Landsarkivet for Fyn, Landsarkivet for Nørrejylland, og Landsarkivet for Sønderjylland samt Rigsarkivet kan tilbyde at foretage undersøgelser med henblik på kortlægning af slægtskabsforhold. Undersøgelserne omfatter ofte flere forskellige typer af arkivalier, bl.a. folkeregisterkort, adoptionssager, kirkebøger, lægdsruller, skifteprotokoller og folketællinger.
Kortlægning af slægtskabsforhold foretages typisk i forbindelse med aktuelle arvesager for autoriserede bobestyrere, for pensionskasser samt til brug for medicinsk klinisk rådgivning.
Statens Arkiver foretager ikke egentlige slægtshistoriske undersøgelser, herunder stamtræer, stambøger og lign., for private.
Undersøgelser bestilles ved skriftlig henvendelse enten pr. mail eller brev med almindelig post til arkivet. I henvendelsen angives, hvilken sag de ønskede oplysninger skal bruges i (bobestyrerattest eller tilsvarende vedlægges).
Arkivet skal bruge så mange oplysninger om den pågældende person og dennes slægtninge som muligt.
Følgende oplysninger er nødvendige:
Det er vigtigt at angive, om oplysningerne er præcise, eller om der en vis usikkerhed forbundet med dem.
Det er hensigtsmæssigt, at rekvirenten angiver, hvad der ønskes undersøgt. Arkivet giver efterfølgende besked, om det er muligt at gennemføre en given undersøgelse og foreslår evt. alternative undersøgelsesmuligheder.
Arkivet påtager sig kun at gennemføre velafgrænsede og veldefinerede undersøgelser.
Arkivet videregiver oplysninger til autoriserede bobestyrere og offentlige myndigheder om slægtskabsforhold og bopælsoplysninger, men ikke andre personfølsomme oplysninger.
Undersøgelsen udfører Statens Arkiver mod betaling. Man skal som minimum betale en timetakst og derudover afregnes for hver påbegyndt halve time.
Arkivet kan give et prisoverslag i forbindelse med konkrete bestillinger og kan tilbyde at udarbejde et tilbud ved større bestillinger. Man er i forbindelse med rekvisitionen altid velkommen til at angive et maksimalt tidsforbrug.
Man betaler for, at arkivet ud fra de afgivne oplysninger udfører den nærmere definerede arkivundersøgelse.
Statens Arkiver bestræber sig på en ekspeditionstid på 14 dage regnet fra den dag, hvor arkivet har modtaget bestillingen. Hvis denne tidsfrist ikke kan overholdes, meddeles det rekvirenten, og der gives samtidig besked om, hvornår man kan vente at få svar.
Resultatet af undersøgelsen samt faktura fremsendes med posten efter undersøgelsens afslutning. Betalingsbetingelserne er 30 dage netto.
Undersøgelser, der skal betales fra udlandet, betales på forhånd.
Der tages forbehold for særlige tilfælde, hvor dokumenter ikke er bevaret, hvilket i praksis kan betyde, at en påbegyndt undersøgelse ikke kan gennemføres fuldstændigt.
Statens Arkiver påtager sig ikke ansvar for, om arkivalierne rummer korrekte og fuldstændige oplysninger.
