Deltagere:
Nicolai Johannsen (Slægtshistorisk Forening Sønderjylland)
Svend Aage Mikkelsen (Haderslev Slægtshistoriske Forening)
Holger Madsen (Brugerne på landsarkivet)
Morten Andersen (Landsarkivet for Sønderjylland)
Fraværende:
Hanne Christensen (Lokalhistoriske Arkiver og Samlinger i Sønderjylland)
Henning Mathiesen (Historisk Samfund for Sønderjylland)
Referent: Morten Andersen
Følgende punkter var på dagsordenen:
1. Nyt fra Statens arkiver og Landsarkivet for Sønderjylland
2. Brugerundersøgelsen 2006
3. Formidlingsområdet
a. Kurser og udvidet vejledning
b. Forsøg med gruppearbejde på læsesalen
c. Udstillinger
4. Nye og kommende afleveringer til Landsarkivet
5. Valg til Brugerrådet 2007/2008
6. Eventuelt
Personale
Mai-Britt Lauritzen er på barsel til december 2007. Lars H. Bak er blevet ansat i en fuldtids AC-stilling indtil udgangen af 2008. Smaragda Andresen og Anna Kraak er ansat som arkivmedhjælpere fra den 5. marts 2007.
Læsesalen
Landsarkivets læsesal blev i december 2006 forbedret med nye bogreoler og gulvtæppe i selvbetjeningsmagasinet. I dagene 14.-15. maj vil læsesalen blive malet. Læsesalen er lukket den 14.-15. maj på grund af et personalseminar.
En ny udgave af Hvad finder jeg på Landsarkivet er trykt til udlevering på læsesalen.
De sydslesvigske kirkebøger fra før 1876, fra Flensborg, Slesvig, Sydtønder og Ejdersted provstier kan nu benyttes på læsesalen. Kun danske statsborgere eller tyske statsborgere med fast bopæl i Danmark må benytte kirkebøgerne. Fredag den 13. april blev der afholdt en reception og præsentation af kirkebøgerne på Landsarkivet med deltagelse af 35 gæster.
Fra den 1. maj 2007 gælder nye priser på scanning og kopiering. Prisen for kopiering og scanning bliver fremover kr. 10 pr. side for de første 10 sider i en bestilling og kr. 6 pr. side for de efterfølgende sider. Prisændringerne gælder kun for scanning og kopiering udført af Statens Arkivers personale. Priserne for kopiering på de kopimaskiner der er opstillet på læsesalene berøres ikke.
Web-klubben
Der er nu over 200 medlemmer af Landsarkivets web-klub.
E-læsesalen
2 e-læringskurser er blevet tilgængelig på Statens Arkivers hjemmesider. Et kursus i arkivundersøgelse, dvs. hvorledes man kommer i gang på arkiverne, og et kursus i gotisk håndskrift.
I løbet af 2007 vil Statens Arkivers hjemmesider og web-baserede tilbud blive samlet på et websted med fælles forside.
Daisy
Daisy indeholder nu oplysninger om 75.257 arkivskabere, 282.479 arkivserier og 2.366.512 fysiske enheder. På Landsarkivet for Sønderjylland er der indtastet 5.663 arkivskabere på arkivserieniveau.
Det er Landsarkivets mål at have indtastet 60% af arkivets hyldemetersamlinger ved udgangen af 2008. Der er nu indtastet 32% af hyldemetersamlingerne.
Brugerundersøgelsen blev gennemført i perioden fra den 18. september til medio oktober 2006 på alle Statens Arkivers læsesale. Brugerundesøgelsen havde 5 fokusområder
1. Brugerprofil
2. Brugernes tilfredshed med arkivets faciliteter
3. Brugernes tilfredshed med læsesalens service
4. Brugernes tilfredshed med arkivernes øvrige ydelser
5. Brugernes erfaring med Statens Arkiver på Internettet
Generelt viste brugerundersøgelsen relativ stor tilfredshed med Statens Arkivers service og tilfredsheden blandt Landsarkivet for Sønderjyllands brugere synes at være særlig stor.
Hovedresultater:
1. Brugerprofil
2/3 af læsesalsbrugerne tilhører aldersklasse 57 – 76 år.
Andelen af erhvervsaktive gæster er faldet fra at udgøre 1/4 i 2004 til kun at udgøre 1/5 i 2006.
Besøgstallet og besøgsfrekvensen er generelt faldende på Statens Arkivers læsesale.
Det mærkes også på Landsarkivet for Sønderjylland, hvor antallet af gæster er faldet fra 6.000 om året til omkring 4.000 om året i de seneste år.
Den faldende besøgsfrekvens har efter brugerrådets mening klart sammenhæng med brugen Arkivalier-online.
2. Brugernes tilfredshed med arkivets faciliteter
Tilfredsheden med læseapparaterne er faldende. Årsag kan være slitage, men også at læseapparaternes skærmbillede sammenlignes med computerskærmens kvalitet.
Ikke mange brugere anvender internetadgangen på læsesalene.
Vil det være en ide at forøge antallet af computere på Statens Arkivers læsesale?
Svend Aage Mikkelsen forslog hertil muligheden for trådløs opkobling på læsesalene. Da mange brugere har bærbar pc, der kan kobles på trådløs netværk vil denne mulighed kunne udnyttes af flere brugere. Forslaget rettes videre til E-læsesalsgruppen.
3. Brugerens tilfredshed med læsesalens service
94% af de adspurgte gæster på Landsarkivet for Sønderjyllands læsesal er tilfredse med den mundtlige vejledning på læsesalen. Det er et højt niveau i forhold til at 83% af gæsterne på alle Statens Arkivers læsesale er tilfredse med den mundtlige vejledning.
Der er ligeledes stor tilfredshed med ekspeditionstiden, emneark og arkivguiden blandt Landsarkivet for Sønderjyllands brugere.
Brugerrådsmedlemmerne tilsluttede sig tilfredsheden med Landsarkivets service.
4. Brugernes tilfredshed med arkivernes øvrige service
Generelt kender få af de adspurgte til arkivernes øvrige service, som kurser, foredragsrækker, web-klub og servicedeklarationer. Der skal derfor gøres mere ud af at fortælle vores gæster om disse tilbud.
Blandt andet med hensyn til kursusvirksomheden. Vigtigt på grund af det faldende besøgstal.
5. Brugernes tilfredshed med arkivernes øvrige ydelser
Undersøgelsen viste, at flere af Statens Arkivers gæster kender til Statens Arkivers web-baserede tilbud, særligt Arkivalier-online og Dansk Demografisk Database. Til gengæld kender færre til tilbud som emneark og guider på Statens Arkivers hjemmesider.
Halvdelen af respondenterne har, noget overraskende, svaret at de ikke besøger læsesalene i mindre grad som en følge af Arkivalier-online benyttelsen. Det stemmer også overens med en brugerundersøgelse foretaget af E-læsesalsudvalget. Denne undersøgelse viste at jo flere gange den enkelte bruger anvender de web-baserede tilbud fra SA, jo flere gange besøger brugeren også SA’s læsesale.
Det betyder, at Statens Arkivers læsesalsvejledning og webtilbud i højere grad skal sammentænkes, hvis det faldende besøgstal skal standses. Det er også det E-læsesalsprojektet handler om.
Brugerrådet tilsluttede sig denne konklusion. Forslaget om trådløs netværk på læsesalene en mulighed i den henseende.
Landsarkivet for Sønderjylland har besluttet at afholde 4 arkivkurser halvårligt, som en del af den udvidede vejledning. Da den udvidede vejledning på læsesalen fra 10.30 til 11.00 ikke bliver anvendt i større omfang, vil Landsarkivet gøre mere ud af kursusakitviteterne, for her at tiltrække flere og nye gæster på Landsarkivet.
Forårsprogrammet har indeholdt 4 kurser:
- Kilder til besættelsestidens historie i Sønderjylland – mandag den 5. februar (56 deltagere)
- Kilder til Ejendomshistorien i Sønderjylland – tirsdag den 27. marts (50 deltagere)
- Forskningens døgn – Industrialiseringen af Sønderjylland – fredag den 27. april (15 deltagere)
- Introkursus for nye arkivbrugere og introduktion til DAISY – tirsdag den 22. maj
I maj måned skal efterårsprogrammet for 2007 tilrettelægges. Følgende kurser er under overvejelse:
- Kilder til Slesvigs historie før 1864
- Introkursus for historiestuderende
- Kilder til genforeningens historie
- Kilder til ???
Hvis brugerrådet har forslag til kurser bedes de rette dem til moa@laa.sa.dk
Landsarkivet for Sønderjylland vil, efter forslag af registrator Hans O. Aastradsen, i efteråret fra den 1. september til den 31. december 2007 tilbyde mulighed for gruppearbejde og samtale på læsesalen den første mandag i hver måned. De besøgende grupper kan samtidig gøre brug af den udvidede vejledning efter aftale. Det er vigtigt at muligheden udnyttes, så brugerrådet bedes informere baglandet om tiltaget.
Brugerrådet vil opfordre baglandet til at gøre brug af muligheden og Nicolai Johannsen vil sørge for, at tiltaget vil blive omtalt i næste nummer af Slægten.
Leo Vinther Petersen har lavet en udstilling på grundlag af egne samlinger om 1950’erne og 1960’erne i Landsarkivets foredragssal. Udstillingen blev lavet i forbindelse med Historisk Samfund for Sønderjyllands afholdelse af foredragsrækken ”Sønderjylland på Krønikens tid” i februar-marts 2007.
Sønderjyllands Amts arkiv indtil 1992 er nu kommet i hus. Arkiverne fra tiden 1993 til 2006 opbevares i et mellemarkiv, der senere skal afleveres til Landsarkivet.
Rødding kommune har afleveret deres arkiv indtil 1980.
Embedslægen i Sønderjylland har afleveret arkiv fra 1987 – 1992.
I 2007 vil Sønderjyllands Statsamt aflevere deres arkiv frem til 1992. Dommerne og politimestrene skal også aflevere arkiver i 2007 eller 2008.
Brugerrådets fire deltagende foreninger er blevet bedt om at udnævne suppleanter. Slægtshistorisk Forening for Sønderjylland og Lokalhistoriske Arkiver og Samlinger i Sønderjylland har desuden skulle nyvælge repræsentanter.
Valgene gav brugerrådet følgende sammensætning:
- Slægtshistorisk Forening for Sønderjylland
Rep. Nicolai Johannsen (valgt for 2007-2008)
Suppleant: Ikke navnsat. Foreningen sørger for stedfortræder hvis aktuelt
- Lokalhistoriske Arkiver og Samlinger i Sønderjylland
Rep. Hanne Christensen (valgt for 2007-2008)
Suppleant: Endnu ikke udpeget
- Haderslev Slægtshistoriske Forening
Rep. Svend Aage Mikkelsen (valgt for 2006-2007)
Suppleant: Nancy Pedersen
- Historisk Samfund for Sønderjylland
Rep. Henning Mathiesen (valgt for 2006-2007)
Suppleant: Ellen Jensen
- Brugerrepræsentant
Holger Madsen (valgt for 2007-2008)
Januar-februar 2008 skal Haderslev Slægtshistoriske Forening og Historisk Samfund for Sønderjylland vælge nye repræsentanter.
Dato for næste brugerrådsmøde:
Torsdag den 11. oktober 2007 kl. 16.15
