Læs højt		Tip en ven
Print		Aktiver ordbog

Referat af brugerrådsmøde torsdag d. 27. april 2006

Deltagere:
Nicolai Johannsen (Slægtshistorisk Forening Sønderjylland)
Hanne Christensen (Lokalhistoriske Arkiver og Samlinger i Sønderjylland)
Holger Madsen (Brugerne på landsarkivet)
Henning Mathiesen (Historisk Samfund for Sønderjylland)
Svend Aage Mikkelsen (Haderslev Slægtshistoriske Forening)
Mai-Brit Lauritsen (Landsarkivet for Sønderjylland)

Fraværende:

Referent: Mai-Brit Lauritsen

Følgende punkter var på dagsordenen:

1. Nyt fra Landsarkivet
2. Formidlingsområdet
3. Brugerrådets og landsarkivets kontakt med læsesalsbrugerne
4. Brugerrådet og landsarkivets kontakt
5. Evt.
Dato for næste brugerrådsmøde

Mai-Brit Lauritsen indledte med at byde velkommen og orienterede om, at både Henning Mathiesen fra Historisk Samfund for Sønderjylland samt Svend Aage Mikkelsen fra Haderslev Slægtshistoriske Forening var blevet genvalgt som de to foreningers repræsentant i Brugerrådet for perioden 2006-2007. For perioden 2007-2008 får Slægtshistorisk Forening Sønderjylland, Lokalhistoriske Arkiver og Samlinger i Sønderjylland samt brugerne på læsesalen mulighed for at stille med nye repræsentanter til perioden 2007-2008. På næste brugermøde vil der derfor blive afholdt valg til brugerrådet for at give brugerne på læsesalen mulighed for at stille med et nyt medlem. Landsarkivet vil forsøge, at få nogle af brugerne til at stille op til valg på forhånd for at undgå at stå i den situation, at ingen vil stille op på selve brugermødet.

Følgende punkter var på dagsordenen:

1. Nyt fra Landsarkivet

Personale:

• Post doc. stipendiat Axel Johnsen er blevet til knyttet Landsarkivet i kraft af et stipendiat fra Carlsberg fonden i to år. Han skal forske i Mindretalsforhold i grænselandet efter 1920 med særligt henblik på forbindelsen mellem nationale mindretal og aktivistiske græsrodsorganisationer i baglandet.
• Herudover er der fra 1. maj blevet ansat en ½ tids AC’er, der skal indgå i dækningen af læsesalen samt indtaste i Daisy og fra 27. maj en fuldtids AC’er, der skal forske samt indtaste i DAISY.

Den øgede bevilling til formidling, og hvordan den skal implementeres

• Statens arkiver fik sidste år en øget bevilling på 3 millioner kroner årligt i perioden 2006-2009 til at forbedre servicen på læsesalene. Bevillingen bruges bl.a. til mandagsåbning, som begynder mandag d. 8. maj samt til forøget vejledning på læsesalene. Der tilføres læsesalene i København (Rigsarkivet og Landsarkivet for Sjælland), Viborg og Odense to daglige vejledningstimer og læsesalene i Århus og Aabenraa 1 daglig time. Ressourcen benyttes til en forøget vejledningsindsats. På læsesale, der er tildelt 2 daglige timer til forøget vejledning, afsættes 1 daglig time til forøgelse af den daglige service. På øvrige læsesale, der er tildelt 1 daglig time til forøget vejledning, afsættes ½ time til forøgelse af den daglige service. Den forøgede vejledning på læsesalene består både i en udvidet vejledning til særlige grupper af besøgende og i en udvidet vejledning i særlige emner i form af flere vejledningstimer og i en kvalitativ øget indsats. Vejledningsindsatsen vil blive koncentreret om tre områder: den daglige service på læsesalen, den periodiske vejledning efter bestilling samt kursusvirksomhed.

1. Den daglige service på læsesalen vil bestå i:

a. en øget service over for førstegangsbrugere, herunder udlændinge

b. en øget service for enestegangsbrugere

c. mulighed for vejledning i tilgængelighedsspørgsmål

d. særlig vejledning i brug af udvalgte arkivfonds

e. vejledning i andre arkivers materiale

f. vejledning i brug af Statens Arkivers webservices, herunder DAISY.DK

2. Den periodiske vejledningsindsats efter bestilling vil bestå i:

a. vejledning af forskere

b. vejledning af studerende

3. Kursusvirksomheden øges på et eller flere af nedenstående områder:

a. fyraftensmøder med foredrag om arkivrelevante forhold

b. introduktionskurser

c. kurser for udvalgte grupper: lokal-, ejendoms- og slægtshistorikere samt studerende

d. kurser i benyttelse af udvalgte kildegrupper, bibliotek, sa-webservices, skriftlæsning m.m.

Servicedeklarationer af ydelserne på læsesalen

Det er blevet besluttet, at der skal laves servicedeklarationer for Statens Arkivers ydelser og services på læsesalsområdet. Formålet er tydeligt – og tydeligere end hidtil – at få beskrevet, hvad man som bruger kan forvente af bistand på Statens Arkivers læsesale. Peter Fransen fra Landsarkivet i Odense og Mai-Brit Lauritsen fra Landsarkivet for Sønderjylland indgår i det udvalg, som arbejder med at lave servicedeklarationerne.

2. Formidlingsområdet

• Der blev afholdt et introduktionskursus på Landsarkivet d. 29. marts med ca. 10 deltagere.
• Fredag d. 5. maj kl. 14.30-16.00 deltager Landsarkivet i det landsdækkende arrangement Forskningens Døgn. Tre af landsarkivets forskere: Hans Schultz Hansen, Morten Andersen og Axel Johnsen vil hver afholde et kort foredrag om emnet Sønderjyllands brogede mellemkrigstid. Morten Andersen vil først fortælle om den økonomiske genopbygning af Sønderjylland og Sydslesvig efter den Første Verdenskrig og delingen af Slesvig. Dernæst vil post doc. stipendiat Axel Johnsen berette om Dannevirkemænd og Ejderfolk, dvs. de personer, der ønskede en langt sydligere grænse end den, der blev draget i 1920. Endelig vil forskningsleder, dr.phil. Hans Schultz Hansen fortælle om uroen i Sønderjylland i 1930'erne.
• På Landsarkivets hjemmeside er der lavet et sitemap (en oversigt) samt en alfabetisk indgang over indholdet på hjemmesiden. Der er blevet lagt yderligere to emneark om henholdsvis faderskabssager og de sydslesvigske kirkebøger ud på hjemmesiden. Emnearkene kan frit downloades.
• Landsarkivets elektroniske udgave af arkivguiden opdateres ikke længere, idet alle nytilkomne arkiver nu bliver registreret i DAISY, Statens arkivers elektroniske database. I DAISY vil man desuden kunne se flere oplysninger end i arkivguiden.
• Statens Arkivers Filmningscenter er godt i gang med filmningen af de sydslesvigske kirkebøger. Når hele Flensborg provsti er filmet, vil kirkebøgerne blive stillet til rådighed. Der er dog problemer med at få leveret kirkebøger fra Nordelbisches Kirchenarchiv i Kiel, og det er derfor uvist, hvornår Flensborg Provsti er færdigfilmet.
• Landsarkivet har anskaffet sig mikrokort af den sønderjyske del af 1921 folketællingen. Desuden har Landsarkivet fået de slesvigske folketællinger fra 1835 og 1840 på mikrokort. Landsarkivet har hidtil haft 1840 folketællingen i fotokopi, men denne fotokopi er undertiden vanskellig at læse.
• En af brugerne på læsesalen har lavet et navneregister til Invalidenævnets arkiv, dels til E-akterne (enkesager) og til I-akter (krigsinvalidesager). Dette kan lånes ved skranken.
• For at højne sikkerheden på læsesalen er der kommet nye regler for, hvad publikum må medbringe. Det er tilladt at medbringe:

1. Egen bærbar pc med tilhørende stik / ledning men uden pc-taske
2. Notater i gennemsigtigt plastikomslag
3. Papir, blokke, blyanter / kuglepenne o.l.
3. Pung / tegnebog
4. Briller, lup o.l.
5. Mobiltelefon (skal stå på lydløs og må ikke benyttes på læsesalen)
6. Digitalkamera (må ikke benyttes med blitz)

Man må ikke medbringe:

1. Overtøj
2. Mad- eller drikkevarer
3. Tasker (alle typer, herunder små dametasker, tobakspunge, pc-taske)
4. Penalhuse, kameraetui
5. Ikke gennemsigtige mapper, ringbind, dokumentomslag o.l.

• Der er kommet er hurtigere forbindelse på Arkivalieronline. Desuden er kirkebøgerne fra Haderslev amt lige blevet lagt ud på nettet. Arkivalieronline har fået en bevilling til at scanne kirkebøgerne fra hele landet frem til 1925. Flere af brugerrådets medlemmer kunne supplere med, at de fra deres medlemmer havde fået meget stor ros over arkivalieronlines hurtige forbindelse og bladringssystem. Man savnede dog et indeks til siderne.

3. Brugerrådets og landsarkivets kontakt med læsesalsbrugerne

• Via brugerrådsmedlem Nic Johannsen er der kommet et forslag fra en bruger om at indrette et grupperum/fotorum. Vedr. grupperum forholder det sig sådan, at forskerrummet kan benyttes som grupperum, hvis det ikke er optaget. Man skal bare kontakte læsesalsvagten. Vedr. indretning af et fotorum, kan landsarkivet ikke stille et sådant til rådighed. Ifølge Statens arkivers regler, er det tilladt at lave enkeltoptagelse af arkivalier. Har man brug for kopier i større omfang, kan man bestille kopier hos landsarkivet via en bogscanner. Dette bliver snart en mulighed på landsarkivet.

4. Brugerrådet og landsarkivets kontakt

• Brugerrådet diskuterede, hvordan brugerrådet og landsarkivets kontakt var, og hvordan denne kontakt evt. kunne styrkes. Mai-Brit Lauritsen stillede forslag om, at brugerrådsmedlemmerne kunne deltage i landsarkivets formidlingsvirksomhed ved fx at holde fyraftensmøder om et bestemt emne eller ved at deltage i det kommende arrangement Institutionens dag, som landsarkivet deltager i i år. Brugerrådet var positive heroverfor, og Henning Mathiesen gav tilsagn om, at holde et oplæg til efteråret om emnet jordebøger, et emne som han har arbejdet en del med i sin slægtsforskning. Desuden var brugerrådet villige til at deltage i efterårets Institutionens dag ved fx at fortælle om deres slægtsforskning, eller hvordan man laver slægtsforskning på nettet. Endvidere blev det drøftet, hvorvidt brugerrådet skulle aflægge rapport på årets brugermøde om brugerrådets aktivitet det forgange år. Hanne Christensen foreslog, at der annonceredes om kurser og introduktionskurser i det blad, som Sammenslutningen af lokalhistoriske Arkiver og samlinger udgiver.

5. Evt.

• Nic Johannsen fortalte, at han fra flere hørehæmmede brugere havde fået at vide, at de følte sig stødte over at blive bedt om at dæmpe sig. Til dette svarede Mai-Brit Lauritsen, at det ikke er tilladt at tale sammen på læsesalen, men at folk, der ønsker at tale sammen, kan henvises til forskerrummet i det omfang dette ikke er i brug. Hun ville tale med læsesalsudvalget om, i højere grad at bruge denne mulighed over for folk, der taler på læsesalen.

• Nic Johannsen roste landsarkivet for at brugerne har mulighed for at komme ind i foyeren før læsesalen åbner i modsætning til forholdende på de øvrige landsarkiver, hvor gæsterne må stå og vente uden for. Mai-Brit Lauritsen lovede, at hun ville viderebringe forslaget.

Næste brugerrådsmøde afholdes: 12.10.2006 kl. 16.15 på landsarkivet.