Arkivlovgivning

På denne side finder du en oversigt over arkivlovgivning gældende for kommunale og regionale myndigheder samt en liste overtrædelser af arkivloven

Overtrædelse af Arkivloven

Overtrædelse af Arkivloven

Offentlige myndigheder må ikke kassere arkivalier uden Rigsarkivet har truffet bestemmelse om kassation for dem jf. § 5 i bekendtgørelse nr. 591 af 26. juni 2003 om offentlige arkivalier og om offentlige arkivers virksomhed. Bekendtgørelsen fastsætter endvidere, at offentlige myndigheder skal varetage arkivmæssige hensyn, herunder opbevare arkivalierne på betryggende vis.

Ikke alle myndigheder lever op til bekendtgørelsens krav. Rigsarkivet indberetter i grove tilfælde uhjemlet kassation til den overordnede myndighed.

På denne side offentliggøres sagerne for de kommuner, hvor der er foretaget indberetning til statsforvaltningerne.

I forbindelse med tilsyn med arkivforholdene i Region Syddanmark, herunder sygehusene i regionen,  har regionen oplyst, at følgende arkivalier må anses for kasseret:

 

Fåborg Sygehus (oprettet 1871: alle administrative arkivalier og patientjournaler efter 1891.
Nyborg Sygehus (oprettet 1878): alle administrative arkivalier og patientjournaler
Ringe Sygehus (oprettet 1885): alle administrative arkivalier før ca. 1950 og alle patientjournaler

 

Hovedparten af arkivalierne skulle være bevaret jf. bekendtgørelse nr. 994 af 3. august 2010 om bevaring og kassation af arkivalier fra sygehuse og hospitaler.

Rigsarkivet har vurderet, at der er tale om et groft tilfælde af uhjemlet kassation, og har derfor bedt Statsforvaltningen om at indskærpe Region Syddanmark, hvilke forpligtelser regionen har på arkivområdet.

 

Indberetning sendt 29. januar 2015, journalnummer 2012-019829

Guldborgsund Kommune har indberettet, at bevaringsværdige data på beskæftigelses- og arbejdsmarkedsområdet fra Nykøbing Falster Kommunes it-systemer Bedste Praksis og Ressourceprofil kun er bevaret i form af papirudskrifter. Da bevaringsværdige digitale arkivalier skal bevares i digital form, er der tale om en uhjemlet kassation. Sagen er blevet indberettet til Statsforvaltningen Sjælland.

Indberetning sendt 12. april 2011, journalnummer 2010-019970

Rebild Kommune har angivet, at ESDH-systemet GoPro ikke længere kan tilgås, da den server, hvor GoPro-data fandtes, nu anvendes til andre formål. Systemets data må derfor betragtes som kasseret. Sagen er blevet indberettet til Statsforvaltningen Nordjylland. Rebild Kommune er blevet pålagt at udarbejde en fortegnelse over de sager, der var registreret i GoPro-systemet eller redegøre for, hvorledes sagerne systemet kan fremfindes. Sagsfortegnelse eller redegørelse skal være Rigsarkivet i hænde senest 30. juni 2011.

Indberetning sendt 12. april 2011, journalnummer 2010-020073

Kommunen har indberettet, at den bevaringsværdige e-journal DDE-system, som var søgemiddel til sager og dokumenter fra Dianalund Kommune er “brudt sammen”, og at der derfor ikke kan udarbejdes en arkiveringsversion. Sagen er blevet indberettet til Statsforvaltningen Sjælland. Sorø Kommune er blevet pålagt at udarbejde en sagsfortegnelse over de sager, som var registreret i DDE-systemet eller redegøre for, hvorledes sagerne kan fremfindes. Sagsfortegnelse eller redegørelse skal være Rigsarkivet i hænde senest 30. juni 2011.

Indberetning sendt 12. april 2011, journalnummer 2010-020093

Kommunen har meddelt, at Jelling Kommunes omsorgssystem CSC-Vitae system ikke i sin helhed kan fremfindes længere, da de sager, der var passive på tidspunkt for konvertering til nyt system er gået tabt. Sagen er blevet indberettet til Statsforvaltningen Syddanmark.

Indberetning sendt 12. april 2011, journalnummer 2010-014658

Kommunen har meddelt, at bevaringsværdige data fra Suså Kommunes omsorgssystem Rambøll Care ikke i sin helhed kan fremfindes længere. Sagen er blevet indberettet til Statsforvaltningen Sjælland.

Indberetning sendt 12. april 2011, journalnummer 2010-014570