Formanden mindede om, at medlemmernes funktionsperiode iflg. vedtægterne er to år. Landsarkivet skriver til de institutioner og foreninger, hvor det er aktuelt at udpege et medlem.
Ingen bemærkninger.
Ingelise Rahn.
Holger Helbo nævnte som ved sidste møde det uheldige i, at antallet af rullefilmslæseapparater er skåret ned, når der er kommet flere film til, og at apparaterne ofte er optaget.
Det årlige besøgstal på landsarkivets læsesal er siden 2002 faldet fra ca. 17.500 til ca. 11.500 besøgende. Til gengæld bestiller den enkelte besøgende flere arkivalier. Det er i øvrigt generelt for Statens Arkiver, at der en faldende tendens i besøgstallet. Ekspeditionstiderne, der gøres op ved tidsmåling én dag hver måned, er svagt stigende. Holger Helbo gjorde opmærksom på, at brugernes ventetid kan være længere, end ekspeditionstiderne viser, da målingen først starter, når ekspeditionspersonalet tømmer boksen med bestillingssedler.
Nedgangen i besøgstallet tilskrives arkivalieronline.dk, der månedligt har omkring 30.000 brugere. På arkivalieronline er der nu kirkebøger for hele landet, der er udskrevet før 1925-1930, og desuden fynske kirkebøger udskrevet før 1950. Der er også kommet flere folketællinger på nettet, idet 1925-folketællingen for købstæder og landsogne er kommet ud efter sommerferien. Listerne for København ventes at komme i løbet af kort tid.
Der mikrofilmes i øvrigt folketællinger 1930 og 1940, godsfæsteprotokoller og kirkebøger fra anerkendte trossamfund og valgmenigheder.
Statens Arkiver har udarbejdet oplæg om digitalisering af arkivalier med ejendomsoplysninger, dvs. tinglysnings- og brandforsikringsarkivalier, og af skiftearkivalier. Der vil blive søgt ekstern finansiering.
Statens Arkiver kan nu stille mikrokort af kirkebøger til rådighed fra seks sydslesvigske provstier. Der skal indgås en ny aftale med Nordelbisches Kirchenverband i Kiel om mikrokort fra Eckernførde og Rendsborg provstier, ligesom en udvidelse med dele af Holsten tages op.
E-læsesalen på www.sa.dk udvides med muligheden for at oprette personlige sider med links til f.eks. "egne" kirkebøger og folketællinger.
Der er opstillet nye registraturer over de omfattende afleveringer, som landsarkivet modtog fra amtskommunerne i 2006-2007. I 2008 er der modtaget arkivalier fra især retterne, politiet, fængslerne og amterne. Der kommer også afleveringer af kirkebøger op til 2002.
61 % af landsarkivets samlinger, svarende til ca. 30 km arkivalier, er nu indtastet i Daisy på arkivserieniveau (HE). På bind/pakke-niveau (ME), der er en forudsætning for, at arkivalier kan bestilles via Daisy, er der indtastet 57 %. Indtastning af kirkebøger er påbegyndt.
I oktober blev der åbnet for benyttelse af elektroniske journaler på Statens Arkivers læsesale. Det sker via programmet SOFIA, der skal benyttes på en særlig læsesals-pc. På Statens Arkivers hjemmesider findes en servicedeklaration om brugen.
Magasinsituationen ser lysere ud nu, idet en ny fjernmagasinhal blev taget i brug i efteråret. Efter et større flyttearbejde kan mange arkivalier, der hidtil ikke har kunnet findes frem på grund af trange forhold, ekspederes til læsesalsbrugerne. Og der er håb om yderligere reolplads i 2009. Landsarkivet ser i øvrigt optimistisk på muligheden for at udvide med nye permanente magasiner på grunden bag landsarkivet.
Der har været rejsegilde på Rigsarkivets og Landsarkivets nye magasiner og kontorer på Kalvebod Brygge i København.
Landsarkivet har afholdt det sidste af 2008s arrangementer for brugerne. Der har været introduktioner til arkivalieronline.dk, daisy.dk og læsesalens registraturer og hjælpemidler, og der har været oplæg om forskellige emner som Landhusholdningsselskabet, lokalarkiverne, udvandring og skolehistorie. Landsarkivet kunne have ønsket sig en større tilslutning, og forslag til nye emner. Det blev bl.a. foreslået at få foredragsholdere udefra, f.eks. speciale- og ph.d.-studerende, der har benyttet arkivalier. Som inspirationskilder blev nævnt hjemmesider for Danmarks Forskerskole for Historie og Herregårdsprojektet. Endvidere kom der forslag om et evt. samarbejde med foreninger og oplysningsforbund i specielt Viborg.
Nyt møde: 27. maj 2009 kl. 14.00 på landsarkivet.
