1. Godkendelse af dagsorden
Godkendt uden bemærkninger.
2. Valg af referent
Ingelise Rahn.
3. Godkendelse af referat af mødet d. 25. maj 2011
Godkendt uden bemærkninger.
4. Siden sidst
Statistik
Besøgstallet for de tre første kvartaler i 2011 indikerer, at den tilbagegang, der har været siden 2001, er stoppet i år. Det bliver interessant at se, om tilbagegangen igen øges, efterhånden som der fra 2012 lægges flere nørrejyske arkivalier på Arkivalieronline.
Ekspeditionstiderne for 2011 er højere end tidligere, men kun på papiret, idet der alene er tale om en ændring i målemetoden.
Holger Helbo gjorde opmærksom på, at der var for mange fejlekspeditioner, som har den konsekvens, at der kan gå lang tid, især hvis der er tale om lån fra fjernmagasinerne, inden en bruger får de rigtige arkivalier. Steffen E. Jørgensen oplyste, at der på grund af mangel på arbejdskraft i ekspeditionen ikke har været kontinuitet i oplæringen. Erik Strange Petersen fandt det betænkeligt, at landsarkivet benytter midlertidigt personale, da det maskerer behovet for fastansatte, der er forankret i ekspeditionsopgaverne.
Antallet af forudbestillinger vokser støt, især via Daisy. Bestilling skal ske mindst syv dage før benyttelse.
Statens Arkiver Vest
Samarbejdet mellem de fem enheder er under udvikling. Det gælder bl.a. fælles formidlingsindsats, ligesom fælles telefonomstilling og fælles biblioteksdatabase er under overvejelse.
En række arbejdsgrupper er kommet med ideer til nytænkning inden for formidlingsindsatsen, både når det gælder de traditionelle læsesalsbrugere og brugerne af Arkivalieronline, medierne, undervisere, borgere, myndigheder og erhvervslivet samt beslutningstagerne. Blandt forslagene er, at arkiverne skal ud til foreninger og lokalarkiver med foredrag og udstillinger.
Ændrede åbningstider
Der blev indført nye åbningstider på læsesalene i Statens Arkiver Vest fra 1. september. Landsarkivet i Viborg har åbent tirsdag-torsdag kl. 9-16, fredag kl. 9-13 og alle lørdage i perioden 1. oktober - 31. marts kl. 9-16.
Læsesalene på de andre arkiver, også i København, har andre åbningstider, og brugerne bør derfor altid se de relevante åbningstider på Statens Arkivers website inden et besøg.
Arkivalieronline og Statens Arkivers Filmningscenter
Publiceringen af folketællingen 1930 er afsluttet. Dvs. at listerne fra København, købstæder og landsogne kan ses på Arkivalieronline.
Udlægningen af kirkebøger frem til 1960 for fødsler, konfirmationer og vielser og til 1969 for dødsfald er påbegyndt. Udlægningen sker først efter sløring af de cpr-numre, der er fundet ved en kontrol, både i forbindelse med scanningen og af frivillige brugere.
En ny knap Andre arkivalier giver adgang til andet end kirkebøger og folketællinger. I første omgang er det brandforsikringsarkivalier -ca. 1872 og Københavns Overpræsidiums journalrækker -1936. Snart følger også skiftearkivalier og protokoller med borgerlige vielser.
I 2011 publiceres der først og fremmest sjællandske arkivalier, men næste år fortsættes med tilsvarende arkivalier fra resten af landet, ligesom matriklerne fra 1600-tallet, der er landsdækkende, kommer på nettet.
At det sjællandske materiale bliver lagt ud først, skyldes Landsarkivet for Sjællands sammenlægning med Rigsarkivet med virkning fra årsskiftet.
De ældste kirkebøger på Arkivalieronline er scannet i sort/hvid, og kvaliteten er svingende. I samarbejde med mormonerne foretages en omscanning i gråtoner, som forbedrer læsbarheden.
Med udgangen af 2011 ophører Filmningscenteret helt med fremstilling af mikrofilm, idet de sidste kameraer bliver afløst af scanningsudstyr. Der kan ikke længere købes kopier af mikrokort eller mikrofilm; dog er det sådan, at Filmningscenteret kan scanne hele mikrofilm, som derefter kan leveres på cd-rom.
Folketællingerne fra hertugdømmet Slesvig har længe været savnet. Klargøringen af dem er i gang, og udlægningen på Arkivalieronline begynder i 2012, formentlig med 1860-tællingen.
Den eneste mikrokortopgave, som Filmningscenteret endnu skal udføre, bliver kopiering af mikrokort af kirkebøgerne for sogne i Eckernførde og Rendsborg kirkekredse i Sydslesvig.
5. Byggesagen og andet vedr. bygningerne
Der arbejdes fortsat frem mod åbning af et nyt fjernmagasin i 2014. Det er Slots- og ejendomsstyrelsen, der står for byggesagen.
Der er installeret nyt varme- og ventilationsanlæg til forbedring af indeklimaet på læsesalen. Det betyder mindre plads i publikumscafeen på loftet.
6. Formidlingsindsats
2011 og også hele 2012 står i DIP's tegn (DIP betyder daisy-indtastning i provinsen). Alle landsarkivets arkivalier registreres i Daisy, herunder etiketteres med stregkoder, og en stor del af de gamle snorepakker ompakkes. Mens behandlingen af arkivalier står på i de forskellige magasinafsnit, er der lukket for ekspedition. Fremover kan arkivalierne bestilles via Daisy.
Landsarkivet er fortsat engageret i indsamlingen af papirarkivalier. Arkivalier fra Århus Universitet, fra Arkitektskolen og fra Handelshøjskolen i Århus og fra politi og retter samt de tidligere amtskommuners arkiver bliver afleveret til landsarkivet. Fysisk anbringes det meste dog i Erhvervsarkivets og Landsarkivet for Fyns magasiner i Århus og Odense.
Projekt Kildepakker, dvs. tematisk sammensatte kildepakker til studiebrug, er nu så langt fremme, at en egentlig test p.t. foretages i historieundervisningen på Syddansk Universitet. Efter evaluering og tilpasning er det meningen, at kildepakkerne bliver almindeligt tilgængelige på Arkivalieronline.
Projekt Årgang 0, der henvender sig til historieundervisningen i gymnasiet og i de ældste klasser i folkeskolen, er også godt i gang. Syv børns forskelligartede livsforløb følges - fra deres fødsel i år 1900 - ved hjælp af arkivalier. Vigtige begivenheder og de sociale forhold i Danmark i perioden bliver inddraget i vejledningsmaterialet.
7. Andet
Mikrofilm af lægdsruller 1870-1913 fra jyske sogne i 3. udskrivningskreds er blevet opstillet på filmlæsesalen.
Statens Arkiver findes nu på de sociale medier Facebook, Flickr, Twitter og YouTube.
Jette Sanna gjorde opmærksom på, at det specielt i fugtigt vejr kan være svært at placere sin cykel i cykelstativet ud mod Ll. Sct. Hans Gade, fordi der ligger meget jord på stedet.
Ny møde afholdes d. 30. maj kl. 14.00 på landsarkivet.
