Deltagere:
Nicolai Johannsen (Slægtshistorisk Forening Sønderjylland)
Hanne Christensen (Lokalhistoriske Arkiver og Samlinger i Sønderjylland)
Holger Madsen (Brugerne på landsarkivet)
Svend Aage Mikkelsen (Haderslev Slægtshistoriske Forening)
Mai-Brit Lauritsen (Landsarkivet for Sønderjylland)
Fraværende:
Henning Mathiesen (Historisk Samfund for Sønderjylland)
Referent: Mai-Brit Lauritsen
Følgende punkter var på dagsordenen:
1. Nyt fra Statens Arkiver og Landsarkivet
2. Nye og kommende afleveringer
3. Formidlingsområdet
4. Valg til brugerrådet for perioden 2007-2008
5. Evt.
Dato for næste brugerrådsmøde
Mai-Brit Lauritsen indledte med at byde velkommen og præsentere Morten Andersen, som skal overtage Landsarkivets plads i brugerrådet det næste års tid, mens hun er på barsel. Morten Andersen er ansat som arkivar på Landsarkivet i en tre-årig midlertidig stilling.
Følgende punkter var på dagsordenen:
Personale
Lars Holmgaard Bak er ansat i en midlertidig halvtids AC-stilling. Morten Andersen er ansat i en midlertidig fuldtids AC-stilling. Begge indgår i dækningen af læsesalen. Herudover er Lene Jul Sørensen blevet ansat pr. 1. oktober i tre måneder til at ordne og indtaste privatarkiver i DAISY. Mai-Brit Lauritsen går på barsel i slutningen af november, og i stedet for går Lars Holmgaard Bak på fuldtid.
Brugerundersøgelse 2006
Statens Arkiver gennemfører lige nu en brugerundersøgelse, hvor brugernes tilfredshed undersøges. Når undersøgelsen er afsluttet vil der blive lavet en rapport, som bliver tilgængelig på nettet og på læsesalen. Rapporten vil indgå i Statens Arkivers fremtidige prioriteringer på læsesalsområdet.
Servicedeklarationer
De ydelser, som Statens Arkiver tilbyder brugerne, er blevet deklareret i såkaldte servicedeklarationer. Det gælder både de ydelser, som er gratis og de ydelser, som brugerne skal betale for.
Af servicedeklarationen vedr. ’Vejledning af læsesalsbrugere’ fremgår det, at den generelle vejledning foregår fra kl. 9.00-15.00. Her kan man typisk få hjælp til:
Udover den generelle vejledning tilbydes der fra 1/9-2006 en udvidet vejledning på alle Statens Arkivers læsesale, der er blevet finansieret af den ekstrabevilling fra Kulturministeriet, som Statens Arkiver fik til i perioden 2006-2009 at forbedre publikumsbetjeningen i Statens Arkiver.
På landsarkivet ligger denne ekstra vejledning fra kl.10.30-11.00 på alle hverdage. Her vil førstegangsbrugere kunne få en særlig introduktion til læsesalen, andre kan få en introduktion til:
Desuden kan studerende, forskere og lokalhistorikere, som er i gang med at skrive en afhandling eller en artikel få særlig hjælp til den arkivfaglige del af arbejdet.
Endelig er en del af penge fra bevillingen gået til at øge indsatsen på kursusområdet. Der skal afholdes et introduktionskursus hvert halve år samt to fyraftensmøder eller kurser i særlige arkivfaglige emner. Kurserne skal annonceres ved opslag på landsarkivet og ved opslag på hjemmesiden i juni og december måned. Mai-Brit Lauritsen efterlyste ideer til emner for kurser. Fremover udsendes posters med kurser til de tre foreninger til uddeling.
Af ’Servicedeklarationen vedr. kopiering/scanning’ fremgår det, at Landsarkivet nu har mulighed for at foretage scanninger af arkivalier op til A3 størrelse, således at protokoller også kan kopieres. Prisen på ’Scanning/kopier af arkivalier’ er for enkelte sider: 6,25 kr. (pr. side) og er der tale om flere fortløbende sider er prisen 3,50 kr. (pr. side). Hertil kommer et ekspeditionsgebyr på 20 kr. Man har også mulighed for at få en cd-rom med det indskannede til en pris på 27 kr.
E-Læsesal
Statens Arkivers ledelse besluttede i foråret at iværksætte projekt e-læsesal. Formålet med projektet er at etablere et web-tilbud på Statens Arkivers hjemmeside, som giver en samlet indgang til alle publikumsrelevante informationer og webtjenester, udvikle nye vejledningsmoduler samt forestå en gennemgang af ikke IT-bårne vejledninger og hjælpemidler på Statens Arkivers læsesale.
Statens Arkivers-E-registratur, DAISY
Der er nu registreret over 2 millioner bind og pakker i Statens Arkivers e-registratur, DAISY. Heraf er ca. 23 % af Landsarkivets samlinger nu registreret. For tiden er man i gang med at gennemgå DAISY med henblik på sløring af personidentificerbare oplysninger i ikke-tilgængelige arkivaliers titler. Der arbejdes også på at få udbygget Daisy med arkivaliebestillingsmulighed.
Rødding kommune er i gang med at aflevere dets arkiv fra 1920-1980 dvs. arkiverne fra sognekommunerne Rødding, Lintrup, Hjerting, Jels, Skodborg, Hygum, Øster Lindet og Skrave samt Rødding primærkommune. Ved samme lejlighed får Landsarkivet en række preussiske arkivalier bl.a. flere manglende melderegistre. Melderegistrene er dog endnu ikke registreret.
Sønderjyllands amt har afleveret ca. 600 hyldemeter.
Sønderjyllands Statsamt samt embedslægerne afleverer i 2007.
I 2007-2008 skal politi og domstole aflevere.
Desuden må det forventes, at nogle kommuner vil aflevere.
Forbedringer på læsesalen
I selvbetjeningsmagasinet bliver der lagt gulvtæppe, hvilket kan betyde indskrænkninger i brugen af selvbetjeningsmagasinet. Så snart der er en præcis dato, vil der komme opslag herom og der vil blive sendt meddelelse ud til web-klubben.
Kurser efterår 2006
Der afholdes tre kurser i efteråret 2006:
Tirsdag d. 17. oktober 2006 kl. 15.30-16.00: Arkivalieronline: Lær at bruge kirkebøger på nettet
Tirsdag d. 7. november 2006 kl. 16.15-17.15: Introduktionskursus
Tirsdag d. 5. december 2006 kl. 15.30-16.00: Statens Arkivers e-registratur, DAISY
Ny udgave af folderen: Velkommen til Landsarkivet
Til udlevering til 1. gangsbesøgende bliver der lavet en ny udgave af folderen: Velkommen til Landsarkivet for Sønderjylland. Den bliver standardiseret, så den indholdsmæssigt stort set ligner velkomstfolderne fra Rigsarkivet og de øvrige landsarkiver.
Mulighed for elektronisk bestilling
På Landsarkivets hjemmeside er det nu muligt at bestille arkivalier hjemmefra, så de ligger klar, næste gang man kommer på læsesalen. Bestillingerne skal indeholde oplysninger om arkivskaber, titel, år, nummer evt. journalnummer. Bestillinger modtaget inden kl. 12.00 kan ligge klar på reservationshylderne næste dag kl. 09.00.
Udstilling
Udstillingen om 1. verdenskrig er erstattet af en mindre udstilling om forskning. Herudover vil der formentlig komme en udstilling om DAISY. Til næste år overvejes at lave en udstilling i relation til Historisk Samfund for Sønderjyllands Foredragsrække: ’Sønderjyllands på Krønikkens tid’ og en større udstilling om industri i anledning af, at 2007 er Industrikulturens år.
Brugermøde
Brugermødet afholdes tirsdag d. 24. oktober kl.14.00-15.30. Dagsordenen er:
1. Velkommen
2. Orientering om landsarkivet og Statens Arkiver
3. Nyt fra læsesalen
4. Valg til brugerrådet
5. Spørgsmål fra brugerne
Efter mødet vil der være mulighed for at komme med ud og se Landsarkivets magasiner, for dem som er interesserede. Brugerrådet fandt, at Mai-Brit Lauritsen på brugermødet skulle fortælle om brugerrådet før valget af et nyt medlem til brugerrådet.
I år skal der vælges tre nye medlemmer til brugerrådet: Lokalhistoriske Arkiver og Samlinger i Sønderjylland, Slægtshistorisk Forening Sønderjylland samt de fremmødte på brugerrådet skal udpege nye medlemmer. Der udsendes brev til de to foreninger i begyndelsen af januar måned om, hvilke personer, der skal repræsentere dem fremover. Der udsendes brev til samtlige foreninger, som har medlemmer i brugerrådet, hvori de bedes om at stille med en suppleant. Valget på brugermødet foregår på den måde, at der er annonceret efter kandidater via web-klub og via læsesalens opslagstavle. På brugermødet vil der være skriftligt valg mellem de enkelte kandidater.
Der blev spurgt til, hvornår de sydslesvigske kirkebøger kommer. Mai-Brit Lauritsen kunne oplyse, at de forventes at være til rådighed for publikum i foråret 2007.
Næste brugerrådsmøde afholdes torsdag d. 26.04.2007 kl. 16.15 på Landsarkivet
