Læs højt		Tip en ven
Print		Aktiver ordbog

Udenrigsministeriets arkivsystem

Udenrigsministeriets arkiv er ordnet efter et arkivsystem, der kræver en særlig introduktion.

Arkivet er omfattet af en række forskellige tilgængelighedsbestemmelser.

Hvilke arkivalier har jeg lov at se i Udenrigsministeriets arkiv?

Arkivet er inddelt i følgende perioder:

• Frem til 1909:
  Arkivsystemet fulgte principperne i rentekammersystemet. Journaler med løbenumre er hovedindgangen til arkivet. Til arkivet før 1909 hører også en stor gruppe "samlede sager", som blev dannet, fordi der var behov for at holde sager om beslægtede emner samlet over længere perioder.
  
  
• Efter 1909:
  Udenrigsministeriets arkivplan og afleveringsfortegnelsen er hovedindgangen til arkivet. Arkivplanen fra 1909 er i hovedsagen stadigt gældende, men den bliver løbende revideret.

Arkivplanen er en fortegnelse over emnegrupper inden for ministeriets arbejdsområde. Arkivplanen er hierarkisk. Hver sag indgår i en forvejen defineret række af gruppeordnede sager. De enkelte grupper kan enten være et land eller en sideordnet emnegruppe.

Hvert trin i arkivplanen angives med arabertal, litra, romertal og små bogstaver, og sagerne i Udenrigsministeriets arkiv har derfor ofte lange journalnumre.

Du kan brug arkivplanen, når du vil orientere dig bredt i arkivet.

Afleveringsfortegnelsen kan give dig en mere detaljeret oversigt over, hvad der findes i arkivet under de enkelte emnegrupper.

Ambassader (tidligere gesandtskaber) og konsulater 

Arkivsystemet bliver brugt i både Udenrigsministeriets centrale arkiv og i de arkiver, der bliver skabt ved repræsentationerne i udlandet: ambassader (tidligere kaldet gesandtskaber) og konsulater.

Tre arkivperioder

Arkivet er inddelt i tre perioder:

• 1909-1945
• 1946-1972 
• 1973-1988

Materiale fra 1989 og frem er ikke afleveret til Statens Arkiver.

Du bør bemærke, at skellet mellem perioderne ikke er skarpt, og vigtige sager kan være overført til den efterfølgende periode.

Sagstyper i Udenrigsministeriets arkiv uden for arkivsystemet

I Udenrigsministeriets arkiv er der visse sagstyper, som arkiveres delvis uafhængigt af arkivplanen. Bemærk, at både afleveringsfortegnelse og sager i visse tilfælde ikke er umiddelbart tilgængelige.

Du kan få nærmere oplysning om dette ved ved vejledningsskranken på Rigsarkivets læsesal.  

De vigtigste sagstyper er:

1. Traktater: Danmarks traktater med andre lande. Særskilt afleveringsfortegnelse er opstillet på Rigsarkivets læsesal.

2. Depecher: De politiske indberetninger fra gesandterne i udlandet er ordnet i én kronologisk række for hvert gesandtskab. Særskilt afleveringsfortegnelse opstillet på Rigsarkivets læsesal.

3. "Fortrolige skabssager": "Fortrolige skabssager" er af politiske og sikkerhedsmæssige grunde blevet arkiveret uden for det almindelige arkivsystem, uanset at de emnemæssigt hører med til systemet. Der findes en særskilt afleveringsfortegnelse, som ikke er umiddelbart tilgængelig. Du kan få nærmere oplysning om dette ved ved vejledningsskranken på Rigsarkivets læsesal.

4. "Lukket arkiv"/NATO-arkivet: Det omfatter overvejende NATO-sager. Disse sager findes kun på mikrofilm. Der findes en særskilt afleveringsfortegnelse, som ikke er umiddelbart tilgængelig. Du kan få nærmere oplysning om dette ved ved vejledningsskranken på Rigsarkivets læsesal.

5. Washington-filmene: En række af Udenrigsministeriets sager om NATO blev fotograferet under den kolde krig, og dokumenterne blev herefter destrueret. Filmene blev indtil 1989 opbevaret ved ambassaden i Washington. Der findes en særskilt afleveringsfortegnelse, som ikke er umiddelbart tilgængelig. Du kan få nærmere oplysning om dette ved ved vejledningsskranken på Rigsarkivets læsesal.