Deltagere fra SA: Steen Ousager (SMO), Anette Jensen (AJ)
Andre deltagere: Harriet Hansen (HH), Michael Bregnsbo (MB), Jytte Skaaning (JS), Gudrun Hauge (GH).
Fraværende: Ejvind Rasmussen, Johnny Wøllekær
Referent: Anette Jensen
1) Godkendelse af referat fra mødet den 19. oktober 2004.
2) Nyt fra Landsarkivet
3) Bordet rundt
4) Dato for næste brugerrådsmøde
5) Evt.
Ad 1: Referatet fra 19. oktober 2004 blev godkendt uden bemærkninger
Ad 2: Nyt fra Landsarkivet - AJ redegjorde for resultaterne af brugerundersøgelsen i 2004. Rapporten, som er udarbejdet på baggrund af spørgeskemaerne, kan ses her. Med udgangspunkt i rapporten er der udarbejdet en handlingsplan for læsesalsområdet. Et af satningsområderne er flere pc'er på læsesalene i Statens Arkiver. SMO har nedsat et udvalg, der skal tage stilling til økonomi, drift osv. Handlingsplanen kan ses i sin fulde længde her.
- SMO fortalte om udviklingen vedr. Statens Arkivers e-registratur DAISY. Der bliver lagt mange ressource i at indtaste oplysninger i databasen, og de første ca. 10% af Landsarkivets indsamlinger er nu indtastet. Inden udgangen af 2008 skal 40% af samlingerne være registreret elektronisk. Fyn er forsøgsmark i forbindelse med udviklingen af et modul, der gør det muligt at finde arkivalier ved søgning på emneord. - På foranledning af kommunalreformen har Landsarkivet indledt forhandlinger med Fyns amt om aflevering af arkivalier for perioden 1970-1992. Der er iværksat en undersøgelse af en række spørgsmål vedr. kommunernes arkiver.
- Tiltag på læsesalsområdet 1) bedre skiltning 2) modernisering af Landsarkivets hjemmeside 3) De sydslesvigske kirkebøger bliver filmet, og de bliver opstillet på læsesalen i 2007. Adgangen til dem er mere restriktiv end adgangen til de danske kirkebøger.
- I 2004 indkom der arkivalier fra menighedsråd og pastorater, og her i 2005 er det provstiernes tur til at aflevere. Visse politi- og dommerembeder vil blive kontaktet i efteråret 2005.
- Der er sket nye tiltage i forhold til Arkivalie On-line, der har ca. 20000 registrerede brugere. Dataene flyttes til en server med bedre forbindelse og større kapacitet på Rigsarkivet. Der er nedsat et brugerråd, der skal behandle spørgsmål i relation til siten. I de kommende år bliver kirkebøger og udvalgte folketællinger i perioden 1892- 1925 digitaliseret.
Ad 3: Bordet rundt. JS: fremsatte forslag om et nyt emneark om lægdsruller samt mere tværgående vejledninger om ex. fattige, sundhedsvæsen og skoler. Ønskede at Statens Arkivers forskningsrapport blev uddelt til brugerrådet. SMO uddelte straks et eksemplar til hver. Rapporten kan i øvrigt ses her. Folketællingen fra 1921 - køber Landsarkivet den? SMO: Formodentlig ikke, da folketællingen fra 1925 står for at skulle digitaliseres og publiceres på Arkivalie On-line. Forslag om at sætte en postkasse op, så brugere kan indgive forslag om nye tiltag. SMO: Landsarkivet i Åbenrå har en sådan, og den bliver aldrig brugt. Det var måske værd at overveje, at brugerrådet får sin egen mailadresse. Indtil videre kan man sende forslag m.v. til pf@lao.sa.dk Forslag om emneorienteret indslag på næste brugermøde. Brugerrådets medlemmer tilbød selv at holde oplæg om forskellige emner. Sagen tages op, når næste brugermøde nærmer sig.
HH: de vejledninger som både lokalarkiver og Statens Arkiver udarbejder kan passende udveksles mellem arkiverne. Det blev taget til efterretning. Hvis Landsarkivet skal købe nogle filmninger, kunne det så ikke gøres i et samarbejde med SLA, så der kunne opnås rabat. SMO: henviste til Statens Arkivers Filmningscenter i Viborg. GH: flere brugere vil gerne have en printer tilsluttet til publikumspc'en. SMO: sagen overvejes i det nedsatte udvalg. Flere brugere vil gerne have en oversigt over kirkebøger bagerst i ringbindene med mikrofiche med de sjællandske kirkebøger. SMO: det er et stort arbejde, og oversigterne findes i registraturerne. Det er for meget uro på læsesalen. Læsesalsbrugernes rolle samt de ansattes rolle blev diskuteret. SMO lovede at tage det op på næste ledelsesmøde på Landsarkivet.
MB: efterlyser en lettere og mere ensartet adgang til telefonnumre samt mailadresser på de ansatte i Statens Arkiver. SMO: Det er Statens Arkivers politik, at der på internettet kun henvises til mailbox@lao.sa.dk, der bliver tjekket hver dag.
Ad 4: Peter Fransen indkalder til næste møde.
Ad 5: Intet under dette punkt.
