Aflevering af privatarkiv

Aflevering fra private

Det er Rigsarkivets opgave at indsamle og bevare privatarkiver fra personer, virksomheder, foreninger, institutioner og organisationer.

Læs Rigsarkivets strategi for privatarkivområdet

Henvendelse til Rigsarkivet vedr. aflevering af eller spørgsmål til håndtering af privatarkiver

Hvis du har historisk materiale, som du mener, er værdifuldt at bevare, eller har du andre spørgsmål vedr. arkivering, kan du skrive til Rigsarkivet på følgende e-post adresse mailbox@ra.sa.dk

Der kan gå op til to uger fra vi modtager din henvendelse, til vi kan besvare den eller følger op på den med uddybende spørgsmål.

Vi tilstræber at behandle din henvendelse grundigt, før vi kontakter dig. For at kunne gøre det, bør du skrive kort om så meget af det følgende som muligt:

  • Hvad er baggrunden for din henvendelse? Skriv for eksempel om du har historisk materiale, som du ønsker at aflevere til en arkivinstitution, om du ønsker råd og vejledning til håndtering af dit arkivsystem eller til bevaring af digitale arkivalier.
  • Hvem vedrører materialet? Er det materiale, som du selv har samlet sammen. Henvender du dig på vegne af en virksomhed, en organisation, forening, skole eller andet?
  • Hvor er materialet skabt? Lå virksomheden fx i Ålborg eller i Vordingborg. Har du en samling af dokumenter skabt af en slægtning, som boede det meste af sit liv i Vejle? Er det mødebilag fra en bestyrelsespost i en landsdækkende forenings lokalafdeling?
  • Hvilken tidsperiode omfatter materialet omtrentligt? Dækker det fx en periode fra ca. 1800 til 1920 eller 2000-2008?
  • Giv en kort beskrivelse af materialet. Er det korrespondance mellem familiemedlemmer, med offentlige myndigheder? Er det dagbøger, husholdningsregnskaber, familiefotos, skattekvitteringer og selvangivelser, er det ordrebøger fra en lille forretning eller en stor virksomhed, er det en række journalsager, forhandlingsprotokoller eller korrespondance og nyhedsbreve udsendt til medlemmer?
  • Hvor meget fylder materialet omtrentligt? Er materialet fx sat ind i 8 ringbind, pakket i fire store flyttekasser? Fylder det tre reoler i kælderrummet eller et helt lagerrum?
  • Består materialet udelukkende af dokumenter på papir? Er der film, fotos eller lydoptagelser? Er der dele af materialet, som består af tekstfiler eller databaser. Findes materialet på en gammel harddisk, cd-r eller på disketter?

 

Er privatarkivet helt eller delvist i digital form?

Læs mere her

Er du fra en forskningsinstitution, og ønsker du at aflevere materiale til Rigsarkivet?

Læs mere her

Øvrige arkiver uden for Rigsarkivet, der også modtager privatarkiver:

Det Kongelige Biblioteks Håndskriftafdeling modtager arkiver efter private inden for kunst, kultur og humanistisk videnskab.

Arbejderbevægelsens Bibliotek og Arkiv modtager papirer efter personer og organisationer fra arbejderbevægelsen.

Kvindehistorisk Samling på Statsbiblioteket bevarer papirer efter nationalt betydningsfulde kvinder, kvindeforeninger og -institutioner.

Sammenslutningen af Lokalarkiver og Organisationen Danske Arkiver. Lokalarkiverne modtager arkiver, der kun har rent lokal interesse.

Arkiverne samarbejder om indsamling og bevaring af privatarkiver i Privatarkivudvalget.

DANPA

Database over privatarkiver i bl.a. lokalarkiver, Rigsarkivet, Arbejderbevægelsens Bibliotek og Arkiv, Det Kongelige Bibliotek, m.fl.

Afleveringsaftale m.m.

Når Rigsarkivet får tilbudt et privatarkiv, skal det først afgøres, om det tilbudte arkiv er bevaringsværdigt. I den forbindelse kan det komme på tale, at en medarbejder tager ud og ser på privatarkivet.

 

Hvis det viser sig, at det er bevaringsværdigt, skal der dernæst træffes en afleveringsaftale med den person, virksomhed, institution osv., der ønsker at aflevere arkivet. En sådan aftale vil typisk omfatte bestemmelser for adgang til arkivet og kassation i det. Kassationsbestemmelser kommer ikke altid på tale, men ofte vil der blive truffet aftale om, at kun bestemte dele af arkivet afleveres, eller at Rigsarkivet får mulighed for at kassere ikke bevaringsværdige dele.

 

Adgangsbestemmelserne kan enten følge arkivloven, der gør arkivalier tilgængelige, når de er 20 år gamle, dog sådan at personfølsomt materiale først er tilgængeligt efter 75 år, eller der kan aftales andre adgangsregler, evt. for dele af materialet. De kan f.eks. bestå i en bestemmelse om, at der kun er adgang til arkivalierne efter skriftlig tilladelse fra den, der har afleveret arkivet.

 

Hjemlån af arkivalier

Private virksomheder, institutioner og foreninger kan låne arkivalier, de selv har afleveret til Rigsarkivet.

Læs om muligheder og regler her

Som udgangspunkt skal materialet ved afleveringen være pakket i arkivæsker, og der skal medfølge en oversigt over det pakkede materiale.

 

Vejledning til private arkivskabere om rensning og pakning af arkivalier

 

Hvis materialet ikke er pakket eller registreret før afleveringen, vil medarbejderne på Rigsarkivet gøre det efterfølgende. I så fald vil Rigsarkivet bede om økonomiske ressourcer til dækning af udgifter i forbindelse med registrerings- og pakningsarbejdet samt til indkøb af æsker.