Lån arkivalier til administrativt brug

Ministerier, styrelser, kommuner, regioner og andre myndigheder samt private virksomheder, institutioner og foreninger kan hjemlåne arkivalier, de selv har afleveret til Rigsarkivet.

Hvem kan låne?

Ministerier, styrelser, kommuner, regioner og andre myndigheder samt private virksomheder, institutioner og foreninger kan hjemlåne arkivalier, de selv har afleveret til Rigsarkivet.

Myndigheder kan desuden bestille og låne arkivalier, der er afleveret fra andre myndigheder, hvis arkivalierne er relateret til sagsområder, som myndigheden helt eller delvist har overtaget.

Bliv oprettet som låner

For at kunne låne arkivalier til administrativt brug, skal en myndighed eller privat virksomhed/institution/forening oprettes som myndighedslåner.

Når en myndighed eller privat aktør opretter sig som låner, skal en medarbejder registreres som låneberettiget medarbejder. Den låneberettigede medarbejder vil få en brugerprofil hos Rigsarkivet og mulighed for at bestille arkivalier via arkivdatabasen Daisy.

Det er muligt at have flere låneberettigede medarbejdere på én gang.

Bliv oprettet som låner

Låners ansvar

Det er den offentlige myndighed eller private institutions eget ansvar at vedligeholde de relevante oplysninger i medarbejdernes brugerprofiler, og det er den offentlige myndighed eller private institution, der er ansvarlig for, at de regler, der gælder for udlånet, bliver overholdt.

Bestilling af arkivalier

Arkivalier skal bestilles via arkivdatabasen Daisy.

Bistand til at finde ud af hvilen arkivpakke det ønskede arkivmateriale befinder sig i

Hvis låner har behov for bistand til at finde ud af, i hvilken arkivpakke en ønsket sag eller andet arkivmateriale befinder sig, tilbyder Rigsarkivet mod betaling at gennemføre de nødvendige undersøgelser, for at identificere den ønskede arkivpakke. Sådanne undersøgelser udføres efter reglerne for indtægtsdækket virksomhed.

Se priser og bestil arkivundersøgelser her

Arkivalierne kan hjemlånes eller scannes

Når arkivalierne er bestilt i arkivdatabasen Daisy, modtager låner en kvittering og kan da vælge mellem:

  • Hjemlån: Låner afhenter og returnerer selv arkivæskerne på det arkiv, hvor arkivalierne opbevares.
  • Scanning: Mod betaling scanner Rigsarkivet materialet og sender en kopi til låners sikre e-postadresse.

Læs mere her om bestilling af scanning for myndigheder

Afhentning og returnering af bestilte arkivalier

Hvis låner vælger at hjemlåne de bestilte arkivalier, er det låner selv, der skal stå for afhentning og returnering.

Afhentning og returnering skal ske:

  • den læsesal, der opbevarer de bestilte arkivalier.
  • via låners egne medarbejdere. Ved afhentning og returnering skal myndighedens eller den private aktørs medarbejder fremvise dokumentation for sit ansættelsesforhold hos låner for at få udleveret det bestilte materiale.
  • inden for udlånets åbningstider

Adresser og åbningstider for udlån til offentlige og private arkivskabere

Hvor lang tid kan jeg låne arkivalierne?

Rigsarkivets regler for udlån af arkivalier bestemmer

  • Hvor mange arkivalier du må bestille
  • Hvor lang udlånsperioden er
  • Hvilke muligheder der er for at forlænge låneperioden

Se regler for udlån af arkivalier

Håndtering af hjemlånte arkivalier
  • De hjemlånte sager skal ved afleveringen være af helt samme indhold og i samme stand som ved udleveringen.
  • Den orden, arkivalierne er lagt i arkivæsken i, skal være intakt, når arkivalierne returneres.
  • Det på hviler låner at opbevare hjemlånte arkivalier klart adskilt fra egne sager.
  • Det hjemlånte materiale skal opbevares på en måde, så det er sikret imod tyveri.
  • Materialet hjemlånes udelukkende til låners eget brug, og materialet må derfor ikke tilgå en anden myndighed eller andre uvedkommende.
  • Låner har selv ansvar for, at hjemlånt arkivmateriale transporteres, opbevares, håndteres og benyttes i overensstemmelse med arkivlovgivningens bestemmelser og Rigsarkivets regler for håndtering og benyttelse af arkivmateriale. Se “At omgås arkivalier” på siden Regler på læsesalen.
Amtsarkivalier afleveret fra regionernes mellemarkiver

Myndigheder, der har overtaget sagsområder fra amterne ved kommunalreformen i 2006, kan bestille amtsarkivalier til hjemlån (kun papirsager) eller i kopi.

Bestilling af arkivalier fra amterne (1993-2006)

Særligt for digitalt skabte arkivalier

Digitalt skabte arkivalier, det vil sige arkiveringsversioner af data og dokumenter fra myndighedernes it-systemer, ikke kan hjemlånes.

Hvordan kan myndigheder anvende digitalt skabte arkivalier?

1. Opslag i programmet Sofia på læsesalene

Myndigheden kan gratis lave opslag i programmet Sofia på en af Rigsarkivets læsesale.

Se “Sådan anvender du digitalt skabte arkivalier” på siden Digitalt skabte arkivalier – introduktion

2. Køb af kopi

Mod betaling kan myndigheden få lavet kopier af digitale arkivalier hos Rigsarkivet.

Kopiering af arkivalier

3. Køb af arkivundersøgelse

Mod betaling kan myndigheden få udført en arkivundersøgelse i digitale arkivalier hos Rigsarkivet.

Arkivundersøgelse

Hvordan bestilles digitale arkivalier?

Digitalt skabte arkivalier, der er afleveret til Rigsarkivet, kan fremfindes i arkivdatabasen Daisy, men de skal bestille på en særlig blanket.

Bestillingsblanket til digitale arkivalier

Se særlige regler for brug og Bestilling af arkivalier fra amterne (1993-2006). (Kun relevant for amternes efterfølgermyndigheder).

Kræver det tilladelse at benytte digitalt skabte arkivalier?

Digitale arkivalier er omfattet af arkivlovens tilgængelighedsregler.

Offentlige myndigheder vil umiddelbart kunne få adgang til digitale arkivalier de selv har afleveret, såfremt disse ikke indeholder oplysninger om enkeltpersoners rent private forhold.

Hvis arkivaliet indeholder oplysninger om enkeltpersoners rent private forhold, skal myndigheden søge om adgang til arkivaliet i henhold til arkivlovens § 34, ifølge hvilken Datatilsynet skal give samtykke til adgang.

Ovenstående blanket til bestilling af digitale arkivalier skal altid benyttes. Rigsarkivet vurderer, om Datatilsynet skal høres, inden der kan gives adgang, og myndigheden vil blive underrettet.

Ovenstående gælder også digitale arkivalier ført af andre myndigheder, vedrørende sagsområder som den myndighed, der ønsker adgang til arkivaliet, helt eller delvist har overtaget.