Statens Arkiver stiller e-arkivalier (dvs. e-journaler, ESDH-systemer og e-registre) til rådighed for borgere og myndigheder gennem programmet Sofia, som kan anvendes til søgning og opslag. Sofia kan benyttes på pc´er opstillet på alle Statens Arkivers læsesale. Hjælp og vejledning findes i den tilhørende brugermanual.
E-arkivalier rummer ofte oplysninger om personers rent private forhold. Derudover er størstedelen af e-arkivalierne forholdsvis nye. E-arkivalier er derfor som regel ikke umiddelbart tilgængelige og kræver at brugeren inden benyttelsen søger om dispensation fra arkivlovens tilgængelighedsfrister.
Statens Arkiver behandler adgangsansøgninger inden 14 dage fra modtagelsesdatoen. Men for alle arkivalier yngre end 20 år gælder, at den afleverende myndighed skal give samtykke til dispensation fra tilgængelighedsfristerne. Indeholder e-arkivalier oplysninger om enkeltpersoners rent private forhold, skal der indhentes samtykke til dispensation hos Datatilsynet eller Domstolsstyrelsen, indtil 75 års fristen er udløbet. Sagsbehandlingstiden vil derfor oftest blive forlænget med yderligere 1-2 måneder.
Dokumentation om systemet er en samlet betegnelse for en række elektroniske dokumenter, der omhandler og beskriver e-arkivaliet og de data det indeholder. Umiddelbart tilgængelig dokumentation om systemet kan benyttes med Sofia.
Brug af ikke umiddelbar tilgængelig dokumentation om systemet kræver at der søges dispensation for tilgængelighedsfristerne.
Hvis formålet med opslaget i e-journalen/ESDH-systemet er at identificere et eller flere journalnumre med henblik på at søge om adgang til at benytte disse journalsager, tilbyder Statens Arkiver i begrænset omfang gratis at foretage opslaget for brugeren, såfremt e-arkivaliet er over 20 år gammelt.
Statens Arkiver tilstræber en ekspeditionstid på 7 dage fra arkivet har modtaget bestillingen, under forudsætning af at e-arkivaliet har været anvendt før. Er dette ikke tilfældet forlænges sagsbehandlingstiden med 3 uger.
Hvis resultatet af det ønskede opslag rummer oplysninger om rent private forhold, vil informationerne kun oplyses brugeren på nærmere bestemte vilkår.
Der tages forbehold for at de oplysninger brugeren har opgivet på bestillingen er forkerte, upræcise eller ikke er fuldstændige, således at journalnummeret ikke kan identificeres.
