På Statens Arkivers læsesale i Rigsarkivet, på Erhvervsarkivet og på de tre landsarkiver uden for København er der mulighed for at låne og benytte mikrokort af kirkebøger ældre end 1. januar 1876 for sogne i kirkekredsene i den slesvigske del af den tyske delstat Schleswig-Holstein.
Lån og benyttelse sker efter den aftale, som Statens Arkiver har indgået med Nordelbische Evangelisch-Lutherische Kirche i Kiel den 4. november 2004.
Mikrokortene omfatter sognene i Flensborg, Slesvig, Südtondern, Angeln, Eiderstedt pg Husum-Bredstedt kirkekredse. Det er desuden planen at udvide med mikrokort fra sogne i Eckernførde og Rendsborg kirkekredse.
Brugere med dansk statsborgerskab og tyske statsborgere med fast bopæl i Danmark kan benytte mikrokortene.
Det er gratis at låne og benytte mikrokortene.
Statens Arkiver kan give tilladelse til, at brugerne kan benytte mikrokortene i forbindelse med egen slægtsforskning.
Hvis en bruger ønsker at anvende kortene til andre forskningsformål, skal han eller hun søge om tilladelse hertil på en særlig tysk låneblanket, der kan fås ved læsesalens vejledningsskranke. Statens Arkiver fremsender blanketten til Nordelbisches Kirchenarchiv i Kiel, der behandler ansøgningen. Hvis ansøgningen bliver godkendt, betinger Nordelbisches Kirchenarchiv sig et frieksemplar af evt. publikation.
Der må kun benyttes indførsler, der er ældre end 1. januar 1876, også selvom kortene af tekniske grunde kan indeholde indførsler både før og efter denne dato.
Brugerne må gerne afskrive enkeltindførsler eller enkelte sider af kirkebøgerne til eget brug, men må ikke foretage en systematisk afskrivning. Brugerne må ikke affotografere kirkebogssider, når de er fremme på læseapparatets skærm.
Læsesalspersonalet kan ikke forventes at kunne yde hjælp til læsning og oversættelse af kirkebogsindførslerne.
Brugerne kan ikke bestille mikrokortkopier.
Derimod kan de bestille fotokopier af enkelte sider. Arkivets personale skal foretage kopieringen. Prisen for kopier er de til enhver tid gældende priser for fotokopiering, herunder ekspeditionsgebyr.
Mikrokortene er ikke opstillet til selvekspedition, og der skal derfor udfyldes en særlig låneseddel ved hvert enkelt lån. Lånesedlen skal påtegnes af personalet ved vejledningsskranken. Efter endt brug skal kortene afleveres til vejledningsskranken, og først derefter er det efter aflevering af ny låneseddel muligt at låne yderligere kort.
Brugeren skal på lånesedlen oplyse og med sin underskrift bekræfte
På læsesalene, der stiller mikrokort til rådighed, er der opstillet oversigter om de enkelte sognes kirkebøger. Følgende oplysninger skal fremgå af lånesedlen (oversigterne er udarbejdet på tysk af Nordelbisches Kirchenarchiv og den tyske formulering er anført i parentes):
Kortene skal tilbageleveres umiddelbart efter endt brug.
Når vagthavende ved vejledningsskranken har påtegnet lånesedlen, kan udlånet finde sted. Hvis der opstår tvivl om rigtigheden af de anførte oplysninger, eller hvis læsesalspersonalet skønner, at der sker misbrug af kortene, kan tilladelsen inddrages. Nordelbisches Kirchenarchiv skal informeres herom. Statens Arkiver skal endvidere informere Nordelbisches Kirchenarchiv om evt. bortkomne eller ødelagte kort.
Statens Arkiver skal hvert år udarbejde en opgørelse over det foregående års udlån til Nordelbisches Kirchenarchiv. Opgørelsen vil blive udarbejdet efter lånesedlerne.
