Bevaring og kassation af it-systemer

Kommunale/regionale myndigheder må ikke slette/kassere data i it-systemer uden bemyndigelse fra Rigsarkivet.

For kommuner og regioner udsteder Rigsarkivet bekendtgørelser for hvilke systemer, der skal bevares data fra og som skal afleveres til offentligt arkiv i form af arkiveringsversioner.

Overordnet lovgivning

Rigsarkivaren fastsætter nærmere bestemmelser om bevaring og kassation af offentlige arkivalier jf. arkivbekendtgørelsens §5. På det kommunale område fastsættes bestemmelserne efter drøftelse med de kommunale parter.

Arkivloven – Bekendtgørelse nr. 591 af 26. juni 2003 om offentlige arkiver og om offentlige arkivers virksomhed (PDF)

Kommuner - bestemmelser og vejledninger

Rigsarkivet har i samarbejde med de kommunale parter udarbejdet bestemmelser om bevaring og kassation til kommunerne. Der er følgende bestemmelser:

Bekendtgørelse nr. 995 af 3. august 2010 om bevaring og kassation af arkivalier i kommunerne (PDF)

Vejledning til bekendtgørelse nr. 995 af 3. august 2010 om bevaring og kassation af arkivalier i kommunerne_maj 2015 (PDF)

Cirkulæreskrivelse 12. juni 2014 om kassation af dokumenter i kommunernes it-systemer (PDF)

Bekendtgørelse nr. 1000 af 28. september 2004 om bevaring og kassation af arkivalier i primærkommunerne (PDF)

Vejledning til bekendtgørelse nr. 1000 af 28. september 2004 om bevaring og kassation af arkivalier i primærkommunerne (PDF)

Vejledende kassationsliste for primærkommunernes it-systemer (PDF)

Vejledende kassationsliste for kommunernes it-systemer efter 2007 (d-guldliste) (EXCEL)

Rigsarkivets notat om dataudveksling mellem kommunale og statslige it-systemer (PDF)

Bekendtgørelse nr. 330 af 29. april 2004 om bevaring af data fra elektroniske arkivsystemer med personoplysninger hos Københavns og Frederiksberg kommuner (PDF)

Bekendtgørelse nr. 331 af 29. april 2004 om bevaring af data fra elektroniske arkivsystemer med personoplysninger i Bornholms regionskommune (PDF)

Bestemmelserne opregner de arkivalier, som alle kommuner umiddelbart skal bevare, også når arkivalierne ikke længere er i retslig eller administrativ brug. Det står kommunerne frit for at bevare flere systemer end dem, der er bestemt til bevaring.

For institutioner, som kommunerne har overtaget fra amterne, gælder nedenstående amtsbestemmelser forsat:

Bekendtgørelse nr. 575 af 16. juni 2003 om bevaring og kassation af arkivalier i amtskommuner (PDF)

Regioner - bestemmelser og vejledninger

Rigsarkivet har i samarbejde med Danske Regioner udarbejdet bestemmelser om bevaring og kassation til regionerne. Bestemmelserne opregner de arkivalier, som alle regioner umiddelbart skal bevare, også når arkivalierne ikke længere er i retslig eller administrativ brug.

Regioner

Bekendtgørelse nr. 266 af 23. marts 2015 om bevaring og kassation af arkivalier i regionerne (LINK)

Vejledning til bekendtgørelse nr. 266 af 23. marts 2015 om bevaring og kassation af arkivalier hos regionerne (PDF)

 

Projekt om bevaring og kassation af kommunale og regionale arkivalier