Arkivleder Jesper Thomassen bød velkommen til brugermødets 18 deltagere. Han tiltrådte som leder af landsarkivet d. 1. maj 2011, og indledte derfor med at præsentere sig selv. Han var i perioden 1997-2008 arkivar og seniorforsker ved landsarkiverne i Aabenraa og Odense. I den periode deltog han også i Statens Arkivers tværgående bevarings- og kassationsarbejde. Han har desuden forskningserfaring, specielt inden for adels- og kirkehistorie i 1500-1700-tallet.
Fra 2008 var Jesper Thomassen ansat som projektleder på it-relaterede projekter på Syddansk Universitet i Odense.
Hvis man er medlem af landsarkivets webklub, får man landsarkivets nyhedsbrev med orientering om eksempelvis brugerarrangementer, ændringer i åbningstider og mødereferater. Tilmelding på Nyt_fra_arkivet_-_tilmeld_dig_her
Det lykkedes desværre ikke at sammensætte et program for brugerarrangementer i foråret 2011. I efteråret bliver der planlagt arrangementer vedr. Arkivalieronline, Faderskabssager, Daisy, Social mobilitet i landbosamfundet 1750-1850, Lægdsruller og Plejebørn.
Der er ændringer på vej i læsesalenes åbningstider pga af de senere års fald i besøgstallet. Der kommer nærmere information herom i august. Hovedpunkterne er, at der vil være åbent om lørdagen i månederne oktober-marts (hidtil september-april), og at læsesalene fremover lukker kl. 13 om fredagen. Der kan være mindre variationer fra arkiv til arkiv. Landsarkivet råder brugerne til at orientere sig om åbningstider på www.sa.dk inden arkivbesøg.
Brugerne kommenterede oplysningerne med, at det vil forringe erhvervsaktives muligheder, og med, at det også vil forringe mulighederne for især tilrejsende, som vil benytte læsesalen op til en weekend.
Landsarkivet er gået i gang med et stort registreringsarbejde i Daisy, herunder ompakning og stregkodning af arkivalierne, og det vil medføre, at arkivalier i kortere perioder ikke kan lånes. Andre arkivalier flyttes fra hovedarkivet til fjernarkiv - aktuelt amtstuearkiverne. Der kan være en ekspeditionstid på 7 arbejdsdage på arkivalier fra fjernarkiverne.
Det blev fra brugerside kommenteret med at være usmidigt, og at det formentlig vil betyde, at brugerne bestiller flere arkivalier ad gangen.
Bestillingssedler på kirkebøger, der indeholder årene mellem 1925 og 1961, og som ikke er lagt ud på Arkivalieronline, skal altid have en påtegning ved skranken, der viser, at brugeren har underskrevet en erklæring om ikke at misbruge evt. cpr-nr. i kirkebøgerne. Kirkebøger udskrevet efter 1961 skal altid ses ved skranken. Der kan i øvrigt søges om adgang til at se en indførsel vedr. dødsfald i perioden 1970-2001; landsarkivet har en svarfrist på 14 dage.
Disse forholdsregler blev indført i 2010 efter henstilling fra Datatilsynet for at sikre misbrug af cpr-numre i kirkebøgerne. Det førte endvidere til, at alle kirkebøger fra og med 1925 bliver kontrolleret for, om de indeholder cpr-numre. Disse bliver i givet fald sløret i den elektroniske udgave inden udlægning på Arkivalieronline.
Originale kirkebøger udlånes ikke længere, hvis de er lagt ud på Arkivalieronline. Indskrænkningen har været nødvendig for at undgå slid på de originale bøger og for at udnytte personaleressourcerne på en bedre måde. Landsarkivet i Viborg indførte begrænsningen d. 26. april - de øvrige landsarkiver følger efter i den kommende tid.
Der er lukket for fjernlån til forskningsbrug i hele juli måned. Det gælder alle Statens Arkivers enheder.
Password til Arkivaleronline er afskaffet, men ikke til Daisy og Mine sider.
Folketællingen 1930 er tilgængelig for landsogne, København bliver lagt ud i løbet af sommeren og købstæderne ventes inden jul.
Ældre folketællinger omscannes i gråtoner for at forbedre scanningskvaliteten og dermed læsbarheden.
Efter brugerundersøgelse i 2010 er der lavet en handlingsplan for Arkivalieronline.
Registratur over brandforsikringsarkivalier for landbygninger 1872-1976 kan læses på Statens Arkivers website. De nørrejyske branddirektorater 1872-1976
"Månedens bog", som er et tilbud på tidligere udgivelser, har solgt pænt i efteråret og foråret. Efter sommerferien starter en ny serie.
Hen over sommeren kan der ventes en håndværkerstøj, når ventilationsanlægget på læsesalen skal fornys.
Arkiverne står i en forandringstid. Myndigheder lukker, kommer til at dække større områder eller får ændrede arbejdsopgaver, og det betyder, at der må ske en tilpasning. For arkivpersonalet stiller det krav om bred viden om de andre arkiver og om ressortomlægninger.
En række opgaver på landsarkivet i Viborg vil blive ændret eller forsvinde. Fx vil der kun skulle indsamles papirarkivalier i nogle år endnu; elektroniske arkivalier indsamles centralt af Rigsarkivet.
Der er færre besøgende på læsesalen - statistikken siger 31 i gennemsnit! Det er et voldsomt fald i forhold til tidligere. Brugerprofilen ændrer sig, idet der nu er flere lidt yngre og flere erhvervsaktive brugere. Besøgstallet på Dansk Demografisk Database og Arkivalieronline er derimod stadig stigende, men mange af disse brugere har ikke kendskab til de fysiske læsesale eller til andre arkivalier, end kirkebøger og folketællinger.
Fra brugerside blev det nævnt, at både de ændrede åbningstider og længere ekspeditionstider pga flytning af arkivalier til fjernmagasin vil bide sig selv i halen, idet bl.a. antallet af forudbestillinger som allerede nævnt vil vokse, da de besøgende "for en sikkerheds skyld" vil bestille rigeligt. Der kom forslag om at flytte de kirkebøger, der ikke længere kan benyttes i original, til fjernmagasin i stedet for andre centrale arkivalier. Det er pt. ikke muligt af på grund af pladsproblemer i fjernmagasinerne.
Formidling er et stort satsningsområde, som i 2012 vil vise sig i nye udviklingsinitiativer som fx øget samarbejde med andre arkiver, museer, biblioteker, foreninger og institutioner.
På digitaliseringsfronten arbejdes der på andre typer arkivalier til Arkivalieronline.
Statens Arkivers Filmningscenter - SAF - har påbegyndt en udfasning af mikrofilmning til fordel for digitalisering. Konserveringsfilmningen og filmning af kirkebøger er allerede stoppet, og det forventes, at sikkerhedsfilmning af folketællinger vil følge efter, når de fornødne penge til forandringerne er på plads.
Som nævnt har landsarkivet fået en kraftig tilførsel af midler til at registrere alle arkivalier i Daisy. Dels bliver det et nyttigt redskab i de kommende års planlægning af flytning til nyt fjernmagasin, og dels vil brugerne kunne se på nettet, hvilke arkivalier Statens Arkiver opbevarer, ligesom de kan forudbestille dem til Statens Arkivers læsesale eller til andre godkendte lånesteder.
Arkivar Mette Schaldemose fortalte under dette punkt om en udbygning af Arkivalieronline, der er resultatet af formidlingsprojekt, hvis målgruppe er historiestuderende og deres undervisere. Fremover vil de kunne finde forskellige "pakker" med arkivalier, der emne-, periode- og områdemæssigt hænger sammen, så de kan danne grundlag for undervisning og for udarbejdelsen af opgaver og speciale. I første omgang er der lavet en introduktionspakke med mange forskellige arkivalier fra perioden 1550-1950, men den bliver i første omgang kun tilgængelig i et lukket testmiljø. Landsarkivet håber, at det giver flere studerende blod på tanden til at kaste sig over studier i arkivmateriale og til også at komme på læsesalene.
Mette Schaldemose demonstrerede de nye muligheder på Arkivalieronline, herunder hvordan vejledninger og eksempler kan bruges.
Mødedeltagerne viste stor interesse og gav udtryk for, at det også vil være nyttigt for andre end studerende. Efter testperioden er det meningen, at Arkivalieronlines øvrige brugere også vil kunne benytte de nye muligheder.
Svaret på et spørgsmål om tilgængelighedsfrist på folketællinger var, at den er 75 år. Af Statens Arkivers website fremgår det, at der på Rigsarkivets læsesal kan søges om tilladelse til at se folketællingerne 1940-1970, hvis formålet er slægtsforskning. Ansøgningen behandles med det samme.
Folketællingerne 1935, 1945 og 1955 er ikke bevaret, da de originale skemaer blev makuleret efter den statistiske behandling.
Landsarkivet påtager sig ikke at udføre historiske undersøgelser. Der kan evt. henvises til en privat person, som udfører undersøgelser mod betaling.
Ingen spørgsmål.
Efter selve brugermødet var der lejlighed til at få en rundvisning i arkivets magasiner.
