Statens Arkiver tager nu næste skridt i arbejdet med at sikre sporene af den digitale forvaltning for eftertiden. Fra 1. september 2010 forlader den traditionsrige institution de hidtidige regler for digitale afleveringer og går over til et moderniseret regelsæt. Blandt nyhederne er, at data fremover skal afleveres som XML-opmærkede data.
"XML opleves i dag som en selvfølgelighed, når det gælder udveksling af data mellem forskellige systemer. Det er derfor vores forventning, at myndighederne vil opleve det som en lettelse, at der ved aflevering af data til arkiv nu kan anvendes nogle af de samme metoder, som ved andre typer af dataoverførsler", fortæller Jan Dalsten Sørensen, som er chefkonsulent og projektleder for udviklingen af de nye regler.
Samtidig ændres det anvende tegnsæt til UTF-8, og JPEG-2000 indføres som supplerende dokumentformat.
"Netop udvælgelsen af dokumentformater til brug for arkivering er ofte omdiskuteret", siger Jan Dalsten Sørensen. "TIFF, som vi fastholder som det primære arkivformat for dokumenter, er blevet kritiseret for at være for pladskrævende. Set med arkivbriller er det imidlertid et fantastisk godt format, som opfylder alle kriterier for et format, der er velegnet til langtidsbevaring. For en række dokumenttyper, f.eks. tegninger, kort og foto, vil det dog være muligt at opnå en stor pladsbesparelse ved at vælge at aflevere dokumenterne i JPEG-2000-format frem for TIFF. Dette bliver muligt med den nye bekendtgørelse."
Som noget nyt bliver det også muligt at aflevere data fra GIS-systemer (Geografiske informationssystemer). Til disse data har der hidtil ikke været et egnet arkivformat, men med udviklingen af en ISO-standard på området og en dansk profil heraf, vurderer Statens Arkiver nu, at det er muligt at bevare GIS-data på langt sigt.
Endelig forbedrer de nye regler den dokumentation, som skal afleveres sammen med data. Med den nye bekendtgørelse er der således lagt op til, at vores efterkommere kan få et endnu mere righoldigt kildegrundlag, når de skal skrive det 21. århundredes historie.
