Aflevering af it-systemer

It-systemer, som Rigsarkivet har truffet bevaringsbeslutning for, skal afleveres i kopi (arkiveringsversion) ca. en gang hvert 5. år.

Når I afleverer et it-system til Rigsarkivet, er der tale om et udtræk af data og eventuelle dokumenter fra systemet. Udtrækket kaldes en arkiveringsversion.

Arkiveringsversionen skal afleveres i et bestemt teknisk format, som er fastsat i bekendtgørelse nr. 1007 af 20. august 2010 om arkiveringsversioner.

Hvornår skal data afleveres

Der er for hvert ministerieområde indgået aftale med departementet om en plan for, hvornår den enkelte myndighed skal aflevere arkiveringsversioner af data i deres it-systemer. Planen fremgår af en cirkulæreskrivelse med et bilag med tidsplan for hvert ministerieområde.

Sådan forløber en afleveringssag
  1. Rigsarkivet starter afleveringssagen ved at sende et brev om aflevering til myndigheden
  2. Der holdes et møde mellem Rigsarkivet og myndigheden, hvor dataindhold og dokumentationen af arkiveringsversionen aftales. Der drøftes en tidsplan for det videre forløb
  3. Rigsarkivet udsteder på baggrund af drøftelserne en afleveringsbestemmelse, som specificerer indholdet i arkiveringsversionen samt fastsætter afleveringstidspunktet
  4. Myndigheden indsender dokumentation til Rigsarkivets godkendelse
  5. Myndigheden eller dennes leverandør udtrækker data fra systemet og producerer en arkiveringsversion i henhold til afleveringsbestemmelsen og bekendtgørelse nr. 1007 af 20. august 2010 om arkiveringsversioner
  6. Myndigheden eller dennes leverandør tester arkiveringsversionen med Ada, Rigsarkivets testprogram
  7. Myndigheden afleverer arkiveringsversionen til Rigsarkivet. Arkiveringsversionen skal sendes anbefalet eller overbringes personligt med følgende modtager og adresse: Rigsarkivet, DBO, Testværkstedet, Rigsdagsgården 9, 1218 København K Der må IKKE angives navn på sagsbehandleren som attention. Denne følgeseddel skal vedlægges afleveringen i udfyldt form: Følgeseddel til arkiveringsversion (Word)
  8. Rigsarkivet kvitterer for arkiveringsversionen og overtager herefter ansvaret for behandlingen af data.
  9. Rigsarkivet tester arkiveringsversionen og godkender den, når alle bestemmelser er overholdt. Læs mere om test i vejledningen “Kort og godt om test af arkiveringsversioner”.
Lovgivning og vejledninger

Vejledning der kort redegør for hvad en arkiveringsversion er, hvordan en aflevering foregår og hvad myndighedens opgave er:

Kort og godt om aflevering af it-systemer (PDF)

Bekendtgørelse om arkiveringsversioner fastsætter hvilke formater, struktur mv. data og dokumentationen skal arkiveres i:

Bekendtgørelse nr. 1007 af 20. august 2010 (PDF)

Retningslinjer for aflevering af data fra geografiske informationssystemer og øvrige geodata. Retningslinjerne erstatter reglerne om aflevering af geodata, som beskrevet i bekendtgørelse 1007 om arkiveringsversioner:

Anvisning i aflevering af geodata til Rigsarkivet (PDF)

Vejledningen til bekendtgørelsen uddyber og eksemplificerer bekendtgørelsesteksten, som gennemgås punkt for punkt. Vejledningen opdateres med jævne mellemrum. Den er senest opdateret d. 1. oktober 2013:

Vejledning til bekendtgørelse om arkiveringsversioner (PDF)

Vejledning til aflevering af dokumenter fra it-systemer til Rigsarkivet. Vejledningen beskriver hvordan afleveringen af dokumenter fra it-systemer håndteres. Vejledningen er et supplement til bekendtgørelse 1007, og kommer også med gode råd om håndtering af dokumentarkivet samt beskrivelse af hvilke filer, som altid må kasseres. Vejledningen er fra december 2015, og der er tale om en betaversion.

Dokumentvejledningen (PDF)

Vejledning om, hvornår og hvordan Rigsarkivet giver tilladelse til at kassere dokumenter i et it-system:

Kort og godt om kassation af dokumenter (PDF)

Vejledning om views og SQL-forespørgsler, som indgår i arkiveringsversioner. Få svar på spørgsmål om, hvad forskellen er på views og SQL-forespørgsler samt hvorfor og hvordan de skal indgå i arkiveringsversioner:

Kort og godt om Views og SQL (PDF)

Vejledning, som i kort form gennemgår, hvad der sker med en arkiveringsversion efter, at den er afleveret til Rigsarkivet. Vejledningen suppleres af en oversigt over de mest almindelige fejl i arkiveringsversioner. Myndigheder og leverandører med fordel gennemgå tjeklisten inden aflevering af en arkiveringsversion til Rigsarkivet:

Kort og godt om test af arkiveringsversioner (PDF)
Oversigt over mest almindelige fejl i arkiveringsversioner (PDF)

 

Eksempler på arkiveringsversioner

Eksemplerne viser hvordan data fra henholdsvis et system med dokumenter og et system udendokumenter vil se ud i en arkiveringsversion, som følger bekendtgørelse 1007. Eksemplerne er pakket i en zip-filer til download.

Download eksempel på arkiveringsversion af et system med dokumenter (AVID.SA.18000.1) (ZIP)

Download eksempel på arkiveringsversion af et system uden dokumenter – baseret på Vildtbyttestatistikregistret (AVID.SA.18001.1) (ZIP)

Indtastningsprogrammer til indexfiler

I arkiveringsversionen skal indgå indexfiler til beskrivelse og dokumentation af arkiveringsversionen. Der er udarbejdet programmer til produktion af disse filer: Filerne skal indeholde en række oplysninger om indholdet af arkiveringsversionen samt dokumentationen af samme. Til validering af indexfilerne skal en række skemaer indgå. På denne side kan du downloade programmer til produktion af filerne og hente skemaer til validering.

Program til arkivbeskrivelsesfilen

Download program til produktion af arkivbeskrivelsesfilen (archiveIndex) (ZIP)

Bemærk, at det er hensigtsmæssigt, når man skal arbejde med programmet, at alle tre filer lægges i den samme mappe

Program til kontekstdokumentationsfilen

Download program til produktion af kontekstdokumentationsfilen (contextDocumentationIndex) (ZIP)

Bemærk, at det er hensigtsmæssigt, når man skal arbejde med programmet, at alle tre filer lægges i den samme mappe I arkivbeskrivelsesfilen indgår en opmærkning af koder fra Den FællesOffentlig ReferenceMode (FORM). Læs mere om FORM og find koder på modellens hjemmeside

Skemaer til validering af indexfiler i en arkiveringsversion

I en arkiveringsversion produceret efter bek. 1007 af 20. august 2010 skal der indgå en række indexfiler. Til validering af indexfilerne skal der indgå nogle skemaer i arkiveringsversionen. Skemaer kan downloades fra her: Skemaerne er udarbejdet af Rigsarkivet og der må ikke ændres i dem. Skemaerne kan opdateres af Rigsarkivet og det anbefales derfor, at man tilmelder sig nyhedsgruppen om opdateringer ang. hjælpeprogrammer, testprogram og skemaer Download skema til validering af:

  • fileIndex
  • archiveIndex
  • contextDocumentationIndex
  • tableIndex
  • docIndex

De generelle regler for udformning af XML-skemaer fremgår af XMLSchema.xsd. For at sikre, at arkiveringsversionen er selvdokumenterende, skal dette skema også indgå:

  • XML-schema

Skemaerne er pakket i en samlet zip-fil.

Download skemaer til validering af indexfiler (version 2.0 (2)) (ZIP-FIL)

Materiale, som skal anvendes i arkiveringsversioner af geodata

I arkiveringsversioner af geodata (gml), skal indgå skemaer, der definerer gml-standarden specificeret i ‘Anvisning i aflevering af geodata til Rigsarkivet’. Disse skemaer er pakket i en samlet zip-fil:

Downlad skemaer, der definerer gml-standard (ZIP-FIL)

Test af arkiveringsversioner

Ada, Rigsarkivets testprogram, kan anvendes til test af arkiveringsversioner inden de afleveres til arkivet, så fejl og mangler fanges inden aflevering.

ADA – testprogram til arkiveringsversioner

Et program for myndigheder der skal aflevere data fra it-systemer. Du kan downloade programmet her.

Leverandørliste

Leverandørlisten indeholder oplysninger om leverandører, der har udarbejdet og fået godkendt en eller flere arkiveringsversioner af it-systemer efter reglerne i bekendtgørelse nr. 1007 om arkiveringsversioner på vegne af myndigheder. Oversigten er sidst opdateret september 2015.

Leverandører, der ønsker at stå på listen eller har ønsker til ændringer af listen, bedes rette henvendelse til mailbox@sa.dk.

Leverandørliste (PDF)