Referat fra brugermøde torsdag d. 24. november 2005

Dato og tidspunkt: Torsdag d. 24. november 2005, kl. 14.00-15.30

Deltagere: 20 personer deltog i mødet.

Referent: Arkivar Leif Hansen Nielsen

Følgende punkter var på dagsordnen:

1. Velkommen
2. Orientering om Landsarkivet og Statens Arkiver
3. Orientering om læsesalen
4. Præsentation af kildebogen ”Slesvig, Preussen, Danmark”
5. Nye muligheder i Statens Arkivers database, DAISY
6. Evt.

1. Velkommen

Arkivchef Steen Ousager bød velkommen.

2. Orientering om Landsarkivet og Statens Arkiver

Arkivchef Steen Ousager orienterede om de ting, der er foregået på Landsarkivet samt i Statens Arkiver i det forløbne år.

En af de helt store opgaver dette år har været ”folkekirkeprojektet”, dvs. indsamling af arkivalier frem til ca. 1980 fra samtlige præsteembeder, menighedsråd og provstier i Sønderjylland. Konkret betyder det, at ”samtlige” tilgængelige arkivalier (i.e. kirkebøger) nu er til rådelighed på Landsarkivet.

En anden stor opgave dette år har været den såkaldte ”DIP-inddateringen”, dvs. inddatering i Daisy i provinsen. Med udgangen af 2005, er samtlige sønderjyske amtsarkiver 1920-1970 registreret i Daisy. Dette er en stor forbedring, da hovedparten af disse arkiver hidtil ikke har været registreret på anden vis end gennem afleveringsfortegnelser. Løbende vil registreringen af landsarkivets samlinger blive udvidet, og løbende vil faciliteterne på Daisy blive bedre. Her tænkes bl.a. på søgemuligheder og elektronisk bestilling. Sidstnævnte vil formentlig være muligt omkring 2008-2009.

Landsarkivet har igen i år yder et stort bidrag til forskningen i Statens Arkiver med mange publikationer og – ganske aktuelt – med en doktorgrad. I fredags (18. nov.) erhvervede arkivar og forskningsleder Hans Schultz Hansen doktorgraden med afhandlingen ”Hjemmetyskheden i Nordslesvig ca. 1840-1867”.

Sidste år indviede landsarkivet et selvbetjeningsmagasin til kirkebøger og personregistre. Det er landsarkivets klare indtryk, at det har været en udpræget succes til glæde for både brugere og ansatte.

Vores besøgstal på læsesalen er igen i fremgang, efter et fald i forbindelse med indførelsen af mandagslukningen i 2003. Besøgstallet er så småt igen ved at være på niveauet fra før 2003. Dette betyder dog, at der er kommet mere tryk på læsesalen.

NB: Som en praktisk oplysning blev det nævnt, at læsesalen holder lukket tre dage før jul (20., 21. og 22. dec.), da der skal males, lægges nyt gulv og sættes nye reoler op.

Sidste år blev der indgået en aftale med Den nordelbiske Kirke om kopier af de sydslesvigske kirkebøger. Det første provsti (Slesvig) er nu filmet og ligger parat. Imidlertid er procedurerne i forbindelse med benyttelsen endnu ikke fastlagt, hvorfor mikrofilmene indtil videre ikke kan benyttes.

For statens arkiver som helhed, har fokus i det forløbne år bl.a. været rettet mod strukturreformen og de problemer den fører med sig i forbindelse med amternes og kommunernes arkivalier efter 2007.

Næste år er sidste år i den nuværende indsamlingskampangne, der har haft til formål at indsamle alle arkivalier ældre end 30 år hos offentlige myndigheder. Det betyder – med enkelte undtagelser, naturligvis - at der herefter ikke er arkivalier ude hos de offentlige myndigheder, der er ældre end 30 år. Næste kampagne vil omfatte offentlige arkivalier ældre end 20 år.

Arbejdet med elektroniske arkivalier – der bliver mere og mere udbredt hos det offentlige - vil også være et stort projekt næste år, ligesom naturligvis videreudviklingen af Daisy.

Arkivchefen afsluttede orienteringen med at fortælle, at Statens Arkiver var blevet forgyldt med to poser penge i forbindelse med finanslovsforhandlingerne. Dels havde Statens Arkiver fået 1,2 millioner over to år til forskning, dels havde Statens Arkiver fået 12 millioner over en 4-årig periode til forbedring af publikumsbetjeningen.

3. Orientering om læsesalen

Overassistent Mai-Brit Lauritsen orienterede om læsesalen, hvor der i det forløbne år er sket en række fysiske ændringer:

• For det først er der kommet en ny skranke, der dels er pænere/lysere, dels har en bedre PC-arbejdsplads, vendt ud mod publikum så vagten ikke længere tilnærmelsesvist sidder med ryggen til brugerne/læsesalen.
• For det andet er midterstolpen mellem plads 1 og 2 fjernet, så de to pladser kan benyttes som kortbord. Det betyder ikke, at man ikke må benytte pladserne som almindelige læsesalspladser (hvis der er trængsel), men at man kan risikere, at andre med kort har fortrinsret.
• Endelig for det tredje, så er vi begyndt at sætte kirkebøgene i selvbetjeningsmagasinet i arkivæsker og registrere dem i Daisy. Det er af hensyn til slitagen af arkivalierne, men betyder desværre, at kirkebøgerne er blevet en smule vanskeligere at finde/genkende: For fremtiden er man er nødt til at slå bogens nummer op i registraturen og så benytte det ved fremfinding, da man ikke kan læse rygskiltet. - Der er lavet et emneark, der fortæller om etiketternes opbygning og måden kirkebøgerne skal fremfindes.

På web-siden er der også sket ændringer:

• Dels er der i forbindelse med Historisk Samfund for Sønderjyllands foredragsrække om 1. Verdenskrig og den ordinære udstilling i montrerne om samme også kommet en web-udstilling om 1. Verdenskrig.
• Videre har vi fået en introduktionsvideo, der primært henvender sig til førstegangsbrugere. Den fortæller om, hvordan det ser ud her på arkivet og om, hvordan forretningsgangen er med garderobe, indskrivning, læsesal, arkivaliebestilling m.m..
• Vores emneark er ved at blive revideret og vil løbende blive lagt på hjemmesiden.
• Endelig er den elektroniske arkivguide blevet ajourført med sidste års tilgang af arkivalier.

I det kommende år vil landsarkivet forsøge sig med kurser i arkivkundskab for viderekomne. Programmet følger, da det endnu ikke helt fastlagt.

Traditionen tro vil vi i det kommende år lave en udstilling, der læner sig op af Historisk Samfund for Sønderjyllands foredragsrække, der dette år har temaet: ”Personligheder i Sønderjyllands historie”.

Folketællingen fra 1921 for Sønderjylland vil blive indkøbt og opstillet på læsesalen. Grunden til, at vi ikke har købt hele landet hænger sammen med, at denne i løbet af få år vil være tilgængelig på Arkivalier Online.

Endelig kunne Mai-Brit Lauritsen oplyse, at der i det forløbne år havde været tre brugerønsker i den røde postkasse. Desværre er det kun det ene, landsarkivet ser sig i stand til at honorere, nemlig ønsket om stole uden armlæn i foyeren. De øvrige to forslag gik hhv. på et køleskab til medbragt mad og på en vandfontaine med køligt vand. Begge forslag ser landsarkivet sig ikke i stand til indfri.

4. Præsentation af bogen ”Slesvig, Preussen, Danmark”

Arkivar Hans Schultz Hansen præsenterede bogen, der er en samling af over 70 sønderjyske kilder. – Det drejer sig ikke om en kildeudgivelse i almindelig forstand, men om en vejledning i, hvordan kilderne kan benyttes. Specielt er den velegnet til dem, der vil gå dybere i personal- og, ikke mindst, lokalhistorien. De behandlede kilder repræsenterer de fleste specielle facetter i den sønderjyske administration og arkivdannelse.

Bogen er udgivet af Selskabet til Udgivelse af Kilder til Danmarks Historie og koster 275 kr. Hans Schultz Hansen kunne dog tilbyde den til en særpris på 195 kr. Dette tilbud gælder frem til jul.

5. Nye muligheder i Statens Arkivers database, DAISY

Overassistent Mai-Brit Lauritsen fortalte om de nye søgemuligheder i Statens Arkivers database, DAISY, på internettet. Databasen indeholder oplysninger over samtlige arkivskabere (myndigheder, institutioner, organisationer og personer), som har afleveret til Statens Arkiver. Arkivskaberne er både registreret med officielle navne samt kaldenavne. Desuden indeholder databasen oplysninger om arkivskaberens yderår, om de tilknyttede arkivserier, antal enheder samt oplysninger om, hvor arkivalierne befinder sig (Aabenraa, Odense, Viborg, Århus, eller København).

P.t. er der indtastet oplysninger om ca. 10 % af landsarkivets arkivserier, men alle arkivskabere. Det samme gælder for de øvrige arkiver vest for Storebælt. For Landsarkivet for Sjælland samt Rigsarkivet er der, på grund af den tilstødende flytning til nye lokaliteter i 2008, indtastet oplysninger om ca. 60 % af samlingerne.

Det nye er, at der nu også kan søges på arkivserier foruden på arkivskaber og yderår. Mai-Brit Lauritsen viste gennem eksempler, hvordan den nye facilitet kunne benyttes.

6. Evt.

Der blev spurgt, om der ikke kunne lukkes op til magasinerne til en rundvisning, evt. i forbindelse med et brugermøde. Arkivchefen svarede positivt: Tidligere havde der været rundvisninger i forbindelse med møderne, og opfordringen vil blive husket til næste år.

På forespørgsel om, hvilke oplysninger man kan forvente at få om andre arkivers samlinger (i.e. kommunearkiver fra Fyn), kunne det oplyses, at landsarkivet ligger inde med de fleste (alle) trykte registraturer fra den andre enheder under Statens arkiver, og også om kommunearkiverne fra Fyn. I øvrigt kunne der henvises til Daisy, der som sagt på sigt vil indeholder oplysninger om alle samlinger i Statens Arkiver.

I forbindelse med oplysningerne om indkøbet af folketællingen 1921 blev det spurgt, om folketællingen ikke var sammenfaldende med Det Nationale Register. Svaret var for så vidt bekræftende, idet Det Nationale Register bygger på 1921-tællingen, men opbygningen er anderledes og indholdet også forskelligt.

Der blev forespurgt om muligheden for at udvide læsesalen med specialrum til henholdsvis gruppearbejde og fotografering. Arkivchefen svarede, at ønsket om grupperum/specialrum længe havde været på vores ønskeliste, men at der for øjeblikket ikke er midler til sådanne tiltag. Desuden var der et sikkerhedsproblem med specielle rum til fotografering, idet ikke alt materiale må affotograferes.

I forlængelse heraf blev der forespurgt, om der ikke kunne indrettes en fast plads til fotografering med en skrå plade og måske med bedre lys ? Til dette svarede arkivchefen, at et sådant tiltag vil stride mod de almindelige krav til læsesalen om ro. Arkivchefen benyttede lejligheden til at pointere, at Statens Arkivers politik på dette område er, at der kun kan tillades enkeltoptagelser af arkivalier på læsesalen. Det er ikke meningen, at arkivalier i deres helhed skal/må affotograferes.