Aflevering af digitalt skabte private arkivalier

Rigsarkivet har udviklet en række basale programmer målrettet virksomheder, organisationer og personer, der har digitale dokumenter, som ønskes bevaret på lang sigt.

Programmerne benævnes under ét SABA.

SABA-programmerne understøtter omformningen af digitale arkiver til arkivstandarden for langtidsbevaring.

Virksomhedernes og organisationernes digitale arkiver afspejler deres aktiviteter, og mange af dem indeholder væsentligt historisk kildemateriale om det danske samfunds udvikling.

Materialet bør bevares ud fra en samfundsmæssig interesse – enten hos virksomhederne og organisationerne selv eller ved aflevering til Rigsarkivet eller andet offentligt arkiv. Det samme gælder for betydende personers digitale arkiver.

Digitale arkiver indebærer nogle særlige udfordringer, da læsning af indholdet i et digitalt arkiv forudsætter en computer med tilhørende programmer. Som bekendt forældes computere og tilhørende programmer indenfor en kortere årrække. Det gør i mange tilfælde læsning af tidligere gemte digitale arkiver umuligt.

Rigsarkivet har mange års erfaring med bevaring af digitale arkiver og har udviklet en arkivstandard, der sikrer læsbarheden af digitale arkiver på lang sigt.

Den viden er nyttiggjort til at udvikle SABA-programmerne.

 

SABA - programmerne

SABA Kopiering

Med programmet SABA Kopiering er det muligt for virksomheder, organisationer og private personer at danne et dataudtræk af bevaringsværdige dokumenter, billeder, e-mails mv. fra deres digitale arkiv, der er lagret i en mappestruktur på pc’er eller fællesdrev.

Det dannede udtræk kan herefter afleveres til Rigsarkivet eller andet offentligt arkiv, der efter nærmere aftale foretager omformningen til arkivstandarden.

Virksomheder eller organisationer kan også vælge selv at foretage omformningen med programmet SABA Arkivalie.

 

SABA Arkivalie

Programmet er et værktøj til at omforme et udtræk produceret med SABA Kopiering til gældende arkivstandard. SABA Arkivalie kan anvendes af offentlige arkiver, men kan også anvendes af private arkivskabere, der ønsker at anvende arkivstandarden for at sikre bevaringen af deres digitale arkiver på lang sigt.

Programmet anvendes til konvertering af de udvalgte dokumenter, mails (inklusiv eventuelt vedhæftede filer), billeder mv. til de godkendte arkivformater i henhold til arkivstandarden.

Der er mulighed for at medtage relevant kontekstinformation om de bevarede data, der er nødvendig for en fremtidig brug af det digitale arkiv.

 

SABA Arkiv

Programmet anvendes til indlæsning af digitale arkiver, der er omformet til gældende arkivstandard med SABA Arkivalie.

Programmet giver mulighed for at fremfinde og læse de dokumenter, der blev udvalgt til langtidsbevaring ved hjælp af programmet SABA Kopiering. Dokumenterne vil blive vist i den originale mappe/biblioteksstruktur og med de originale filnavne fra udtrækket, der blev dannet med programmet SABA Kopiering, men alle filerne er nu lagret i de arkivformater, der er indeholdt i arkivstandarden.

Til SABA Arkiv er der ligeledes udviklet et søgeprogram, der giver brugeren mulighed for ved hjælp af forskellige søgekriterier – herunder fritekstsøgning i de dokumenter, der foreligger i en tekstversion – at fremsøge dokumenter og mails i det digitale arkiv.

 

Betingelser for brug

SABA-programmerne er udarbejdet af Rigsarkivet, og Rigsarkivet har copyright på det.

De nærmere betingelser for brug af SABA-programmerne vil fremgå ved installation af programmerne.

Rigsarkivet er ikke forpligtet til at yde direkte support på brugen af programmerne, men er interesseret i at få tilbagemeldinger på deciderede fejl eller uhensigtsmæssigheder, så disse tilbagemeldinger kan indgå i den løbende vedligeholdelse af programmet.

 

Kontaktinformation

SABA-programmerne kan udleveres ved henvendelse til Peter Edelholt på telefon 41 71 73 91 eller e-mail pe@sa.dk.

Ved tilbagemeldinger på fejl og uregelmæssigheder kontakt Rigsarkivet på e-mail mailbox@sa.dk.

Rigsarkivets arkivstandard

Rigsarkivet har mange års erfaring med langtidsbevaring af digitale arkiver.

Offentlige myndigheder har pligt til at aflevere bevaringsværdige digitale arkiver til offentlige arkiver. Siden 1970erne har Rigsarkive modtaget flere hundrede kopier af offentlige digitale arkiver i en særlig arkivstandard, der sikrer, at det digitale materiale afleveres og arkiveres i en form, der eruafhængig af det system eller program, der har været anvendt til at udarbejde materialet.

 

På den måde sikres læsbarheden af indholdet af de digitale arkiver på lang sigt.

 

Når de digitale arkiver er omformet efter arkivstandarden til systemuafhængige arkiveringsversioner, vil data og dokumenter være bevaret i arkivformater, der ved (gen)læsning er uafhængig af det system eller program, der har været anvendt til at producere de bevarede data og dokumenter.

 

Sammen med data og dokumenter gemmes også en nærmere dokumentation af, hvordan data/dokumenter er blevet skabt og anvendt, så fortolkning og genanvendelighed for fremtidig forskning sikres bedst muligt.

 

Systemer eller programmer, der har været anvendt i den daglige drift bevares derfor ikke, men udtræk i leverandøruafhængige formater af data, dokumenter mv. bevares sammen med den tilhørende dokumentation samlet i en systemuafhængig arkiveringsversion af det digitale arkiv.

 

Rigsarkivet har detaljeret beskrevet kravene til formater, struktur mv. for en systemuafhængig arkiveringsversion, der er en arkivstandard for afleveringer af digitale arkiver fra alle offentlige myndigheder uanset om afleveringen sker fra statslige myndigheder, regioner eller kommuner og uanset om afleveringen sker tilRigsarkivet eller til et andet offentligt arkiv.

 

National standard

Det er Rigsarkivets ambition at udbrede arkivstandarden til private virksomheder, organisationer og personer, så det bliver en national standard for langtidsbevaring af digitale arkiver.

 

En national standard uanset om langtidsbevaringen sker hos virksomhederne og organisationerne selv eller ved aflevering til Rigsarkivet.

 

Som nationalt arkiv er Rigsarkivet til stadighed forpligtet til at ajourføre og videreudvikle erfaringer og kompetencer med langtidsbevaring af digitale arkiver. Udbredelsen og formidlingen af disse erfaringer vil, ud fra både en samfundsinteresse og en samfundsøkonomisk betragtning og for den enkelte virksomhed eller organisation, dermed kunne udnyttes bedst muligt.

 

Rigsarkivet har udviklet og udvikler løbende programmer til test af, at de systemuafhængige arkiveringsversioner overholder arkivstandarden samt forskellige hjælpeprogrammer, der understøtter produktionen af systemuafhængige arkiveringsversioner.

 

Endvidere er der også udviklet programmer til læsning/tilgængeliggørelse af arkiveringsversioner. Det vil også være nødvendigt på lang sigt med mellemrum at udvikle programmer til konvertering af allerede producerede arkiveringsversioner, ligesom der skal ske en løbende mediekonvertering for at sikre læsbarhed af lagermedier.

 

Disse programmer vil naturligvis også blive stillet til rådighed for private virksomheder, organisationer og personer.