Anmeldelse og godkendelse af it-systemer

Alle statslige myndigheder skal anmelde it-systemer til Rigsarkivet senest 3 måneder inden de tages i brug. Det gælder alle typer af it-systemer, som fx. ESDH-systemer, fagsystemer, systemlandskaber og dokumentsiloer.

Vi har i øjeblikket problemer med vores online skemaer. Hvis du har problemer med at sende skemaet, eller du ikke får en kvitteringsmail, kan du i anmelde it-systemet ved at sende en mail til anmeldelse@sa.dk

Hent anmeldelsesskema som pdf

 

I skal anmelde jeres it-system, så Rigsarkivet kan vurdere, om der skal afleveres en arkiveringsversion (kopi af) data og evt. dokumenter i systemet.

Hvis Rigsarkivet beslutter, at der skal afleveres en arkiveringsversion, skal systemet godkendes for at sikre, at det kan arkiveres. For systemer med dokumenter skal Rigsarkivet også godkende, at der sker en fyldestgørende registrering og lagring af dokumenter, så de kan fremsøges igen.

Sådan anmelder du et system
  1. Læs cirkulæret om anmeldelse og godkendelse samt vejledningen til samme
  2. Find dokumentation for systemet, så du har den klar, når anmeldelsesblanketten skal udfyldes. Dokumentationen kan være dokumenter, der beskriver formålet med og indholdet i systemet, hvordan det skal bruges samt hvordan det teknisk set er bygget op. Der er ikke specifikke krav til dokumentationen i forbindelse med anmeldelsen af systemet på dette tidspunkt (Rigsarkivet ikke besluttet om det skal afleveres eller ej).
  3. Udfyld anmeldelsesskemaet og vedhæfte den dokumentation af systemet, som I har. Bemærk, at vedhæftet materiale ikke sendes krypteret i skemaet. Er det et problem, kan du sende materialet krypteret til epost: anmeldelse@sa.dk
  4. Når vi modtager anmeldelsen, får du en kvittering for den
  5. Vi kontakter dig, hvis der er noget i anmeldelsen, som er uklar eller kræver yderligere forklaring
  6. Vi sender en bestemmelse, som angiver om der afleveres en arkiveringsversion af system (bevares) eller ej (kasseres).

Hvis der ikke skal afleveres en arkiveringsversion af systemet, hører du ikke mere fra Rigsarkivet. Skal der afleveres en arkiveringsversion af systemet, vil du blive bedt om at anmelde systemet med henblik på godkendelse. Det betyder, at du skal give nogle supplerende oplysninger samt indsende forskellige former for dokumentation af systemet.

Anmeldelsesskema

Åbn anmeldelsesskema

Anmeldelsesskemaet vil folde sig ud med flere spørgsmål alt efter hvad du svarer. Hvis du f.eks. svarer ‘ja’ til, at systemet indeholder dokumenter, vil skemaet blive tilføjet en række spørgsmål om dokumenter.

Du kan se alle spørgsmål i anmeldelsesskemaet her: Anmeldelsesskema (PDF)

Sådan gør du, hvis systemet skal godkendes
  1. Du skal sikre dig, at I har den dokumentation af systemet, som er påkrævet ved godkendelsen: Se liste over dokumentation til systemer, der skal godkendes.
  2. Udfyld godkendelsesskemaet, vedhæft dokumentationen og klik Send. Bemærk, at vedhæftet materiale ikke sendes krypteret i skemaet. Er det et problem, kan du sende materialet krypteret til epost: anmeldelse@sa.dk
  3. Vi kontakter dig, hvis der er forhold i anmeldelsen, som ikke lever op til bestemmelserne i cirkulæret eller som er uklare og kræver yderligere forklaring.
  4. Når alle krav er opfyldt, godkender vi systemet.

Hvis du anmelder et system, som erstatter et bevaringsværdigt system, fx. et ESDH-system for en ny periode, kan du udfylde godkendelsesskemaet med det samme for at sikre en hurtigere sagsbehandling. Bemærk! Hvis systemet tages i brug før godkendelsen foreligger, kan vi kræve ændringer i registreringspraksis mv med tilbagevirkende kraft til systemets start.

Liste over dokumentation til systemer, der skal godkendes

Du skal have følgende dokumenter klar, før du begynder at udfylde skemaet: For systemer uden dokumenter:

  • Teknisk dokumentation af systemet i form af ER-diagram samt tabel- og feltbeskrivelse
  • Beskrivelse af hvordan der kan produceres en arkiveringsversion af systemet (kun relevant, hvis der ikke er tale om en relationsdatabase) eller systemlandskabet

For systemer med dokumenter derudover:

  • Instruks for brugen af systemet
  • Beskrivelse af registeringssystematik
  • Teknisk dokumentation af systemet i form af ER-diagram samt tabel- og feltbeskrivelse
  • Beskrivelse af hvordan der kan produceres en arkiveringsversion af systemet (kun relevant, hvis der ikke er tale om en relationsdatabase) eller systemlandskabet.

Bemærk, at vedhæftet materiale ikke sendes krypteret i skemaet. Er det et problem, kan du sende materialet krypteret til epost: anmeldelse@sa.dk

Tidligere godkendte systemer kan undtages fra visse dokumentationskrav

Hvis systemet implementeres som en standardversion af et system, som Rigsarkivet tidligere har godkendt, er det ikke nødvendigt at fremsende teknisk dokumentation. Men hvis der er lavet specialtilpasninger af systemet, eller hvis det er en version, der ikke tidligere er anmeldt, skal dokumentationen sendes med.

Fortegnelse over tidligere godkendte systemer (PDF)

Godkendelsesskema