Rigsarkivet og Landsarkivet for Fyn, Landsarkivet for Nørrejylland, og Landsarkivet for Sønderjylland samt Rigsarkivet kan tilbyde at kopiere arkivernes egne arkivalier. Kopier af papirarkivalier kan leveres både som papirkopier og som scanninger. Rigsarkivet kan desuden kopiere digitale arkivalier.
Kopiering af arkivalier bestilles typisk til brug for dokumentation eller til forskningsbrug.
På arkivernes læsesale findes et særligt skema til bestilling af kopier af papirarkivalier. Kopier kan også bestilles ved skriftlig henvendelse enten pr. mail eller brev med almindelig post. Bestillingen sendes til det arkiv, hvor arkivalierne opbevares. Kopier af digitale arkivalier bestilles altid på Rigsarkivet.
Når du bestiller kopiering af arkivalier, er det nødvendigt at identificere arkivalierne nøjagtigt.
De nødvendige oplysninger kan findes på www.daisy.sa.dk
Følgende oplysninger er nødvendige:
Hvis de nødvendige oplysninger ikke fremgår af bestillingen, kan Statens Arkiver tilbyde at foretage en arkivundersøgelse med henblik på at identificere de arkivalier, der ønskes kopieret.
Ved bestilling af kopier af papirarkivalier skal det på bestillingen angives, om kopierne ønskes på papir eller som filer på en cd-rom.
Ved indsendelse af bestillingen accepteres Statens Arkivers pris- og betalingsbetingelser.
Hvis teksten på de kopierede arkivalier er skrevet med en skrift der er svær at læse, kan arkivet tilbyde at levere en transskriberet tekst.
På arkivernes læsesale findes fotokopieringsmaskiner, som kan benyttes ved selvbetjening efter de gældende regler. Det er endvidere i et vist omfang tilladt at benytte kamera på arkivernes læsesale.
Såfremt de arkivalier, der ønskes kopieret, ikke er umiddelbart tilgængelige i henhold til arkivlovens regler, skal der søges om adgang til at benytte dem.
Der kan af bevaringsmæssige og ophavsretmæssige grunde forbud mod at kopiere visse typer af arkivalier.
Det gælder bl.a. for følgende arkivalier:
Arkivet kan levere kopier af papirarkivalier i elektronisk format på Cd-rom i sort/hvid eller i gråtoner. Filformatet kan enten være TIFF eller JPEG.
Kopier af papirarkivalier kan også leveres på papir i formater op til A3-størrelse (420 x 297 mm).
Kopier af digitale arkivalier leveres på DVD eller andet medie, i det format de opbevares i hos Statens Arkiver. Formatet er beskrevet i bekendtgørelsen nr. 342 af 11. marts 2004. For at kunne drage nytte af kopier af digitale arkivalier, vil det ofte være nødvendigt at bestille kopier af den dokumentation der findes om det pågældende arkivalie. Statens Arkiver har desuden udviklet nogle små programmer der kan hjælpe i forbindelse med brugen af systemerne. Se og download hjælpeværktøjerne her.
Statens Arkiver bestræber sig på en ekspeditionstid på 14 dage regnet fra den dag, hvor arkivet har modtaget bestillingen. Hvis denne tidsfrist ikke kan overholdes, meddeles det rekvirenten, og der gives samtidig besked om, hvornår forsendelse kan forventes at finde sted.
Papirkopier og cd-rom med kopier af papirarkivalier samt faktura fremsendes med posten efter opgavens afslutning. Betalingsbetingelserne er 30 dage netto.
Kopier af digitale arkivalier afhentes på Rigsarkivets læsesal eller efter nærmere aftale.
Kopieringer der bestilles fra udlandet, skal betales på forhånd.
Statens Arkiver har ikke noget ansvar eller nogen forpligtelse i forhold til arkivaliernes informationsindhold.
