Arkivsystemer er gennem tiden blevet brugt på forskellig vis til at holde orden i sagsmængden hos arkivskaberen. Det er denne orden, du er nødt til at kende til, for at du kan finde de arkivalier, der kan belyse din problemstilling. Du kan her få en introduktion til principperne i rentekammersystemet, kancellisystemet, journalplansystemet og Udenrigsministeriets arkiv.
Arkivsystemer er gennem tiden blevet brugt på forskellig vis til at holde orden i sagsmængden hos arkivskaberen. Der er denne orden, du er nødt til at kende til, for at du kan finde de relevante sager i et arkiv.
Arkivets omfang har betydning for, hvor komplekst systemet er. En hovedregel er: jo mindre omfang, jo simplere system.
I den centrale forvaltning vandt to arkivsystemer indpas i løbet af 1700-tallet. De kaldes rentekammersystemet og kancellisystemet. De to systemer blev efterfølgende også taget i brug i lokalforvaltningen. De fik en lang levetid, indtil brugen af journalplansystemer tog over efter 2. verdenskrig.
Fra 1960'erne finder du journalplaner både i central- og lokalforvaltningen.
Udvalgte arkivsystemer er beskrevet i en mere uddybende tekst. Bemærk dog, at teksten beskriver principperne i systemerne, og at de i praksis findes i flere variationer - også hos den enkelte arkivskaber.
Journaler og journalsager har siden 1700-tallet været grundstammen i de fleste større arkiver. Det samme gælder i dag, men mange arkivskabere er gået væk fra papirformen og håndterer nu deres arkivsystemerne helt eller delvist i elektronisk form.
En sag starter med en henvendelse, og journalen holder styr på henvendelserne og på sagsbehandlingen. I journalen er der indført kortfattede oplysninger om al indgående og udgående post samt andre relevante dokumenter.
Journalerne er opbygget efter forskellige arkivsystemer, som sikrer, at breve og dokumenter, der vedrører det samme emne, er opført samme sted i journalen eller er forbundet med referencer.
Journaler kaldes søgemidler, for de er et middel til at finde rundt i sagerne, og de er derfor hovedindgangen til de større arkiver.
Journalsagen indeholder en række dokumenter (eksempelvis korrespondance, notater, udkast etc.), der er samlet i forbindelse med sagsbehandlingen.
I de fleste myndigheders arkiver findes der også andre typer af arkivmateriale ud over journaler og journalsager. De kan også være vigtige kilder til at belyse den problemstilling, som du arbejder med.
Andre typer af materiale kan være regnskabsmateriale, ujournaliserede sager, embedsmandspapirer og lign. Dertil kommer forhandlingsprotokoller og kopibøger (kopier af korrespondance), der også kan bruges som søgemiddel.
/1030_484.jpg)
/opgaveforslag_for_studerende.jpg)
Er du studerende inden for historie eller etnologi? Find spændende problemformuleringer og forslag til arkivalier.