

Når Rigsarkivet modtager din bestilling, foretager vi en vurdering af, om arkivalierne er umiddelbart tilgængelige efter arkivlovens bestemmelser. Hvis ikke, vurderer vi om du alligevel kan få adgang til arkivalierne.

Hvis du får adgang, foretager Rigsarkivet en tilgængeliggørelse af arkivalierne. Det vil sige, at der laves søgeformularer, som kan benyttes til opslag i tilgængeliggørelsessystemet Sofia.

Ekspeditionstiden er ca. 1-2 måneder, da udarbejdelsen af søgeformularer tager op til 3 uger, og der ofte skal indhentes samtykke til videregivelse af data fra Datatilsynet og den dataejende myndighed.