Dato og tidspunkt: Torsdag d. 29. april 2004 kl. 14.30 - 17.15
Sted: Harsdorffsalen, Tøjhusgade 1, 1218 København K.
Referent: Lisbeth Lademann
Publikumschef Inge Bundsgaard bød velkommen til de fremmødte brugere. På grund af den amerikanske udenrigsminister Colin Powells besøg på Christiansborg, var Rigsdagsgården pludselig blevet afspærret, og flere brugere havde vanskeligt ved at få adgang til Harsdorffsalen.
Inge Bundsgaard orienterede om byggesagen. Der er nu givet bevilling til fase 1. Det vil sige opførelsen af fælles magasiner (højlager) til Rigsarkivet og Landsarkivet i København. Iflg. nuværende beregninger vil disse magasiner på godsbaneterrænnet være klar til ibrugtagning i slutningen af 2008.
Ved hjælp af ny bevilling er det nu muligt at edb-registrere alle bind og pakker i RA og LAK som led i flytteforberedelsen. Der er i de sidste 5 år sat mange ressourcer ind på at edb-registrere, og derfor har der været mange arbejdsopgaver, der er blevet nedprioriteret. Det er en stor investering i fremtiden med opbygningen af denne landsdækkende database kaldet DAISY. I slutningen af dette år er det planen, at den også skal være tilgængelig for brugerne. Et egentligt reservations- og bestillingsmodul er planlagt til 2005 - 2008.
Der blev spurgt til genåbningen af landsarkiverne om mandagen og til de tidligere åbningstider i Rigsarkivet. Inge Bundsgaard fortalte, at der i øjeblikket forhandles resultatkontrakt 2005 - 2008 med kulturministeriet. I disse forhandlinger er ønsket medtaget under gruppen: suppleringsønsker.
Inge Bundsgaard gav dernæst en orientering om forholdene på læsesalen. Vi har haft en lille nedgang i besøgstallet på læsesalen: 23.865 besøgende i 2003 mod 25.457 i 2002. Også antallet af ekspeditioner har været for nedadgående: 67.206 mod 73.623 i 2002. 80% af bestillinger til Glostrup ekspederes nu inden for 2 dage. Korrekt udfyldte bestillingssedler afleveret i vejledningen inden kl. 10 faxes til Glostrup. I 2003 blev 75 % af alle ekspeditioner på Slotsholmen udført inden for en halv time.
Inge Bundsgaard demonstrerede DAISY - og viste, hvordan det er muligt også at søge i andre enheders arkiver, da databasen er fælles for alle enheder af Statens Arkiver.
Til sidst blev det omtalt, at lamperne på læsesalene i øjeblikket gennemgår en total renovering, så de om forhåbentlig kort tid alle kan være fuldt funktionsdygtige og der regnes med en snarlig forbedring af toiletforholdene ved garderoben.
Endvidere annoncerede Inge Bundsgaard lukning af læsesalen kl. 11.30 fredag d. 14. maj 2004 p.g.a. det kongelige bryllup.
Arkivar cand.mag. Lars B. Struwe holdt dernæst foredrag om de militære arkiver og slægts-forskning.Lars Struwe gennemgik mange af de arkivalier, der bliver benyttet af slægtsforskerne: stambøger, lægdsruller, Hædersgaven 1864 og gav eksempler på, hvilke gode og nyttige oplysninger, slægtsforskeren kan drage ud fra de militære arkivalier. Som supplement til foredraget var der fremlagt mange af Rigsarkivets foldere med relation til de militære emner. Der var stor spørgelyst fra brugernes side, da Lars Struwe havde afsluttet sit foredrag.
Inge Bundsgaard aflagde beretning om brugerrådets arbejde i det forløbne år. Det er blevet drøftet, om dialogen med brugerne bliver sikret godt nok gennem rådets arbejde. Der synes at være tilfredshed med rådets arbejde og virke. Som tidligere drøftet vil vi nu hænge fotos af medlemmerne op i garderoben, så alle brugere kan genkende medlemmerne af brugerrådet. Inge Bundsgaard omtalte de nye åbningstider i Statens Arkiver, drøftelserne af topografisk indgang til arkivalierne, forhold omkring lamper på læsesalen og en forbedret rengøring af toiletterne. Alt sammen emner, der har været behandlet på brugerrådsmøderne.Til slut omtaltes Kulturnatten, hvor brugerrådsmedlemmer havde ydet en stor og meget engageret indsats. Beretningen fra brugerrådet vil senere blive offentliggjort i garderoben og på RAs hjemmeside.
Inge Bundsgaard takkede medlemmerne af brugerrådet for en god indsats i det forløbne år. Der havde meldt sig 2 nye kandidater til brugerrådet. Da disse kandidater ikke var mødt op, og de nuværende medlemmer alle havde ønsket at fortsætte - bad Inge Bundsgaard det gamle brugerråd om at fortsætte et år endnu.
Der blev fremsat ønske om et stort skilt med rygeforbud på toiletterne. Det skal her gentages, at det er forbudt at ryge på toiletterne. En anden bruger ønskede oprydningsdagen flyttet til en anden ugedag, f. eks. tirsdag, da der nu er lukket på Landsarkivet om mandagen. Mødet sluttede med mange spørgsmål omkring kirkebøger og landsarkivforhold. Inge Bundsgaard bad derfor brugerne tænke lidt nærmere over, om der i fremtiden skal etableres et fælles brugerråd og afholdes fælles brugermøder for RA og LAK.
