Formanden meddelte indledningsvis, at han havde fået meddelelse om, at Holger Helbo, der var repræsentant for SSF, i slutningen af maj var afgået ved døden i en alder af 82 år. Holger Helbo var medlem af brugerrådet fra dets start i 2005.
1. Godkendelse af dagsorden
Ingen bemærkninger.
2. Valg af referent
Ingelise Rahn.
3. Godkendelse af referat fra mødet d. 16. november 2011
Ingen bemærkninger.
4. Medlemsstatus
Erik Strange Petersen meddelte, at han går på pension d. 31. august, og dermed udtræder af brugerrådet. Der skal udpeges et nyt medlem af Historisk Institut ved Aarhus Universitet.
Leif Dehnits' og Poul Duedahls funktionsperioder udløber i 2012, og der skal derfor tjekkes med deres bagland. Rådet skal desuden have et nyt medlem fra Sammenslutningen af Slægtshistoriske Foreninger.
5. Siden sidst
Statistik
Med 6.980 besøgende på læsesalen i 2011 er der tale om en lille fremgang (170) i forhold til 2010. Tallene for januar kvartal 2012 er også pæne, men det er typisk for vinter- og forårsmånederne. Der er fremtaget 38.813 bind og pakker i 2011; det er pænt mange i forhold til Statens Arkivers øvrige enheder, bortset fra Rigsarkivet.
De endelige tal for 2012 bliver formentlig præget af, at der pga. Daisy-registrering og ompakning og etikettering er indskrænkninger i udlånet. Daisy-registreringen af samlingerne betyder dog, at flere og flere forudbestillinger arkivalier til brug på læsesalen.
Desuden betyder Arkivalieronlines udvidede tilbud af andre arkivalier end kirkebøger og folketællinger også færre fysiske udlån.
Ekspeditionstiderne var i 2011 noget højere end i 2010, men er i januar kvartal 2012 igen for nedadgående. Forklaringen er, at personalesituationen i ekspeditionen var ustabil i 2011.
Nyt fra Statens Arkiver Vest
Alle telefonopkald til enhedernes hovednumre går siden april til landsarkivet i Viborg, der viderestiller til relevante medarbejdere i Statens Arkiver Vest.
Samarbejdet mellem de fem enheder er bl.a. udbygget gennem fælles samarbejdsudvalg og arbejdsmiljøudvalg.
Formidlingsindsatsen bliver i højere grad koordineret. Der kommer et fælles katalog for enhedernes efterårsarrangementer.
Nye ekspeditionsforhold og Ny bestillingsprocedure
Fra d. 1. juni påbegynder landsarkivet overgangen til elektronisk bestilling af arkivalier i Daisy. I første omgang gælder det retsbetjentarkiverne -1919, herunder skøde- og pantebøger, samt udtagne skøde- og servitutgenparter.
Arkivalier fra andre myndigheder, institutioner mm. kobles gradvist på ordningen i løbet af efteråret, og fra starten af 2013 skal alle arkivalier bestilles elektronisk. For at kunne bestille arkivalier skal brugerne først oprette en brugerprofil på www.sa.dk.
Pt. mangler arkivet at ompakke 7 hyldekilometer og at etikettere 13 hyldekilometer arkivpakker. Arbejdet skal være afsluttet ved udgangen af 2012, og alle medarbejdere, herunder ekspeditionspersonalet inddrages nu i arbejdet. For brugerne bliver konsekvensen, at der i resten 2012 kun bliver ekspederet kirkebøger og godsarkivalier om tirsdagen. Arkivalier, der er reserveret, eller som er forudbestilt 7 dage i forvejen, kan også benyttes.
I de perioder, hvor der pakkes om i magasinafsnittene, er der midlertidigt stop for ekspedition, ligesom der kan forekomme længere ekspeditionstider.
Slesvigske kirkebøger på mikrokort
Filmningscentret har afsluttet fremstillingen af mikrokort for alle sogne i hertugdømmet Slesvig, og Rigsarkivet, Erhvervsarkivet og landsarkiverne i Odense, Aabenraa og Viborg har alle et fået sæt. Kortene fra sognene i Eckernførde og Rendsborg (nord for Ejderen) kirkekredse er de sidste, der er kommet med.
6. SAF/Arkivalieronline.dk
Filmningscentret er fuldstændig ophørt med at optage og kopiere mikrofilm. Optagelser sker udelukkende ved scanning.
Kirkebøger med fødsler, konfirmationer og vielser bliver scannet til og med 1960, dødsfald til og med 1969. Der arbejdes pt. med kirkebøgerne fra Nørrejylland.
Folketællingen 1940 scannes med henblik på udlægning på Arkivalieronline i 2015, når tællingen er 75 år.
Slesvigske folketællinger er under indeksering med hjælp fra kollegaer i landsarkivet i Aabenraa. Senere lægges tællingerne på Arkivalieronline, i første omgang 1860-tællingen.
"Andre Arkivalier" hedder en ny knap på Arkivalieronline. Herunder ligger 1)
Skiftearkivalier fra København og fra skiftemyndigheder på Sjælland, Lolland-Falster mv., 2) Nogle af Københavns Overformynderis journalrækker, 3) Borgerlige ægteskabsprotokoller fra København, Gentofte og Frederiksberg, 4) Sjællandske brandforsikringsarkivalier og 5) Tingbøger fra hele Danmark (der er tale om omskrevne tingbøger med tinglysningsoplysninger).
Websitet bliver i 2012 forøget med bl.a. nørrejyske brandforsikringsarkivalier og med mark-, model- og matrikelbøger fra Matriklen 1688.
Filmningscentret satser hårdt på at nedbringe fejl og mangler på Arkivalieronline. I første omgang på kirkebøger yngre end 1892 og på folketællinger. Kvaliteten af scanninger af kirkebøger ældre end 1892 skal forbedres, og det kommer formentlig til at ske i samarbejde med mormonerne.
Statens Arkiver er i øvrigt ved at forberede et større samarbejde med frivillige brugere.
7. Byggesag
Et nybygget fjernmagasin skulle kunne tages i brug i løbet af 2014. Arkivalier, der nu står spredt i lejede magasiner på forskellige adresser i Viborg, Skejby og Odense, flyttes til det nye magasin.
Landsarkivet har i omkring 20 år af Post Danmark lejet magasinplads i Asanibygningen på Morvillesvej. Bygningerne skal nu sælges, da Post Danmark er flyttet, og vi afventer, hvad der sker.
8. Formidlingsindsats udadtil
Landsarkivets brugerarrangementer bød i foråret på et foredrag i anledning af 100-året for Titanics forlis og et foredrag om Hack Kampmanns bygninger i Århus og Viborg - med særlig fokus på landsarkivets gamle magasin. Desuden afholdtes introduktioner til Dig-Dag (kommende digitalt atlas), Arkivalieronline og Daisy og til benyttelsen af faderskabssager.
"Sporhund for en dag - ta' din bedsteforælder med på arkiv!" var en populær vinterferieaktivitet, som blev gennemført i samarbejde med Viborg Kommune.
Programmet for efteråret står som sædvanlig på introduktioner til Daisy og Arkivalieronline, til benyttelse af skiftearkivalier, familieretlige bevillinger og udskrivningsarkivalier samt foredrag om oversøisk udvandring og om adel i familien. Og "Sporhund for en dag" gentages.
Steffen Elmer Jørgensen oplyste, at han deltager i en emneordsprojektgruppe, som skal udarbejde emneordslister, som skal optimere søgefaciliteterne i Daisy.
Projekt "Aargang 0", som er undervisningsmateriale til folkeskole- og gymnasiebrug på internettet, bliver klar til brug fra det nye skoleårs start. Medarbejdere fra flere af Statens Arkivers enheder har leveret bidrag. Projektlederen er arkivar på landsarkivet i Viborg.
Projekt "Kildepakker", som er emnebaseret undervisningsmateriale til universitetsbrug, bliver klar med en introduktionspakke til efterårssemesteret. Yderligere pakker bliver udskudt pga. andre opgaver.
9. Forslag fra medlemmerne
Ingen.
10. Eventuelt
Nyt møde afholdes på landsarkivet onsdag d. 21. november 2012 kl. 14.00.
