Regler for låneberettigede institutioner ved fjernlån af arkivalier fra Statens Arkiver

Regler for håndtering af fjernlån

  1. Institutionen modtager og stiller arkivalier fra Statens Arkivers enheder til rådighed for bestillere i henhold til de nedenfor anførte regler.
  2. Bestillinger af fjernlån til institutionen kan ske gennem institutionen selv eller ved bestilling gennem en af Statens Arkivers enheder. I sidstnævnte tilfælde orienteres institutionen ikke før modtagelsen af de bestilte arkivalier.
  3. Institutionen har pligt til øjeblikkeligt at meddele Statens Arkiver, hvis institutionens kapacitet til modtagelse af fjernlån er opbrugt. En sådan meddelelse sendes samtidig til alle enhederne i Statens Arkiver (Rigsarkivet, de tre landsarkiver og Erhvervsarkivet)
  4. Bestilling kan ske ved udfyldelse og fremsendelse af særlig bestillingsseddel. I forbindelse med godkendelsen vil institutionen modtage 50 sådanne bestillingssedler. Ekstra bestillingssedler kan rekvireres gennem en af Statens Arkivers enheder.
  5. Bestilleren – eller den indlånende institution - kan desuden foretage bestillingen via en elektronisk bestillingsformular på Statens Arkivers hjemmesider (indtil videre gælder dette alene for Rigsarkivet).
  6. Bestillingssedlerne skal være udfyldt med præcise og fyldestgørende oplysninger, jf. servicedeklarationen for fjernlån og folderen ”Fjernlån af arkivalier fra Statens Arkiver”.
  7. I forbindelse med bestillingen skal det altid oplyses, til hvem (navn og postadresse) arkivalierne ønskes indlånt.
  8. Umiddelbart efter modtagelsen af arkivalierne (eller filmene) skal institutionen skriftligt kvittere for modtagelsen.
  9. Arkivalier/film må kun stilles til rådighed og benyttes på institutionens overvågede læsesal.
  10. Arkivalier/film må kun stilles til rådighed for og benyttes af den eller dem, til hvem indlånet er bestilt.
  11. Når arkivalierne/filmene ikke er i brug, skal de opbevares i en brand- og tyverisikker boks eller et brand- og tyverisikret lokale.
  12. Statens Arkiver udlåner normalt maksimalt 6-10 enheder ad gangen til den enkelte låner.
  13. Der må kun udleveres én pakke ad gangen.
  14. Arkivalierne må ikke beskadiges, f.eks. ved understregning eller lignende, ligesom løse dokumenter ikke må fjernes eller skifte rækkefølge i pakken.
  15. Fotokopiering af arkivalierne må kunne finde sted under medvirken af låneinstitutionens personale. Undtaget fra fotokopiering er: indbundne protokoller og andet indbundet eller sammenhæftet/syet materiale, papirer forsynet med lak og voks og papirer af større format end kopimaskinens glasplade
  16. Ikke umiddelbart tilgængelige arkivalier må kun fotokopieres – eller kopieres på anden vis - såfremt låneren kan fremvise en tilladelsesskrivelse fra Statens Arkiver, hvoraf det fremgår, at tilladelsen ikke er givet med det forbehold, at materialet ikke må kopieres.
  17. Låneren vil altid hos Statens Arkiver kunne bestille fotokopier eller elektroniske kopier af arkivalietyper, der er undtagen fra almindelig fotokopiering.
  18. Lånetiden er normalt en måned.
  19. Låneinstitutionen er ansvarlig for, at arkivalierne returneres straks efter benyttelsen. Der kan – om nødvendigt – søges om forlængelse af låneperioden, men det indlånte kan i den forlængede låneperiode hjemkaldes med en uges varsel.
  20. De indlånte arkivalier skal tilbagesendes i samme stand, som de blev modtaget.
  21. Tilbagesendelsen skal ske som værdipost og under samme værdiangivelse, som er anvendt ved fremsendelsen
  22. Tilbagesendelsen skal ske i en indpakning svarende til den indpakning, arkivalierne modtoges i.
  23. Arkivalierne skal altid returneres sammen med en kopi af den skrivelse, låneinstitutionen modtog ved modtagelsen af arkivalierne.
Retur til servicedeklaration for fjernlån