Referat af brugerrådsmøde mandag d. 3. maj 2004

Deltagere:
Hans-Ole Mørk (Slægtshistorisk Forening Sønderjylland)
Henning Mathiesen (Historisk Samfund for Sønderjylland)
Svend Aage Mikkelsen (Haderslev Slægtshistoriske Forening
arkivchef Steen Ousager og Mai-Brit Lauritsen (Landsarkivet i Aabenraa)

Fraværende: Bent Vedsted Rønne (Lokalhistoriske Arkiver og Samlinger i Sønderjylland)

Referent: Mai-Brit Lauritsen

Følgende punkter var på dagsordenen:

1. Valg/genvalg af 2 nye brugerrådsmedlemmer
2. Statens Arkiver aktuelt og i fremtiden
3. Nyt fra Landsarkivet
4. Nye afleveringer
5. Formidlingsområdet
6. Brugerrådets og landsarkivets kontakt med læsesalsbrugerne
7. Evt.
8. Dato for næste brugerrådsmøde

1. Valg/genvalg af 2 nye brugerrådsmedlemmer

• Ifølge vedtægterne skal der udpeges to nye medlemmer efter brugerrådets første år, og herefter skal udpegningen ske hvert andet år. Da det imidlertid er uklart, hvilke organisationer, der skal stille med nye repræsentanter, bliver udpegningen udsat til næste møde.
  Samtidig vil Landsarkivet udsende forslag til vedtægtsændringer, så det bliver tilføjet, hvornår og hvilke to organisationer, der skal udpege nye medlemmer. Forslaget skal diskuteres på næste møde i november. Indeholdt i forslaget bliver overvejelser omkring, hvordan de gæster på læsesalen, der ikke er tilknyttet en organisation, kan repræsenteres i brugerrådet.
  Bent Vedsted Rønne har oplyst, at han vil forsøge at finde en anden, der kan tage hans plads.

2. Statens Arkiver aktuelt og i fremtiden

• Arkivchef Steen Ousager orienterede om den aktuelle situation for Statens Arkiver. Han talte om følgende:

• For tiden forhandles der med Kulturministeriet om en ny resultatkontrakt for året 2005-2008. Her forhandles om, hvilke midler Statens Arkiver skal tildeles, og hvilke projekter, der skal igangsættes. I næste kontraktperiode vil et af hovedpunkterne blive elektroniske arkivalier. Et af spørgsmålene er, hvad der skal gøres, for at brugerne kan benytte de elektroniske arkivalier, som både kan indeholde tilgængelige og ikke tilgængelige oplysninger.

• Digitaliseringsprojektet:
  Statens Arkivers hjemmeside: Arkivalier Online bliver løbende opdateret med nye indscannede mikrokort af kirkebøger og folketællinger. Det er planen, at alle kirkebøger ældre end 1892 bliver tilgængelige på internettet inden udgangen af år 2005.

• Daisy:
  En del af de ansattes tid går med at indtaste oplysninger om arkivalier og arkivskabere i en database kaldet Daisy (Dansk Arkivalie Informations System). På nuværende tidspunkt er databasen kun tilgængelig for Statens Arkivers personale. Ved indgangen til år 2005 vil Daisy også blive tilgængelig for publikum via Internettet. Søgemulighederne vil dog i første omgang være begrænsede til søgninger på navne på arkivskabere og navne på arkivserier.
  Alle nytilkomne arkivalier registreres med en stregkode, og på sigt er det tanken, at brugerne skal kunne bestille arkivalier hjemmefra.

3. Nyt fra Landsarkivet

• Nye reoler
  Arkivchef Steen Ousager fortalte om Projekt Kompaktus. Landsarkivet er ved at få udskiftet gamle reoler med nye kompaktreoler. Herved får Landsarkivet to hyldekilometre mere til arkivalier. Desværre betyder det at, der i en periode er begrænset ekspedition på læsesalen. Det vil dog fortsat være muligt at ekspedere i de tilgængelige kirkebøger. I slutningen af juni vil de fleste arkivalier være tilbage på deres rette plads.
  Samtidig med tilbageflytningen af arkivalierne bliver der rokeret rundt på nogle af arkivgrupperne, så det mest benyttede bliver placeret på magasin 3 – det magasin, der er lige ud for læsesalen. Det vil give en kortere ekspeditionstid.
  
• Selvbetjeningsmagasin
  Samtidig med at der opsættes nye reoler, skal der indrettes et selvbetjeningsmagasin i en del af magasin 3. De tilgængelige kirkebøger og personregistre samt det nationale register, som brugerne hidtil har skulle bestille, vil blive placeret i selvbetjeningsmagasinet.
  Selvbetjeningsmagasinet bliver oprettet ud fra ønskerne om, at give en bedre service over for brugerne, da læsesalsvagten vil få mere tid til vejledning. Samtidig ligger der også et sikkerhedsmæssigt aspekt heri, idet læsesalsvagten kan holde opsyn med læsesalen. Arbejdsøkonomisk vil det desuden give læsesalsvagten mere tid til andet arbejde.
  Under arbejdet med selvbetjeningsmagasinet vil læsesalen desværre blive lukket en uges tid. Når håndværkernes bekræftelse foreligger, vil det blive annonceret på vores hjemmeside, hvilken periode, det drejer sig om. Samtidig vil vi oplyse om, hvornår opstillingen af arkivalier i selvbetjeningsmagasinet forventes færdig.
  Den officielle åbning vil finde sted efter sommerferien.

• Personale
  Birgitte Thomsen er ansat som vikar for Hans Schultz Hansen, der har orlov indtil 1/6-2004.
  Mai-Brit Lauritsen er ansat som vikar for Birgitte V. Futtrup, som har orlov indtil 25/12-2004.
  

4. Nye afleveringer

• Pastorats- og menighedsrådsarkiver
  Der skal afleveres pastorats- og menighedsrådsarkiver fra alle syv provstier i Sønderjylland i år 2004. I den forbindelse bliver kirkebøgerne indtil 2003 afleveret. Således er kontraministerialbøgerne fra Tønder Provsti allerede afleveret. Lige nu er de forskellige afleveringsfortegnelser ved at indkomme.

• Kort- og Matrikelstyrelsen
  Fra hele Sønderjylland er der afleveret parcelbøger og artikelbøger samt enkelte ejendomsregistre; ca. 75 hyldemeter. Artikelbøgerne er ført frem til den nyeste tid, og giver et overblik over til- og fraskødninger til den enkelte ejendom. Desuden fortæller de om jordens bonitet samt dens grundskyld. Endelig kan de anvendes som indgang til matrikelkortene, da de sammenkæder artikel- og parcelnumrene.

• Strukturdirektoratet
  Der er afleveret 148 hyldemeter fra Strukturdirektoratet.

• Told og Skat Sønderborg
  Der er afleveret 55 hyldemeter fra Told & skat i Sønderborg.

• Foreningsarkiver
  Der er afleveret ca. 0,5 hyldemeter fra Sønderjysk Idrætsforening og fra Åbenrå og Sønderborg amts Hovedkredse. Det drejer sig primært om forhandlingsprotokoller, men der er også afleveret en del udklipsbøger.
  Sønderjyllands Amts Landboforeninger har afleveret ca. 0,5 hyldemeter, primært forhandlingsprotokoller og regnskab.
  
• De sydslesvigske kirkebøger
  Der er nu indgået en aftale med Das nordelbische Kirchenamt Archiv i Kiel om de sydslesvigske kirkebøger, som dog mangler underskrift. Landsarkivet får mikrofiche af kirkebøgerne frem til 1875. Formålet med benyttelsen er udelukkende slægtshistoriske enkeltopslag, og kopier af kirkebøgerne skal bestilles i Kiel. Når aftalen er underskrevet, går det formentlig hurtigt med at få mikrofiche’ene i hus.
  

5. Formidlingsområdet

• I forbindelse med Historisk Samfundsforedragsrække er der lavet en udstilling om kilder til hertugernes historie.

• Der er, som opfølgning på et forslag fremsat af brugerrådet, blevet opstillet en kopimaskine, hvor brugerne selv kan tage fotokopier. Prisen er 1 kr. for A4 og 2 kr. for A3 kopier. Der skal bedes om tilladelse hos læsesalsvagten til hver kopi, der tages.

• Den elektroniske udgave af arkivguiden er blevet opdateret.

• Der er planlagt to kurser for publikum til efteråret: Et kursus i ejendomshistorie og et introkursus. Der bliver plads til 10-12 personer pr. hold.

• Der blev spurgt til, om landsarkivet kunne lave henvisninger til, hvad der findes af arkivalier til Sønderjyllands historie hos andre institutioner.
  Svar: Der er planer om at fortsætte samarbejdet med Landesarchiv Schleswig-Holstein herom.

• Der blev spurgt til, om landsarkivet kunne digitalisere diverse hjælpemidler fra læsesalen fx alfabetiske registre til personregistrene. Der kunne etableres et hold af frivillige.
  Svar: Et sådant projekt skal tages op på årsplanen. Umiddelbart er det dog et stort projekt, som der ikke er ressourcer til.

• Der blev spurgt til, om landsarkivet kunne gøre noget mere ud af at finde links til relevante internetsider og hjemmesider.
  Svar: Landsarkivet vil gerne opfordre folk til at foreslå links til hjemmsider. Det er dog ikke muligt for landsarkivet at lave opsøgende arbejde på dette område.

• Der blev spurgt til, om landsarkivet kunne gøre noget mere ud af at få kopier af arkivalier syd for grænsen.
  Svar: Det er et projekt, som kræver ekstra ressourcer, og er derfor ikke realistisk. Landsarkivet vil dog have det i tankerne, når samarbejdet med arkiver syd for grænsen skal styrkes.
  

6. Brugerrådets og landsarkivets kontakt med læsesalsbrugerne

• Web-klubben tæller nu 111 medlemmer.

• Der har ikke været nogle spørgsmål fra brugerne.
  

7. Evt.

• Intet
  

8. Dato for næste brugerrådsmøde

• Næste brugerrådsmøde afholdes: 04.11.2004 kl. 16.00 på landsarkivet.