Statens Arkiver stiller arkivalier til rådighed for borgere og myndigheder herunder til forskningsformål og vejleder i benyttelse af arkivalier. Arkivalierne benyttes på læsesalene i Rigsarkivet, Landsarkivet for Fyn, Landsarkivet for Nørrejylland, Landsarkivet for Sjælland eller Landsarkivet for Sønderjylland samt Erhvervsarkivet. Læsesalene er åbne for alle, og der er gratis adgang.
Hovedparten af Statens Arkivers samlinger befinder sig i arkivernes nærmagasin eller fjernmagasin, hvorfra læsesalspersonalet ekspederer bestilt materiale. En mindre del af arkivalierne er opstillet i arkivernes selvbetjeningsmagasin, og materiale herfra fremtager arkivbrugeren selv og sætter det på plads efter endt brug.
På arkivernes læsesale kan en række arkivalier eller kopier af arkivalier være opstillet til selvekspedition.
I selvekspeditionsmagasinet er typisk opstillet:
Ønsker man at benytte materiale fra selvekspeditionsmagasinet, fremtager arkivbrugeren det selv og sætter det på plads efter endt brug. Generelt gælder, at læsesalsgæsterne kun må fremtage en protokol, en filmrulle eller en mappe med mikrokort ad gangen.
Selvekspedition finder sted indtil 15 min. før lukketid.
Ønsker man at benytte arkivalier, der er placeret i arkivets nærmagasin eller fjernmagasin, sker det ved, at man bestiller elektronisk i arkivdatabasen Daisy eller udfylder en bestillingsseddel på arkivets læsesal. Læsesalspersonalet ekspederer efterfølgende materialet.
Af bestillingssedlen skal fremgå:
De relevante oplysninger fremgår af Statens Arkivers arkivdatabase Daisy og arkivregistraturerne, der er opstillet på arkivets læsesal.
På Rigsarkivet og Landsarkivet for Sjælland skal alle arkivalier bestilles i Daisy. På Erhvervsarkivet skal alle arkivalier, der er registreret i Daisy, bestilles i Daisy.
Det er også muligt at bestille arkivalier på forhånd ved at fremsøge og bestille de ønskede pakker og bind i arkivdatabasen Daisy, eller - hvis arkivalierne endnu ikke er registrerede her - at benytte blanketten til bestilling af arkivalier, der ikke er registreret i Daisy. Endelig kan man også sende et brev eller en e-mail. Bestillingen skal være modtaget på arkivet senest to arbejdsdage før arkivalierne skal benyttes. Opbevares arkivalierne i eksternt fjernmagasin kan ekspeditionstiden dog være længere.
Læsesalspersonalet ekspederer arkivalier fra nærmagasinet til læsesalen hver åbningsdag kl. 9.00-12.00 og 13.00-14.30 (på Rigsarkivet ekspederes der IKKE om lørdagen).
Af Statens Arkivers hjemmeside fremgår det, hvor hurtigt arkivalier normalt ekspederes fra nærmagasiner og til læsesalen.
I gennemsnit skal arkivalierne være ekspederet inden for en halv time efter bestilling.
Dele af arkivernes samlinger befinder sig i fjernmagasiner, og for disse arkivalier gælder særlige ekspeditionstider, der kan variere fra arkiv til arkiv. Ekspeditionerne søges gennemført to arbejdsdage dage efter, at bestillingen er modtaget. Der ekspederes ikke fra fjernmagasinet om lørdagen.
I en række tilfælde kan de bestilte arkivalier ikke ekspederes. Det kan være tilfælde, hvor arkivmaterialet:
eller hvor
Hvis arkivalierne ikke kan ekspederes, konstateres det som hovedregel først ved ekspedition i selve magasinet. Arkivbrugeren kan derfor først regne med at få at vide, at materialet i givet fald ikke kan ekspederes, når bestillingen er under behandling. Er bestillingen foretaget via Daisy, vil bestilleren pr. email modtage besked herom.
Nogle arkivalier, såsom kort og arkivalier af enestående national betydning (ENB-arkivalier) kan kun bestilles til benyttelse på særlige læsesalspladser.
De fleste arkivalier fra nærmagasin og fjernmagasin kan reserveres til benyttelse i mere end én åbningsdag. Arkivalier, der ønskes reserveret, forsynes af arkivbrugeren med en særlig reservationsblanket, hvorpå der angives dags dato. Arkivalier kan reserveres i op til en måned fra sidste benyttelsesdato. Der gælder særlige regler for arkivalier indlånt fra andre arkiver.
Undtaget fra reservation er visse hyppigt benyttede arkivalier som folketællinger, kirkebøger, skøde- og panteprotokoller, journaler og journalregistre samt materiale opstillet i selvekspeditionsmagasinet.
Arkivbrugeren skal aflevere de benyttede arkivalier efter endt benyttelse. På hver læsesal findes der særlige faciliteter til dette. Arkivalier fra selvekspeditionsmagasinet sætter arkivbrugeren selv på plads.
Reserverede arkivalier anbringer arkivbrugeren selv på de dertil indrettede reservationshylder eller følger læsesalspersonalets anvisninger.
Ikke umiddelbart tilgængelige arkivalier, der ønskes reserveret til fortsat benyttelse, afleveres til læsesalspersonalet sammen med en reservationsblanket med angivelse af dags dato.
ENB-arkivalier afleveres til læsesalspersonalet.
Arkivalierne skal være afleveret eller sat på plads i selvbetjeningsmagasinet senest 15 min. før lukketid.
