Læs højt		Tip en ven
Print		Aktiver ordbog

Referat af brugerrådsmøde torsdag d. 7. april 2005

Deltagere:
Nicolai Johannsen (Slægtshistorisk Forening Sønderjylland)
Hanne Christensen (Lokalhistoriske Arkiver og Samlinger i Sønderjylland)
Holger Madsen (Brugerne på landsarkivet)
Mai-Brit Lauritsen (Landsarkivet for Sønderjylland)

Fraværende:
Henning Mathiesen (Historisk Samfund for Sønderjylland)
Svend Aage Mikkelsen (Haderslev Slægtshistoriske Forening)

Referent: Mai-Brit Lauritsen

Følgende punkter var på dagsordenen:

1. Nyt fra Landsarkivet
2. Rygeforbud. Hvilke reaktioner har brugerrådet fået herpå?
3. Nye og kommende afleveringer
4. Formidlingsområdet
5. Brugerrådets og landsarkivets kontakt med læsesalsbrugerne
6. Valg til brugerrådet
7. Evt.
Dato for næste brugerrådsmøde

1. Nyt fra Landsarkivet

• Der skal opsættes en ny skranke på læsesalen. Den vil komme til at se ud som den eksisterende, men give læsesalsvagten mulighed for at bruge pc’en og samtidig vende fronten ud mod publikum. For at være til mindst gene for publikum, vil den nye skranke blive sat op i forbindelse med Kristi Himmelfart, hvor Landsarkivet alligevel har lukket om fredagen. Læsesalen vil derfor være lukket fra og med torsdag d. 5. maj til og med tirsdag d. 10.maj.
• I samme omgang bliver ventilationsstøjen på læsesalen ordnet.
• På baggrund af den brugerundersøgelse som Statens Arkiver afviklede i september måned sidste år og de forhold, ønsker og synspunkter, den har afdækket, er der nu blevet lavet en handlingsplan for Statens Arkiver. I handlingsplanen har Statens Arkiver sat sig som mål i 2005 og frem at gennemføre følgende på læsesalsområdet:
  
  A. Servicedeklaration
  Statens Arkiver gennemfører i 2005 og fremefter en servicedeklarering af sine ydelser og services på læsesalsområdet. Formålet er tydeligt – og tydeligere – at beskrive, hvad Statens Arkiver skal og kan levere og yde på det givne grundlag.
  
  B. Statens Arkiver undersøger behov og muligheder for
  1) at forbedre de fysiske rammer for arkivbesøget ved etablering af flere selvbetjeningsmagasiner og faciliteter for grupper samt adgang til og indretning af frokostrum
  
  2) at forbedre de fysiske rammer for arkivbenyttelsen ved andre og eventuelt flere læseapparater og kopimaskiner til selvbetjening
  
  3) øge kendskabet til Statens Arkivers vejledninger, emneark, guider og www.sa.dk., herunder at forbedre funktionaliteterne på www.sa.dk.
  
  4) at styrke kursusvirksomheden, især ved introkurser og kurser i benyttelse af centrale søgeredskaber og arkivaliegrupper
  
  5) styrke muligheden for adgang til DAYSY.DK og andre arkivrelaterede webservices på læsesalene
  
  6) at forbedre forholdene for handicappede
  På de enkelte enheder vil det blive diskuteret, hvilke tiltag, der skal gøres.
  
• I løbet af de næste fire år, skal landsarkivet indtaste 40 % af dets samlinger i Statens Arkivers database, DAISY. Målet er, at der skal indtastes 10 % hvert år de følgende fire år. Landsarkivet har valgt at bruge kræfterne på at ordne og indtaste amts- og amtsrådsarkiverne, landrådsarkiverne, politimesterarkiverne, retternes arkiver samt dommerarkiverne. Efterhånden som arkiverne bliver færdigindtastet, bliver de tilgængelige på http://www.daisy.sa.dk/, og samtidig bliver der lavet en udskrift til læsesalen.
  

2. Rygeforbud. Hvilke reaktioner har brugerrådet fået herpå?

• Fra 1. marts er rygeforbudet blevet implementeret på landsarkivets område for at leve op til de lovmæssige krav på området. Brugerrådet havde ingen reaktioner at berette om.
  

3. Nye og kommende afleveringer

• De sidste arkivalier er ved at blive afleveret fra pastorats- og menighedsrådene, og registreringen af dem er ved at blive afsluttet. Herefter kan landsarkivet ekspedere i alle tilgængelige kirkebøger.
  
  
• I år skal provstearkiverne indsamles.
  

4. Formidlingsområdet

• Der er lavet en web-udstilling på landsarkivets hjemmeside om 1. verdenskrig.
  
• De emneark, som står på landsarkivets læsesal, vil efterhånden blive lagt ud på landsarkivets hjemmeside.
  
• Den elektroniske udgave af Landsarkivets arkivguide, som ligger på landsarkivets hjemmeside, er ved at blive opdateret med de afleveringer, der er kommet ind i 2004.
  

5. Brugerrådets og landsarkivets kontakt med læsesalsbrugerne

• Der er lavet en knap på landsarkivets hjemmeside, så man kan tilmelde sig landsarkivets web-klub.
  
• Der har ingen henvendelser været fra brugerne.
  

6. Valg til brugerrådet

• Til efteråret skal Historisk Samfund for Sønderjylland og Haderslev Slægtshistoriske Forening, udpege et nyt medlem hver til brugerrådet med funktionsperiode de efterfølgende to år. De to nye medlemmer skal meddeles til næste brugerrådsmøde.
  

7. Evt.

• Der er indkøbt en bogscanner, så brugerne kan få lavet kopier af protokoller, aviser og andre arkivalier, som det af bevaringshensyn hidtil har været forbudt at fotokopiere. Bogscanneren er endnu ikke installeret, så der vil gå et stykke tid, før denne mulighed kan tilbydes. Det vides endnu ikke, hvad prisen pr. kopi bliver.
  
• Under evt. blev der stillet spørgsmål fra brugerrådet. Kan bordet med plads nr.4 ved indgangen til selvbetjeningsmagasinet flyttes? Det er ikke muligt uden større ændringer, idet der bliver ført ledninger i bordbenene. Desuden er det blevet prioriteret at bevare pladsen af hensyn til de dage, hvor der er pladsmangel på læsesalen.
  
• Det blev foreslået, at der opsættes en kumme til rygerne både ved hoveddøren og i gårdhaven. Desuden blev det foreslået, at der laves et halvtag til rygerne. Der er ved at blive indkøbt kummer. Spørgsmålet omkring et halvtag vil blive taget op på landsarkivets næste møde.
  
• Kan der laves et bord el. lign. ved vinduet, som folk kan bruge, når der laves digitale billeder? Dette forslag vil blive taget op på landsarkivets næste møde.
  
• Kan personregistrene for de små personregisterdistrikter bindes ind, så flere årgange kommer i et bind eller i én kasse? Dette forslag vil blive taget op på næste læsesalsmøde.
  
• Kan der gøres noget ved indeklimaet, idet det er for koldt om vinteren og for varmt om sommeren? Problemet kan ikke umiddelbart afhjælpes pga. det cirkulationssystem, der er på læsesalen. Problemet bliver dog jævnligt drøftet med Slots- og Ejendomsstyrelsen, som står for driften af bygningerne.
  
• Skal baptisterne aflevere deres kirkebøger til Landsarkivet? Ja, de anerkendte trossamfund skal alle aflevere til landsarkiverne. En del af de anerkendte trossamfunds kirkebøger findes på mikrokort på de enkelte enheders læsesale under Landsarkivet for Sjællands kirkebøger. I øvrigt henvises der til landsarkivet for Sjælland.
  
• Hvordan går det med de sydslesvigske kirkebøger? Filmningen af de sydslesvigske kirkebøger er begyndt d. 1. april. Der foreligger endnu ikke nogen dato for, hvornår landsarkivet får mikrokortene.
  
• Bliver provstiregistraturerne genoptrykt? Nej, efterhånden som provstiregistraturerne bliver indtastet i DAISY, Statens Arkivers database, bliver det muligt at søge på nettet. Desuden bliver der lavet udskrifter til læsesalen.
  
  
  Næste brugerrådsmøde afholdes: 27.10.2005 kl. 16.00 på landsarkivet