Dato og tidspunkt: Tirsdag d. 24. oktober 2006, kl. 14.00-15.30
Deltagere: 14 brugere deltog i mødet.
Deltagere fra Landsarkivet:
Arkivchef Steen Ousager, Arkivar og forskningsleder Hans Schultz Hansen, arkivar Morten Andersen, arkivar Lars H. Bak, arkivmedarbejder Luise Conrad, arkivmedarbejder Anne Katrine Pedersen og overassistent Mai-Brit Lauritsen
Referent: Arkivar Morten Andersen
Følgende punkter var på dagsordenen:
1. Velkommen
2. Orientering om Landsarkivet og Statens Arkiver
3. Nyt fra læsesalen
4. Valg til brugerrådet
5. Spørgsmål fra brugerne
6. Rundvisning på Landsarkivets magasiner
Arkivchef Steen Ousager bød velkommen.
Arkivchef Steen Ousager orienterede om de ting, der er foregået på Landsarkivet samt i Statens Arkiver i det forløbne år.
Hvad foregår der på LAA
A. Nye medarbejdere på Landsarkivet.
Morten Andersen er ansat som arkivar/forsker for en 3-årig periode. Skal udover forskningen arbejde med DAISY, læsesalen og brugerrådet.
Lars Holmgaard Bak er ansat som arkivar i en 3-årig periode. Skal arbejde med DAISY og læsesalen.
Lene Jul Sørensen er ansat for en 3-måneders periode og skal primært arbejde med DAISY.
Margit Meyer, Hanne Gohs og Bente Bürgel Schou er ansat på jobtræningsordninger til ompakning og læsesalsekspedition.
B. Læsesalen
Siden 1. maj 2006 er læsesalen igen åben om mandagen. Besøgstallet er endnu lavt om mandagen.
Fra den 1. september 2006 tilbydes der udvidet vejledning på alle Statens Arkivers læsesale. Foregår på landarkivets læsesal fra 10.30 til 11.00 på hverdage. Den udvidede vejledning er særlig henvendt til førstegangsbrugere, der kan få en introduktion til læsesalen. Desuden kan læsesalens brugere tilbydes særlig vejledning i centrale arkivfonds og Statens Akrivers webservice som DAISY og Arkivalieonline. Der vil desuden, som et led i den udvidede vejledning, blive udbudt flere kurser i brugen af DAISY, introduktionskurser og i brugen af særlige arkivfonds.
På Statens Arkivers hjemmeside er der tilgængeliggjort Servicedeklarationer. Service-deklarationerne beskriver hvad Statens Arkivers brugere kan forvente og ikke forvente af service.
Der er i tiden fra 18. september gennemført en brugerundersøgelse på samtlige af Statens Arkivers læsesale. Resultatet herfra vil blive offentligjort i december 2006.
Der har i de seneste 6 måneder vist sig et faldende besøgstal på Landsarkivets læsesal, et fald på omkring 15-20%. Det faldende besøgstal kan skyldes Arkivalie-online.
Der vil blive indført øget videoovervågning på læsesalen som et led i Statens Arkivers generelle sikkerhedsoprustning. Drejer sig om videoovervågning af selvbetjeningsmagasinet.
C. Indsamlingsarbejdet. (B & K-arbejdet)
Indsamling af nyere provstearkiver er så godt som færdig.
Sønderjyllands Amts arkiv indtil 1992 vil komme i hus i december måned.
Amterne opretter fælles mellemarkiver for arkivalier fra tiden 1992-2006. De syddanske amter opretter et mellemarkiv i Vejle. Mellemarkiverne vil blive afleveret til Statens Arkiver om 10-15 år.
Rødding Kommune vil have afleveret sit arkiv til Landsarkivet ved udgangen af 2006.
I 2007 vil Landsarkivets indsamling koncentrere sig om afleveringer fra embedslæger, dommere, politimestre og statsamtet.
Hvad foregår der i SA
Statens Arkiver har iværksat et E-læsesalsprojekt. Visionen er at skabe en samlet digital indgang til Statens Arkivers webservice-informationer. Statens Arkivers brugere skal dermed i højere grad kunne betjenes digitalt hjemmefra.
En arbejdsgruppe under Statens Arkiver arbejder med en øget tilgængeliggørelse af e-arkivalier. Eksempelvis skal arkiverne kunne udlåne digitale journaler.
Statens Arkiver arbejder med format- og strukturkonvertering af tilgængeliggørelsesmidler. Således vil Statens Arkiver nu anvende DVD-mediet i stedet for cd-rom til e-arkivalier.
Den 12. oktober 2006 blev Arkivalie-online indviet på Landsarkivet for Nørrejylland i Viborg. 5,5 mio. sider fra kirkebøger og folketællinger er nu lagt ud på Arkivalieonline. Et forbedret format er undervejs, da interessen er meget stor og brugerne mange. Nye filmninger af allerede tilgængeliggjorte sider af dårlig kvalitet vil blive udført.
I december 2006 vil en tredje version af DAISY præsenteres, hvori der også kan søges oplysninger om arkivseriernes indhold på pakke og protokolniveau. Der er nu registreret over 2 millioner bind og pakker i DAISY. Landsarkivet for Sjælland og Rigsarkivets samlinger næsten færdigregistrerede, mens 23% af Landsarkivet for Sønderjyllands samlinger er registreret.
Der er kommet nye regler med hensyn til fjernlån af arkivalier. Hovedsageligt er antallet af udlånssteder blevet begrænset. Får ikke betydning i Sønderjylland.
Overassistent Mai-Brit Lauritsen orienterede om læsesalen.
Landsarkivet har fået mikrokort af de slesvigske folketællinger 1835 og 1840. Folketællingerne står placeret sammen med de øvrige folketællinger i det midterste rum i mikrokortlæsesalen.
På Landsarkivets hjemmeside er det nu muligt at bestille arkivalier hjemmefra, så de ligger klar, når du kommer på læsesalen. Landsarkivets emneark er også at finde på Landsarkivets hjemmeside.
På Landsarkivet vil der i efteråret blive afholdt tre kurser og fyraftensmøder: Et fyraftensmøde om Arkivalieronline, et introduktionskursus for helt nye arkivbrugere og et fyraftensmøde om Statens Arkivers e-registratur, DAISY.
Den forøgede vejledning er indført.(Se ovenfor)
Der er lavet en ny velkomstfolder for Landsarkivet. Der vil også komme en ny udgave af folderen Hvad finder jeg på Landsarkivet?
Der er lavet en ny udstilling i foyeren om henholdsvis DAISY og forskningen på Landsarkivet. I 2007 vil der blive lavet en udstilling om Sønderjylland på Krønikens tid, i relation til Historisk Samfund for Sønderjyllands foredragsrække. Senere på året vil der blive lavet en udstilling om industrien i Sønderjylland i relation til 2007 som industrikulturens år.
Det er nu muligt at bestille scanninger af protokoller o. lign. Prisen er 6,25 kr pr. kopi eller 3,5 pr kopi, hvis der er tale om flere på hinanden følgende sider. Dertil 20 kr. i ekspeditionsgebyr. Det er også muligt at bestille kopierne på cd-rom til en pris på 27 kr.
Der bliver nu lagt gulvtæppe på magasinerne. Der vil også blive lagt gulvtæppe på gulvet i selvbetjeningsmagasinet. I 2007 vil de gamle bogreoler på læsesalen blive skiftet ud med nye.
De slesvigske kirkebøger vil ankomme i foråret 2007. Kirkebøger indtil 1876 vil være tilgængelige.
På brugermødet skal der vælges en repræsentant for brugerne på læsesalen til Landsarkivets brugerråd. Valget gælder for 2 år.
Nuværende deltagere er:
Nicolai Johannsen (Slægtshistorisk Forening Sønderjylland
Hanne Christensen (Lokalhistoriske Arkiver og Samlinger i Sønderjylland)
Svend Aage Mikkelsen (Haderslev Slægtshistoriske Forening)
Henning Mathiesen (Historisk Samfund for Sønderjylland)
Holger Madsen (Brugerne på læsesalen)
Mai-Brit Lauritsen (Landsarkivet for Sønderjylland)
Ingen ønskede at opstille til valg. Holger Madsen blev dermed genvalgt som repræsentant for brugerne på læsesalen.
Der blev spurgt til problemer med opkoblingen til Arkivalieonline. Årsagen hertil kan være, at der på det seneste er opstået flere servernedbrud. Desuden er der mange brugere på Arkivalie-online på samme tid.
Arkivchef Steen Ousager spurgte til ønsker om vejledningskurser. Kurser om andre kildegrupper end de oftest anvendte efterlystes. Kurser i brugen af politiarkiver og militær- og lægdsrullearkiver blev nævnt. Børnehjemsarkiver og kilder til børn og unges vilkår var også et ønske.
Der blev spurt om skriftligt vejledningsmateriale til Arkivalie-online. Trykte foldere om Arkivalie-online er undervejs. Der findes også vejledningsmateriale på landsarkivets hjemmeside.
Det blev nævnt at det er muligt at downloade sider fra Arkivalie-online, der efterfølgende kan billedbehandles.
Overassistent Mai-Brit Lauritsen viste efter brugermødet rundt på magasinerne.
