10.10.2016

Status for arbejdet med at gøre det nemmere og billigere at aflevere data til Rigsarkivet

Det er Rigsarkivets mål, at det skal være så nemt og billigt som muligt at aflevere bevaringsværdige data. For et par år siden indsamlede vi derfor forslag og ønsker til afleveringsprocessen fra myndigheder og leverandører. På baggrund af disse inputs blev der udarbejdet en handlingsplan for effektivisering, som kan ses her (link til PDF).

Overordnet set har arbejdet med handlingsplanen fulgt tre hovedspor:

  • Udarbejdelse og revision af vejledningsmateriale, der skal gøre det lettere for myndigheder og leverandører at efterleve gældende regler
  • Analyse af omkostningerne ved at ændre på gældende formater samt metoder og procedurer knyttet hertil
  • Analyse af, hvorvidt arbejdet med produktion af arkiveringsversioner kan organiseres anderledes, f.eks. ved at Rigsarkivet overtager flere opgaver

Vejledningsmateriale

Regler og retningslinjer for digital arkivering må nødvendigvis være kortfattede og præcise. Det betyder imidlertid også, at der er et stort behov for supplerende vejledningsmateriale, der kan hjælpe myndigheder og leverandører med at gennemføre produktion og aflevering af arkiveringsversioner så effektivt som muligt.

Rigsarkivet har derfor opdateret sin vejledningsstrategi og på baggrund heraf udarbejdet en lang række vejledningsprodukter samt revideret og opdateret eksisterende materiale.

Vejledningsmaterialet omfatter bl.a.:

  • Nye eksempelarkiveringsversioner
  • ”Kort og godt” vejledninger om bl.a. aflevering, test, SQL-forespørgsler og kassation
  • Ny dokumentvejledning
  • Video med introduktion til, hvad en arkiveringsversion er
  • Liste over leverandører, der har fået godkendt mindst én arkiveringsversion efter reglerne i bekendtgørelse 1007.

De nye samt reviderede vejledningsprodukter er gjort tilgængelige på Rigsarkivets hjemmeside.

Udover det skriftlige vejledningsmateriale er Rigsarkivets kurser for myndighederne blevet opdateret, så de inkluderer de emner, som myndighederne har efterspurgt.

Formater og metoder

Da handlingsplanen blev udarbejdet, var mange leverandører og myndigheder i gang med at gøre de første erfaringer med arkivering af store dokumentmængder fra forvaltningens ESDH-systemer. Indkøringsfasen blev oplevet som ganske tung, og der var derfor stort fokus på muligheden for at bruge andre formater end TIFF til dokumenter for om muligt at nedbringe konverteringsomkostningerne.

Rigsarkivet har undersøgt en række muligheder, men har konkluderet, at det ud fra et omkostnings- og effektiviseringsperspektiv vil være tilrådeligt at ændre så lidt som muligt på de eksisterende regler. I al fald på nuværende tidspunkt. Enhver ændring vil medføre implementeringsomkostninger hos såvel myndigheder og leverandører som Rigsarkivet, og evt. nye afleveringsformater skal derfor betyde en markant reduktion af konverteringsomkostningerne for at være relevante.

Formatet PDF/A vil muligvis kunne betyde en besparelse for myndighederne, hvis det tillades som afleveringsformat. Det er Rigsarkivets vurdering, at PDF/A ikke kan anvendes som bevaringsformat, så længe der ikke findes mulighed for en pålidelig validering af, at et PDF-dokument overholder arkivstandarden PDF/A. Rigsarkivet følger dog nøje bestræbelserne på at udvikle en metode til validering af PDF/A-filer og vil vurdere, om formatet i de kommende år kan blive modent til bevaringsformål.

Vedr. selve processerne omkring aflevering har Rigsarkivet arbejdet målrettet på at nedbringe tidsforbruget til test. I 2013 var den gennemsnitlige sagsbehandlingstid fra modtagelse til svar på test på 3,8 måneder. I 2015 var dette tal nedbragt til 2,2 måneder i gennemsnit. Det vil også fremover være et fokusområde for Rigsarkivet at holde sagsbehandlingstiderne i testværkstedet så lave som muligt.

Rigsarkivet har konstateret, at det for mange leverandører og myndigheder vil være enklere og mere effektivt at aflevere data via en sikker FTP-forbindelse. En sådan løsning indebærer såvel sikkerheds- som kapacitetsmæssige udfordringer, men Rigsarkivet er indstillet på snarest muligt at gennemføre et pilotprojekt, som kan afklare mulighederne for at tilbyde aflevering ad denne vej.

Nye modeller for produktion af arkiveringsversioner

Eftersom udfordringerne med at få leverandørerne til at løse konverteringsopgaven indenfor en rimelig tid og ikke mindst til en rimelig pris var det mest påtrængende set fra myndighedsside, var det et udbredt ønske i indhentningen af forslag til effektivisering, at Rigsarkivet i stedet skulle overtage produktion af arkiveringsversioner, eller i det mindste stå for dokumentkonverteringen. Rigsarkivet har på baggrund af dette ønske gennemført en analyse af mulighederne herfor. Analysen viser, at det ikke er muligt for Rigsarkivet at overtage hverken produktionen af arkiveringsversioner eller konverteringsopgaven indenfor de nuværende juridiske og økonomiske rammer.

Som alternativ skal der i stedet fortsat være fokus på at understøtte konkurrenceudsættelsen af arkiveringsopgaven. I den forbindelse har Rigsarkivet og SKI drøftet, hvorvidt og hvordan SKI-aftaler kan spille en rolle i forhold til reduktion af myndighedernes arkiveringsudgifter. Denne dialog vil fortsætte i efteråret, og Rigsarkivet er i den forbindelse meget interesseret i at høre idéer og forslag fra myndigheder, der har gode eller dårlige erfaringer, som kan inddrages i arbejdet. Skriv til mailbox@sa.dk.

Der skal samtidig arbejdes videre med at sikre, at markedet er så gennemsigtigt som muligt. Et element i dette vil være vedligehold og videreudvikling af den nye oversigt over leverandører, der har fået godkendt en arkiveringsversion efter reglerne i bekendtgørelse 1007 om arkiveringsversioner.