Myndigheders arkiv i dagligdagen

Arkivalier skal opbevares af myndigheder, så de efter aflevering til Rigsarkivet kan stilles til rådighed for myndigheder, offentlighed og forskere.

Statslige myndigheder skal sikre sig, at de opbevarer og bruger it-systemer, papirsager mm på sådan måde, at de kan anvendes af andre mange år efter. Det betyder i praksis, at de ikke må tage skade rent fysik og, at der skal være en orden og systematik, der gør det muligt at søge og finde oplysninger. Det er i arkivlovgivningen beskrevet som ‘varetagelse af arkivmæssige hensyn’.

It-systemer og varetagelse af arkivmæssige hensyn

It-systemer som skal afleveres til Rigsarkivet skal godkendes før de tages i brug. Det sker bla. for at sikre sig, at der kan afleveres en arkiveringsversion af systemet, men også for at sikre sig, at systemet kan lever op til kravene om arkivmæssige hensyn:

  • Der skal være orden og systematik i de bevaringsværdige systemer, og denne orden skal være dokumenteret. Kravene skal sikre, at arkivalierne kan genfindes af myndigheden selv og af offentligheden efter, at arkivalierne er afleveret til offentligt arkiv
  • Myndigheden skal anvende de godkendte intrukser mm stringent
  • Der skal være regelmæssig kvalitetskontrol af registreringer og dokumenter
  • Bevaringsværdige systemer skal sikres mod fysisk nedbrydning, hærværk og lignende
  • Arkivalier der er lagret digitalt, skal bevares således, at de kan afleveres til Rigsarkivet
Vejledning om varetagelse af arkivmæssige hensyn i it-systemer

I arkivhåndbogens kapitel 4 kan du læse mere om daglig drift i it-systemer:

Arkivhåndbogen kapitel 4 (PDF)

Papirarkivalier og arkivmæssige hensyn

Bevaringsværdige arkivalier skal sikres mod fysisk nedbrydning, hærværk e.l. Det betyder at der stilles krav til arkivlokaler og kvaliteten af kontormaterialer

Der skal være orden og systematik i de bevaringsværdige arkivalier, og denne orden skal være dokumenteret. Kravene skal sikre, at arkivalierne kan genfindes af myndigheden selv og af offentligheden, efter at arkivalierne er afleveret til offentligt arkiv.

Der skal kunne foretages en fysisk adskillelse mellem bevaringsværdige og ikke-bevaringsværdige arkivalier. Kravet skal sikre, at kassation i arkivalierne er mulig uden at processen bliver meget dyr for Rigsarkivet og ikke mindst for myndigheden selv.

Vejledning om varetagelse af arkivmæssige hensyn i papirarkivalier

Vejledning om arkivlokaler beskriver hvilke forhold papirarkivalier, skal opbevares under:
Opbevaring af papirarkivalier – vejledning (PDF)

Vejledning om krav til kontormaterialer mv.:
Krav om materialekvalitet (uddrag af arkivhåndbogen) (PDF)

Når en myndighed skal aflevere papirarkivalier er der endvidere følgende krav til arkivæsker:
Arkivæsker – materialekvalitet ved aflevering af arkivalier (PDF)

Arkivæsker – Bilag til materialekvalitet ved aflevering af arkivalier (PDF)

Lovgivning

Offentlige myndigheder skal ifølge arkivlovens §8 og arkivbekendtgørelsens §1-3 sikre, at arkivmæssige hensyn varetages, herunder at arkivalierne opbevares på betryggende vis. Rigsarkivet skal ifølge arkivbekendtgørelsens §2 føre tilsyn med, om myndighederne varetager arkivmæssige hensyn. Myndighederne har oplysningspligt overfor Rigsarkivet i henhold til §3 i bekendtgørelsen.

Arkivloven – lovbekendtgørelse nr. 1035 af 21. august 2007 (PDF)

Arkivbekendtgørelsen – Bekendtgørelse nr. 591 af 26. juni 2003(PDF)