Myndigheders arkiv i dagligdagen

Arkivalier skal opbevares af myndigheder, så de efter aflevering til Rigsarkivet kan stilles til rådighed for myndigheder, offentlighed og forskere.

Kommuner og regioner skal varetage arkivmæssige hensyn i brugen af it-systemer, så aflevering af en arkiveringsversion (kopi) af data fra systemerne ikke giver anledning til problemer.

Ved arkivmæssige hensyn forstås, at myndigheden skal sikre, at arkivalier bevares således, at de efter aflevering kan stilles til rådighed for myndigheder og offentlighed samt anvendes til forskningsformål.

It-systemer og varetagelse af arkivmæssige hensyn

It-systemer som skal afleveres til Rigsarkivet skal godkendes før de tages i brug. Det sker bla. for at sikre sig, at der kan afleveres en arkiveringsversion af systemet, men også for at sikre sig, at systemet lever op til kravene om ‘arkiv mæssige hensyn’:

  • Der skal være orden og systematik i de bevaringsværdige systemer, og denne orden skal være dokumenteret. Kravene skal sikre, at arkivalierne kan genfindes af myndigheden selv og af offentligheden efter, at arkivalierne er afleveret til offentligt arkiv
  • Myndigheden skal anvende de godkendte intrukser mm stringent
  • Der skal være regelmæssig kvalitetskontrol af registreringer og dokumenter
  • Bevaringsværdige systemer skal sikres mod fysisk nedbrydning, hærværk og lignende
  • Arkivalier der er lagret digitalt, skal bevares således, at de kan afleveres til Rigsarkivet
Vejledning om varetagelse af arkivmæssige hensyn i it-systemer

Rigsarkivet har følgende vejledning om varetagelse af arkivmæssige hensyn for it-systemer:

Varetagelse af e-arkivmæssige hensyn – en vejledningen til kommunale myndigheder (PDF)

Du kan også hente gode råd om arkivering på Kommunernes Landsforenings hjemmeside om “Arkivering og arkiver”

Papirarkivalier og arkivmæssige hensyn
  • Bevaringsværdige arkivalier skal sikres mod fysisk nedbrydning, hærværk e.l. Det betyder at der stilles krav til arkivlokaler og kvaliteten af kontormaterialer
  • Der skal være orden og systematik i de bevaringsværdige arkivalier, og denne orden skal være dokumenteret. Kravene skal sikre, at arkivalierne kan genfindes af myndigheden selv og af offentligheden, efter at arkivalierne er afleveret til offentligt arkiv.
  • Der skal kunne foretages en fysisk adskillelse mellem bevaringsværdige og ikke-bevaringsværdige arkivalier. Kravet skal sikre, at kassation i arkivalierne er mulig uden at processen bliver meget dyr for Rigsarkivet og ikke mindst for myndigheden selv.
Vejledning om varetagelse af arkivmæssige hensyn i papirarkivalier

Vejledning om varetagelse af arkivmæssige hensyn i papirarkivalier

Rigsarkivet har følgende vejledninger om varetagelse af arkivmæssige hensyn:

Opbevaring af papirarkivalier – vejledning (PDF)

Tekniske krav til materialekvaliteter – vejledning (PDF)

Hvis en kommune/region vælger at aflevere papirarkivalier til Rigsarkivet, skal følgende krav til arkivæsker følges:

Rigsarkivets anvisning til arkivæsker – materialekvalitet ved aflevering af arkivalier (PDF)

Bilag til ovenstående anvisning: Kravspecifikation til arkivæsker – Rigsarkivets model (PDF)

Anmeldelse af uhjemlede kassationer

Hvis kommunale arkivalier er blevet uhjemlet kasseret, dvs. kasseret uden hjemmel i de kommunale bevaringsbestemmelser, skal det anmeldes til Rigsarkivet.

Anmeldelse af uhjelmede kassationer

Benyt blanketten til at indberette uhjelmede kassationer
  • Navn på indberettende myndighed
  • Oplysninger om de kasserede arkivalier

  • Angiv hvilken myndighed, der har skabt de uhjelmet kasserede arkivalier
  • Angiv navn på arkivalierne f.eks. journalsager, kartotekskort el. lign.
  • Angiv hvilke år arkivalierne stammer fra
  • Omstændighederne ved den uhjelmede kassation

Anmeldelse af skader på arkivalier

Hvis en myndigheds arkiv rammes af vandskade, brand, svampeangreb, skadedyr, hærværk eller andre ødelæggende begivenheder, skal myndigheden straks anmelde det til Rigsarkivet.

Rigsarkivet vil herefter udarbejde en handlingsplan, som anviser, hvordan de skadede arkivalier skal restaureres. Myndigheden skal selv betale for restaureringen af arkivalierne. Ved en hurtig anmeldelse kan Rigsarkivet rådgive om, hvordan skadens omfang begrænses.

Anmeld skader på arkivalier

Benyt blanketten til at indberette skader på arkivalier.
  • Oplysninger om indberettende myndighed

  • Navn på indberettende myndighed
  • Oplysninger om de skadede arkivalier

  • Angiv hvilken myndighed, der har skabt de skadede arkivalier
  • Angiv navn på arkivalierne fx. journalsager, kartotekskort el. lign.
  • Angiv hvilke år arkivalierne stammer fra
  • Angiv fx. journalnumre, årstal eller løbenumre for arkivalierne
  • Oplysninger om skadens omfang

  • Angiv din vurdering, enten let skadet, mellem skadet eller svært skadet
  • Angives i antal hyldemeter eller antal arkivæsker
  • Omstændighederne ved akutskade

    Nedenstående oplysninger skal kun angives ved akut skade
Lovgivning

Offentlige myndigheder skal ifølge arkivlovens §8 og arkivbekendtgørelsens §§1-3 sikre, at arkivmæssige hensyn varetages, herunder at arkivalierne opbevares på betryggende vis.

Rigsarkivet skal ifølge arkivbekendtgørelsens §2 føre tilsyn med, om myndighederne varetager arkivmæssige hensyn. Myndighederne har oplysningspligt over for Rigsarkivet i henhold til §3 i bekendtgørelsen.

Opret eget arkiv

Kommuner og regioner kan vælge at oprette egne arkiver, som bl.a. skal sikre varetagelse af arkivmæssige hensyn:

Oprettelse af offentlige arkiver (§7-arkiver)